Huấn luyện nhóm là một phương pháp phát triển hiệu quả giúp các thành viên trong nhóm cùng nhau học hỏi, phát triển và đạt được mục tiêu chung. Việc áp dụng mô hình huấn luyện phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc thúc đẩy hiệu quả nhóm và nâng cao năng lực của từng cá nhân.
Lợi ích của huấn luyện nhóm:
- Tăng cường sự kết nối và hợp tác: Huấn luyện nhóm giúp các thành viên hiểu rõ nhau hơn, xây dựng lòng tin và phối hợp hiệu quả hơn.
- Nâng cao kỹ năng giao tiếp: Các hoạt động huấn luyện giúp các thành viên rèn luyện kỹ năng giao tiếp, lắng nghe và phản hồi hiệu quả.
- Kích thích tư duy sáng tạo: Môi trường huấn luyện khuyến khích các thành viên chia sẻ ý tưởng, brainstorming và tìm kiếm giải pháp sáng tạo cho các vấn đề chung.
- Phát triển kỹ năng lãnh đạo: Huấn luyện nhóm giúp các thành viên phát triển khả năng lãnh đạo, truyền cảm hứng và dẫn dắt tập thể.
- Nâng cao hiệu suất làm việc: Mô hình này sử dụng phương pháp giải quyết vấn đề thử và sai nhằm giúp coachee tìm ra giải pháp nhanh nhất với ít lỗi nhất.
Bài viết tiếp theo sẽ đi sâu vào chi tiết từng mô hình huấn luyện nhóm, bao gồm hướng dẫn áp dụng và ví dụ minh họa.
1. Mô hình GROW Coaching
Mô hình GROW là một công cụ huấn luyện hiệu quả được sử dụng để hỗ trợ nhân viên phát triển và đạt được mục tiêu. Mô hình này được phát triển vào cuối những năm 1980 bởi các chuyên gia huấn luyện doanh nghiệp Graham Alexander, Alan Fine và Sir John Whitmore.
Hướng dẫn Mô hình GROW bao gồm 4 bước:
1. G – Xác định Mục tiêu (Goals):
- Ở giai đoạn này, coach cùng coachee xác định mục tiêu mà coachee mong muốn đạt được trong quá trình làm việc tại công ty.
- Đôi khi, coachee đã biết rõ mục tiêu của mình, nhưng cũng có trường hợp coach cần hướng dẫn thông qua các câu hỏi tập trung vào tương lai để giúp họ xác định con đường mong muốn.
Ví dụ:
- Coach: “Bạn hy vọng đạt được điều gì trong 5 năm tới tại công ty?”
- Coachee: “Tôi muốn trở thành chuyên gia về marketing và được thăng chức lên vị trí Quản lý nhóm Marketing.”
2. R – Tình trạng hiện tại (Reality):
- Sau khi xác định mục tiêu, coach giúp coachee có cái nhìn rõ ràng về tình trạng hiện tại, năng lực sẵn có và khoảng cách cần vượt qua để đạt được mục tiêu.
- Ở giai đoạn này, coach và coachee cùng nhau phân tích các điểm mạnh, kỹ năng và nguồn lực của coachee để vượt qua những rào cản có thể cản trở sự phát triển.
Ví dụ:
- Coach: “Bạn nghĩ những điểm mạnh nào của bản thân sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu?”
- Coachee: “Tôi có kỹ năng phân tích dữ liệu tốt, khả năng sáng tạo và đam mê với lĩnh vực marketing.”
- Coach: “Tuyệt vời! Vậy bạn nghĩ những yếu tố nào có thể cản trở bạn đạt được mục tiêu?”
- Coachee: “Hiện tại, tôi chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý nhóm và kỹ năng thuyết trình trước đám đông của tôi chưa được tốt.”
3. O – Các lựa chọn sau Brainstorming (Options):
- Trong giai đoạn này, coach cùng coachee tìm ra những cách thức hiệu quả nhất để thu hẹp khoảng cách giữa mục tiêu và thực tế.
- Brainstorming để đưa ra một ý tưởng và cần cân nhắc tất cả các lựa chọn tiềm năng để xây dựng lộ trình phát triển tối ưu nhất.
Ví dụ:
- Coach: “Vậy theo bạn, làm thế nào bạn có thể cải thiện kỹ năng quản lý nhóm và kỹ năng thuyết trình?”
- Coachee: “Tôi có thể tham gia một khóa học về kỹ năng quản lý nhóm và luyện tập thuyết trình trước bạn bè hoặc trước gương để cảm thấy tự tin hơn.”
