Thành ngữ “hai cái đầu tốt hơn một” vẫn thường được nhắc đến vì sức mạnh của sự hợp tác. Khi làm việc cùng nhau, chúng ta mang lại những giải pháp và ý tưởng sáng tạo mà một mình không thể đạt được. Nắm bắt tinh thần hợp tác là quan trọng để quản lý một công ty năng động và hiệu quả, do đó, khuyến khích nhóm chia sẻ ý tưởng là quan trọng.
Tuy nhiên, trong môi trường làm việc kỹ thuật số hiện đại, việc khuyến khích chia sẻ ý tưởng không đơn giản như đưa mọi người vào một phòng. Điều này đòi hỏi quy trình cân nhắc kỹ lưỡng, sử dụng các công cụ hiệu quả và tạo môi trường hỗ trợ để thúc đẩy sự tham gia trong quá trình hợp tác.
Dưới đây là 10 cách để khuyến khích chia sẻ ý tưởng tại nơi làm việc ngày nay, cho dù bạn quản lý nhóm ở văn phòng, từ xa hay kết hợp.
1. Tạo Môi trường An toàn và Hỗ trợ
Bắt đầu quá trình chia sẻ ý tưởng hiệu quả bằng cách tạo ra một không khí thoải mái cho nhóm của bạn. Nếu mọi người cảm thấy họ có thể bị lộ hoặc xấu hổ khi chia sẻ, họ sẽ không có động lực để làm như vậy. Để thúc đẩy giao tiếp cởi mở và trung thực, bạn cần truyền động lực và cam kết cho minh bạch, hỗ trợ các thành viên của nhóm và thực sự lắng nghe khi họ muốn chia sẻ ý tưởng.
Điểm cuối cùng – lắng nghe – có vẻ đơn giản, nhưng lắng nghe tích cực là một kỹ năng cần phải được rèn luyện như bất kỳ kỹ năng nào khác.
Để đảm bảo bạn đang nghe đúng cách, hãy thử:
- Đối mặt với người đang chia sẻ ý tưởng của họ và duy trì giao tiếp bằng mắt
- Đừng ngắt lời hoặc lấn át người đang chia sẻ
- Đừng bắt đầu suy nghĩ về những gì bạn sẽ nói tiếp theo (tất cả chúng ta đều làm điều đó, vì vậy hãy cố gắng không làm điều đó!)
- Đặt câu hỏi để duy trì sự tương tác và thể hiện rằng bạn đang lắng nghe
- Chứng tỏ rằng bạn đang tập trung vào những gì họ nói (đừng kiểm tra điện thoại của bạn!)
2. Tạo Điều kiện Thuận lợi cho việc Tạo và Chia sẻ ý tưởng
Môi trường phù hợp cung cấp nền tảng cho việc chia sẻ kiến thức hiệu quả, nhưng bạn cần có cách tiếp cận tích cực để khiến các ý tưởng bay bổng. Khi lập lịch trình cho nhóm của bạn, hãy bao gồm các khoảng thời gian dành riêng cho việc chia sẻ ý tưởng.
Hãy đối xử với họ như thể bạn đang tham dự một cuộc họp quan trọng – dành thời gian, không gian và nguồn lực bạn cần để làm cho cuộc họp hiệu quả và không hủy bỏ vào phút cuối; điều này sẽ chỉ làm giảm giá trị hữu ích của việc chia sẻ ý tưởng trong mắt nhóm của bạn.
Trong các buổi chia sẻ ý tưởng chuyên dụng này, hãy sử dụng các kỹ thuật tư duy sáng tạo để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình, chẳng hạn như:
Việc tạo ra các ý tưởng nhanh chóng trong một khoảng thời gian ngắn mà không cần tổ chức nhiều vào lúc này.
Sự trình bày bằng đồ họa về các ý tưởng, khái niệm và giải pháp mà một nhóm nghĩ ra trong phiên chia sẻ ý tưởng.
- Tư duy thiết kế
Thu thập ý tưởng và giải pháp từ nhóm của bạn dựa trên nhu cầu của người dùng và phản hồi của khách hàng.
Nhiều kỹ thuật chia sẻ ý tưởng sáng tạo phổ biến nhất đã được sử dụng trong nhiều thập kỷ nhưng điều đó không có nghĩa là chúng không hiệu quả ở nơi làm việc hiện đại. Sử dụng các công cụ như bảng trắng kỹ thuật số để lập bản đồ tư duy cộng tác hoặc hội thảo video trực tiếp cho các buổi tư duy thiết kế.
3. Khuyến khích Văn hóa Học tập liên tục
Là một phần trong chương trình chia sẻ ý tưởng mang tính xây dựng, nhóm của bạn cần được khuyến khích – và được hỗ trợ để – học tập và phát triển liên tục. Điều này bao gồm khả năng tiếp cận các cơ hội đào tạo và phát triển chuyên môn cũng như tạo ra một nền văn hóa trong đó các thành viên trong nhóm được khuyến khích vươn xa hơn những gì họ hiện biết hoặc cảm thấy thoải mái.