- Coach: “Tuyệt vời! Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm cơ hội tham gia các dự án đòi hỏi kỹ năng lãnh đạo và chủ động đề xuất ý tưởng trong các cuộc họp để rèn luyện kỹ năng thuyết trình.”
4. W – Cam kết và hành động (Will – Ý chí):
- Sau khi xác định các lựa chọn, coachee cùng coach lên kế hoạch hành động cụ thể để từng bước tiến gần hơn đến mục tiêu.
- Việc chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn giúp coachee dễ dàng hình dung lộ trình và duy trì động lực thực hiện.
- Bên cạnh đó, coach sẽ tiếp tục hỗ trợ coachee trong quá trình thực hiện, giúp tìm ra giải pháp nếu gặp khó khăn hoặc điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.
Ví dụ:
- Coach: “Vậy bạn có thể bắt đầu bằng cách đăng ký khóa học về kỹ năng quản lý nhóm trong tháng tới và dành 15 phút mỗi ngày để luyện tập thuyết trình không?”
- Coachee: “Vâng, tôi có thể.”
- Coach: “Tuyệt vời! Chúng ta có thể gặp lại nhau sau 2 tuần để cùng nhau theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.”
Kết luận:
Mô hình GROW là một công cụ linh hoạt và dễ áp dụng, giúp coachee chủ động xác định mục tiêu, đánh giá thực tế, khám phá các lựa chọn và xây dựng kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu.
2. Mô hình OSCAR Coaching
Mô hình OSCAR là một công cụ huấn luyện hiệu quả được sử dụng để giúp coachee (người được huấn luyện) đạt được mục tiêu mong muốn. Mô hình này được phát triển vào năm 2002 bởi các huấn luyện viên Mark McKergow và Paul Z. Jackson, có nhiều điểm tương đồng với mô hình GROW nhưng dành thêm thời gian để nhóm của bạn suy ngẫm về những thành tích của họ.
Mô hình OSCAR bao gồm 5 bước sau:
1. Outcome (Kết quả mong muốn):
- Xác định mục tiêu cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế và có thời hạn (SMART).
- Tập trung vào những gì Coachee muốn đạt được, thay vì vấn đề họ đang gặp phải.
- Hỏi những câu hỏi như:
- “Bạn muốn đạt được điều gì trong buổi Coaching hôm nay?”
- “Mục tiêu cụ thể của bạn là gì?”
- “Làm thế nào để bạn biết bạn đã đạt được mục tiêu?”
2. Situation (Tình huống hiện tại):
- Khám phá thực trạng hiện tại của Coachee liên quan đến mục tiêu.
- Tập trung vào những gì đang xảy ra, thay vì lý do hoặc nguyên nhân.
- Hỏi những câu hỏi như:
- “Bạn đang gặp phải những khó khăn gì?”
- “Tình hình hiện tại của bạn như thế nào?”
- “Bạn đã làm gì để giải quyết vấn đề?”
3. Choices (Lựa chọn):
- Giúp Coachee brainstorm các giải pháp tiềm năng để đạt được mục tiêu.
- Tập trung vào những hành động mà Coachee có thể kiểm soát.
- Hỏi những câu hỏi như:
- “Bạn có thể làm gì để cải thiện tình hình hiện tại?”
- “Bạn có những lựa chọn nào để đạt được mục tiêu?”
- “Lựa chọn nào phù hợp nhất với bạn?”
4. Actions (Hành động):
- Hỗ trợ Coachee lựa chọn giải pháp phù hợp nhất và lập kế hoạch hành động cụ thể.
- Xác định các bước thực hiện, thời hạn và nguồn lực cần thiết.
- Hỏi những câu hỏi như:
- “Bạn sẽ làm gì cụ thể để thực hiện giải pháp này?”
- “Bạn cần những gì để thực hiện kế hoạch này?”
- “Bạn sẽ làm thế nào để theo dõi tiến độ thực hiện?”
5. Review (Đánh giá):
- Theo dõi tiến độ thực hiện của Coachee và cung cấp phản hồi tích cực.
- Giúp Coachee đánh giá hiệu quả của giải pháp và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
- Hỏi những câu hỏi như:
- “Bạn đã thực hiện kế hoạch như thế nào?”
- “Bạn đã đạt được những gì?”
- “Bạn cần thay đổi gì trong kế hoạch của mình?”
Minh họa:
Coachee: “Em muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình.”
Coach:
- Outcome: “Mục tiêu cụ thể của bạn là gì?”
- Situation: “Bạn đang gặp phải những khó khăn gì trong việc giao tiếp?”
- Choices: “Bạn có thể làm gì để cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình?”
- Actions: “Bạn sẽ làm gì cụ thể để thực hiện giải pháp này?”
- Review: “Bạn đã thực hiện kế hoạch như thế nào?”
Lưu ý:
- Mô hình OSCAR có thể được áp dụng linh hoạt tùy theo từng trường hợp cụ thể.
- Coach cần chú ý lắng nghe, đặt câu hỏi hiệu quả và tạo môi trường Coaching an toàn cho Coachee.
3. Mô hình CLEAR Coaching
Mô hình CLEAR được phát triển vào năm 1985 bởi Peter Hawkins, tập trung thúc đẩy sự thay đổi cá nhân của nhân viên để giúp họ đạt được mục tiêu nghề nghiệp trong suốt nhiều buổi huấn luyện.
Mô hình CLEAR bao gồm 5 bước:
1. C – Thỏa thuận (Contract):
- Ở giai đoạn này, coach và coachee cùng nhau xác định mục tiêu mà coachee mong muốn đạt được thông qua chương trình huấn luyện.
- Bên cạnh đó, họ cùng nhau định nghĩa buổi huấn luyện thành công giữa coach và coachee theo góc nhìn của coachee để đánh giá chính xác hơn kết quả mong đợi.
Ví dụ:
- Coach: “Bạn muốn đạt được điều gì thông qua các buổi huấn luyện này?”
- Coachee: “Tôi muốn học cách quản lý thời gian hiệu quả hơn để giảm bớt căng thẳng trong công việc.”
- Coach: “Theo bạn, một buổi huấn luyện thành công sẽ như thế nào?”
- Coachee: “Tôi cảm thấy được lắng nghe, được hỗ trợ và có thể xây dựng được một kế hoạch cụ thể để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian.”
2. L – Lắng nghe (Listen):
- Sau giai đoạn thỏa thuận, coach cần lắng nghe coachee để hiểu rõ nhất có thể về mục tiêu của họ.
- Nhiệm vụ chính của coach là lắng nghe tích cực, chỉ can thiệp nhẹ nhàng nếu cuộc trò chuyện đi quá xa chủ đề chính.
Ví dụ:
- Coachee: “Tôi thường xuyên cảm thấy quá tải vì khối lượng công việc lớn. Tôi không biết làm thế nào để sắp xếp thời gian hợp lý để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ.”
- Coach: (Lắng nghe)
3. E – Khám phá (Explore):
- Sau khi lắng nghe coachee, coach hỗ trợ họ khám phá mối liên hệ tình cảm với tình trạng hiện tại và những thay đổi cần thiết để đạt được mục tiêu.
Ví dụ:
- Coach: “Bạn cảm thấy thế nào về tình trạng công việc hiện tại?”
- Coachee: “Tôi cảm thấy căng thẳng, lo lắng và kiệt sức.”
- Coach: “Vậy bạn nghĩ điều gì sẽ giúp bạn cảm thấy thoải mái và năng lượng hơn trong công việc?”
- Coachee: “Có lẽ tôi cần học cách từ chối nhận thêm việc khi tôi đã quá tải và biết cách ủy thác hiệu quả cho các thành viên khác trong nhóm.”
4. A – Hành động (Action):
- Ở giai đoạn hành động, coach đặt ra những câu hỏi giúp coachee xác định những hành động tốt nhất để đạt được mục tiêu.
- Những câu hỏi này sẽ giúp coachee cam kết thực hiện những thay đổi bằng cách tiếp thu cách nhìn mới được hình thành trong giai đoạn khám phá.
Ví dụ:
- Coach: “Nếu bạn có thể từ chối nhận thêm việc khi đã quá tải, bạn sẽ nói như thế nào với đồng nghiệp?”
- Coachee: “Có lẽ tôi có thể nói: ‘Cảm ơn vì đã tin tưởng tôi, nhưng hiện tại tôi đang bận với một số dự án khác. Tôi có thể giúp bạn tìm người khác phù hợp hơn không?'”
- Coach: “Tuyệt vời! Và bạn có thể thực hành ủy thác công việc cho các thành viên khác trong nhóm như thế nào?”
- Coachee: “Tôi có thể phân công rõ ràng các nhiệm vụ, cung cấp hướng dẫn cụ thể và theo dõi tiến độ thường xuyên.”
5. R – Đánh giá (Review):
- Đúng như tên gọi, giai đoạn đánh giá là lúc coach và coachee cùng nhau xem lại những điểm mấu chốt của buổi huấn luyện và các giải pháp đã thiết lập.
- Nếu chúng không đáp ứng được kỳ vọng theo thỏa thuận ban đầu, cả hai có thể tinh chỉnh lại trước khi kết thúc buổi huấn luyện.