Để văn hóa học tập thực sự bén rễ, nhóm của bạn cần có mức độ tò mò nhất định. May mắn thay, đây là thứ mà hầu hết mọi người đều có, đến mức một số nhà khoa học coi đó là “bẩm sinh ở tất cả con người – một cảm giác giống như đói hoặc khát”. Vai trò của bạn tại nơi làm việc là hướng sự tò mò bẩm sinh đó vào sự đổi mới hiệu quả bằng cách cung cấp cho nhóm của bạn thời gian, không gian và nguồn lực mà họ cần để phát triển.
4. Kỷ niệm và Khen thưởng việc chia sẻ ý tưởng
Mọi người đều thích được thừa nhận và khen thưởng, đây phải là một phần quan trọng trong bất kỳ kế hoạch chia sẻ ý tưởng nào tại nơi làm việc. Điều này không có nghĩa là khen thưởng những ý tưởng hay; nó có nghĩa là ca ngợi hành động chia sẻ thực tế, cho dù ý tưởng đó có khả thi hay không. Cách bạn nhận ra những thành viên trong nhóm tạo ra ý tưởng đổi mới sẽ phụ thuộc vào công ty và nhóm của bạn, nhưng điều đó không quá phức tạp. Đôi khi chỉ cần khen ngợi họ trong cuộc gọi nhóm hoặc gửi tin nhắn riêng để nói lời cảm ơn là đủ.
Quan trọng nhất, bạn nên đảm bảo rằng không chỉ bạn, hay ban quản lý nói chung, tôn vinh những thành viên trong nhóm chia sẻ ý tưởng. Tạo ra văn hóa giữa tất cả nhân viên để các đồng nghiệp ghi nhận và hoan nghênh những đóng góp của nhau.
Cung cấp cho nhóm của bạn một nền tảng giao tiếp duy nhất để chia sẻ ý tưởng của họ và nâng cao năng suất
5. Chấp nhận sự Đa dạng và hòa nhập
Đôi khi các nhóm có thể rơi vào lối suy nghĩ chung chung, đặc biệt nếu họ đã làm việc cùng nhau được một thời gian. Việc mọi người đưa ra những ý tưởng giống nhau không giúp ích gì cho sự đổi mới hoặc tiến bộ, vì vậy hãy khuyến khích những ý kiến và quan điểm mới. Với một chút yên tâm, chắc chắn bạn sẽ có được nhiều ý tưởng mới.
Một khía cạnh khác của việc khuyến khích sự đa dạng trong tư tưởng là chấp nhận những khác biệt về văn hóa và cá nhân. Khi bạn mở rộng quy trình chia sẻ ý tưởng của mình cho những trải nghiệm và quan điểm khác nhau của mọi người, bạn sẽ thu được một loạt kết quả phong phú và toàn diện hơn.
6. Cung cấp Tài nguyên và Công cụ
Có quyền truy cập vào thông tin, tài nguyên và công cụ chất lượng cao là điều cần thiết để chia sẻ ý tưởng hay trong nhóm của bạn. Điều này nên bao gồm các nguồn lực bên ngoài, chẳng hạn như nghiên cứu thị trường và xu hướng của ngành, cũng như dữ liệu nội bộ, chẳng hạn như phản hồi của khách hàng.
Ngoài ra, nhóm của bạn cần những công cụ thiết thực để chia sẻ ý tưởng của họ.
Chúng tôi đã đề cập đến một số kênh quan trọng trước đó, nhưng bất kỳ nhóm hiện đại nào cũng phải có quyền truy cập vào:
- Bảng trắng kỹ thuật số – Đây là không gian cộng tác trực tuyến nơi các thành viên trong nhóm có thể thêm ý tưởng đồng thời hoặc không đồng bộ.
- Ứng dụng trò chuyện nhóm – Tin nhắn tức thời của doanh nghiệp là một phần không thể thiếu trong giao tiếp nội bộ và bên ngoài, đồng thời cho phép chia sẻ ý tưởng ngay lập tức giữa các thành viên trong nhóm và nhóm.
- Cuộc gọi thoại và video – Một số ý tưởng, đặc biệt là những ý tưởng phức tạp, được chia sẻ tốt nhất theo cách này để cho phép giải thích và phản hồi.
- Ghi chú thoại – Khả năng gửi tin nhắn âm thanh ngắn gọn, súc tích đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây và là một cách tuyệt vời để chia sẻ ý tưởng khi đang di chuyển.
7. Khuyến khích việc Hợp tác Ra quyết định
Việc chia sẻ ý tưởng hợp tác tốt nhất không chỉ dừng lại ở ý tưởng – toàn bộ nhóm của bạn nên tiếp tục thực hiện ý tưởng đó như một phần của quá trình ra quyết định. Điều này có nghĩa là nhóm của bạn phải tham gia vào từng bước, từ lên ý tưởng đến triển khai cho đến KPI và phản ánh. Điều này đòi hỏi mức độ gắn kết cao trong nhóm của bạn, đặc biệt chú ý đến việc xây dựng sự đồng thuận và thỏa hiệp.