Ví dụ:
- Coach: “Vậy, theo bạn, buổi huấn luyện hôm nay có hiệu quả như mong đợi không?”
- Coachee: “Có, tôi cảm thấy được lắng nghe và có động lực hơn để thực hiện những thay đổi cần thiết.”
- Coach: “Tuyệt vời! Trong tuần tới, bạn có thể thử thực hành các kỹ năng từ chối nhận thêm việc và ủy thác công việc như chúng ta đã thảo luận không?”
- Coachee: “Chắc chắn rồi!”
4. Hướng dẫn chi tiết mô hình FUEL
Mô hình FUEL là một công cụ huấn luyện hiệu quả được sử dụng để giúp coachee (người được huấn luyện) đạt được mục tiêu mong muốn. Mô hình này được phát triển bởi John Zenger và Kathleen Stinnett, mô tả chi tiết trong cuốn sách “The Extraordinary Coach: How the Best Leaders Help Others Grow” (Người huấn luyện phi thường: Làm thế nào các nhà lãnh đạo giỏi nhất giúp người khác phát triển).
Điểm nổi bật của mô hình FUEL:
- Giúp coach đặt câu hỏi mở, khuyến khích coachee phân tích sâu sắc tình huống của mình.
- Hỗ trợ coach xác định kết quả lý tưởng cho buổi huấn luyện và giúp coachee chịu trách nhiệm cho sự phát triển của bản thân.
Mô hình FUEL bao gồm 4 bước:
1. F – Khung cuộc trò chuyện (Frame the Conversation):
- Coach và coachee thỏa thuận trước về bối cảnh của cuộc thảo luận, bao gồm mục đích, quy trình và kết quả mong đợi.
- Vi dụ: Xác định mục tiêu cho cuộc trò chuyện và một số chủ đề thảo luận chung giúp cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ đồng thời đảm bảo coach dẫn dắt theo đúng hướng.
2. U – Hiểu tình trạng hiện tại (Understand the Current State):
- Coach đặt câu hỏi để có cái nhìn rõ hơn về tình trạng hiện tại của coachee.
- Mục tiêu là thách thức các giả định của coachee trong quá trình thảo luận.
- Bước này giúp coach dễ dàng xác định những vấn đề có thể cản trở sự phát triển của coachee trong công ty.
Ví dụ:
- Coach: “Bạn có thể mô tả những trách nhiệm chính của bạn trong công việc hiện tại?”
- Coachee: “Tôi chịu trách nhiệm quản lý một nhóm 5 nhân viên và đáp ứng các mục tiêu bán hàng hàng tháng.”
- Coach: “Bạn gặp những thách thức nào khi quản lý nhóm của mình?”
- Coachee: “Đôi khi tôi cảm thấy khó khăn trong việc giao phó nhiệm vụ và theo dõi hiệu suất của từng thành viên.”
3. E – Khám phá mục tiêu mong muốn (Explore the Desired Goal):
- Dựa trên hiểu biết về tình trạng hiện tại của coachee, coach đặt câu hỏi về các mục tiêu nghề nghiệp của họ.
- Cùng nhau, coach và coachee lên kế hoạch để đạt được trạng thái mong muốn.
- Mỗi lựa chọn được coachee xem xét kỹ lưỡng, coach cung cấp lời khuyên khi cần thiết cho đến khi họ thống nhất về kế hoạch phát triển nghề nghiệp.
Ví dụ:
- Coach: “Bạn hy vọng đạt được điều gì trong vai trò quản lý nhóm của mình trong 5 năm tới?”
- Coachee: “Tôi muốn trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả hơn, có thể truyền cảm hứng và hướng dẫn nhóm đạt được kết quả tốt nhất.”
- Coach: “Tuyệt vời! Vậy bạn nghĩ những kỹ năng nào sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu này?”
- Coachee: “Tôi nghĩ tôi cần cải thiện kỹ năng giao tiếp và ủy thác công việc.”
4. L – Lên kế hoạch hành động (Lay Out the Plan):
- Sau khi coachee lựa chọn một số phương án phát triển, họ lên kế hoạch hành động cụ thể để tiến gần hơn đến mục tiêu.
- Kế hoạch bao gồm các mốc thời gian hợp lý để hoàn thành từng bước và các buổi kiểm tra thường xuyên với coach.
Ví dụ:
- Coachee: “Tôi có thể tham gia một khóa học về kỹ năng giao tiếp hiệu quả và bắt đầu ủy thác dần một số nhiệm vụ nhỏ cho các thành viên trong nhóm.”
- Coach: “Tuyệt vời! Và bạn dự định hoàn thành khóa học này trong bao lâu?”
- Coachee: “Tôi có thể hoàn thành trong vòng 3 tháng.”
- Coach: “Tuyệt vời! Chúng ta có thể gặp nhau sau 1 tháng để thảo luận về tiến độ của bạn và xem có cần điều chỉnh kế hoạch gì không.”
5. Hướng dẫn chi tiết mô hình huấn luyện AOR
Mô hình AOR là một công cụ huấn luyện hiệu quả được sử dụng để giúp coachee (người được huấn luyện) phát triển và giải quyết vấn đề hiệu quả. Điểm khác biệt của mô hình AOR so với các mô hình khác là sự nhấn mạnh vào mối quan hệ giữa coach và coachee, coi đây là yếu tố then chốt cho một buổi huấn luyện thành công. Mô hình này sử dụng phương pháp giải quyết vấn đề thử và sai nhằm giúp coachee tìm ra giải pháp nhanh nhất với ít lỗi nhất.
Mô hình AOR bao gồm 3 bước:
1. A – Hoạt động (Activities):
- Ở giai đoạn này, coach tập trung vào các hoạt động hàng ngày của coachee, những yếu tố liên quan đến công việc nằm trong tầm kiểm soát của họ.
- Ví dụ: Thời gian kiểm tra email là một hoạt động. Mỗi hoạt động cần có kết quả định lượng để theo dõi tiến độ.
2. O – Mục tiêu (Objectives):
- Coach đặt ra các mục tiêu liên quan đến công việc cho các hoạt động của coachee, thường là cao hơn một chút so với khả năng thông thường của họ.
- Ví dụ: Coachee phải hoàn thành tất cả công việc trong thời gian ngắn hơn so với bình thường.
3. R – Kết quả (Results):
- Giai đoạn kết quả thường diễn ra ở đầu buổi huấn luyện tiếp theo, tập trung đánh giá tác động của mục tiêu lên năng suất của coachee.
- Nếu không có thay đổi đáng kể, coach sẽ hỗ trợ coachee điều chỉnh và tinh chỉnh mục tiêu cho đến khi đạt được.
Ưu điểm của mô hình AOR:
- Tăng cường mối quan hệ giữa coach và coachee.
- Phát triển khả năng giải quyết vấn đề và thử nghiệm của coachee.
- Tìm ra giải pháp nhanh chóng và hiệu quả.
- Thích hợp cho các tình huống cần thích ứng và thay đổi nhanh chóng.
Lưu ý:
- Mô hình AOR không phù hợp cho các trường hợp cần đạt được mục tiêu cụ thể, đo lường được.
- Hiệu quả của mô hình phụ thuộc nhiều vào mối quan hệ và sự hợp tác giữa coach và coachee.
Kết luận
Bài viết này đã giới thiệu một số mô hình huấn luyện nhóm phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay. Mỗi mô hình đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với những mục tiêu và nhu cầu khác nhau.
Lựa chọn mô hình phù hợp:
- Xác định mục tiêu huấn luyện: Bạn muốn đạt được điều gì thông qua huấn luyện nhóm?
- Nhu cầu của nhóm: Nhóm của bạn đang gặp phải những vấn đề gì?
- Đặc điểm của thành viên: Thành viên nhóm có những đặc điểm và sở thích gì?
- Phong cách của huấn luyện viên: Bạn thích phong cách huấn luyện nào?
Lời khuyên:
- Kết hợp nhiều mô hình huấn luyện để đạt được hiệu quả tối ưu.
- Tùy chỉnh mô hình huấn luyện cho phù hợp với mục tiêu, nhu cầu và đặc điểm của nhóm.
- Đánh giá hiệu quả huấn luyện để điều chỉnh và cải thiện chương trình.
Chúc bạn thành công trong việc huấn luyện nhóm!
TÀI NGUYÊN LÀM VIỆC NHÓM: Xem các bài viết liên quan:
- Kỹ năng làm việc nhóm
- Quy trình làm việc nhóm
- Cách thiết lập mục tiêu nhóm
- Cách lập kế hoạch nhóm khoa học
- Nguyên tắc làm việc nhóm
- Mô hình và phương pháp làm việc nhóm
- Xây dựng và phát triển nhóm
- 5 giai đoạn phát triển nhóm theo mô hình Tuckman ladder
- Nâng cao sức mạnh Tinh thần nhóm (SQ)
- Cách thảo luận nhóm hiệu quả
- Khuyến khích chia sẻ ý tưởng trong nhóm
- 5 mô hình huấn luyện nhóm (Coaching Team)