Tất nhiên, đầu vào được chia sẻ sẽ đi kèm với trách nhiệm chung và công ty cũng như nhóm của bạn cũng nên nuôi dưỡng văn hóa trách nhiệm. Điều này không có nghĩa là một cá nhân phải bị đổ lỗi vì một ý tưởng không hiệu quả; điều đó có nghĩa là nếu có điều gì đó không ổn, mọi người sẽ cảm thấy cần phải giải quyết, phân tích và đưa ra giải pháp.
8. Khuyến khích Quyền Sở hữu Cá nhân đối với các ý tưởng
Tương tự như cách nhóm của bạn phải chịu trách nhiệm với tư cách là một nhóm, bạn cũng nên khuyến khích các thành viên trong nhóm nắm quyền sở hữu các ý tưởng cá nhân của họ. Điều này không có nghĩa là ngăn cản sự đóng góp và hỗ trợ của người khác mà thay vào đó là khuyến khích các cá nhân đứng vững sau những đề xuất và giải pháp của họ.
Điều này đặc biệt quan trọng khi ý tưởng không ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm hoặc công ty vì mỗi cá nhân sẽ cảm thấy được trao quyền để thực hiện các ý tưởng trong phạm vi công việc của mình. Ban quản lý có thể giúp đỡ bằng cách đưa ra sự hỗ trợ và cố vấn khi cần thiết – thông qua các chương trình chính thức và chia sẻ kiến thức ít chính quy hơn.
9. Nuôi dưỡng Văn hóa Phản hồi và Cải tiến
Chia sẻ ý tưởng mà không nhận được phản hồi giới hạn giá trị mà cả cá nhân và nhóm có thể học. Điều này có thể cản trở quá trình phát triển nghề nghiệp bằng cách bỏ qua cơ hội học từ cả những thành công và thất bại. Ngoài việc tự nhận phản hồi, tạo một môi trường khuyến khích sự trung thực và mở cửa để chia sẻ ý tưởng trong toàn bộ nhóm là chìa khóa.
Quá trình này đòi hỏi việc tạo không gian cho thành viên nhóm suy ngẫm, nơi họ có thể học từ phản hồi và tích hợp nó vào quá trình phát triển sự nghiệp. Thời gian này cũng là cơ hội để các thành viên tự đánh giá và cung cấp phản hồi về công việc cá nhân, tạo ra một nguồn lực quan trọng để chia sẻ ý tưởng sáng tạo.
Hãy tránh việc phản hồi bị bỏ lạc trong email và cuộc trò chuyện; thay vào đó, tích hợp nó tích cực vào các dự án và quy trình hàng ngày. Điều này không chỉ tạo giá trị từ phản hồi mà còn làm cho mọi thành viên nhóm cảm thấy rằng việc tham gia tích cực trong việc đưa ra và nhận phản hồi là quan trọng và được đánh giá cao.
10. Thúc đẩy sự Hợp tác Đa chức năng
Việc chia sẻ ý tưởng không nên dừng lại ở rìa nhóm của bạn! Khuyến khích mọi người cộng tác, giao tiếp và hợp tác với các phòng ban và nhóm khác nhau trong công ty của bạn. Điều này bắt đầu bằng việc áp dụng phương pháp lãnh đạo cộng tác và sẽ lan tỏa khắp toàn bộ tổ chức của bạn.
Nhiều bước trong số chín bước trước đây có thể áp dụng cho việc chia sẻ ý tưởng giữa các nhóm cũng như đối với các nhóm nhỏ hơn, vì vậy đừng ngại thử chúng. Khi làm như vậy, bạn sẽ có thể mang lại những góc nhìn mới mẻ, tạo ra nhiều ý tưởng hơn bao giờ hết khi bạn làm việc trong một nhóm biệt lập.
Đã đến lúc Bắt đầu Chia sẻ Ý tưởng của bạn
Chia sẻ ý tưởng là trọng tâm của mọi công ty đổi mới. Để khuyến khích điều đó trong nhóm, bắt đầu với một môi trường an toàn để chia sẻ. Tạo điều kiện thuận lợi với mười cách khác nhau, bao gồm cung cấp công cụ hỗ trợ.
Chấp nhận nhiều tiếng nói trong tổ chức, tôn vinh sự đa dạng. Luôn phản ánh, đưa ra phản hồi và duy trì trạng thái học hỏi. Truyền bá những giá trị này ra ngoài bức tường nhóm để tạo sự ảnh hưởng lớn hơn.
Với 10 ý tưởng khuyến khích chia sẻ ý tưởng, nâng cao hoạt động cộng tác trong nhóm. Lập kế hoạch và biến chia sẻ ý tưởng thành một phần cơ bản của tổ chức.
Nguồn tham khảo: spikenow
