PDCA là gì? Cách Áp dụng Chu trình và Ví dụ minh họa

Bài đăng này tập trung khám phá mô hình Plan-Do-Check-Act (PDCA) – công cụ quan trọng để cải thiện hoạt động kinh doanh. Đối với hầu hết các doanh nghiệp, việc thực sự thay đổi và áp dụng những điều cần thiết có thể gặp nhiều khó khăn. Sự quan liêu, những rào cản và thậm chí cả văn hóa tồn tại trong tổ chức đều có thể làm trì hoãn quá trình tiến bộ và làm chậm đà đổi mới.

Mô hình PDCA giúp doanh nghiệp thoát khỏi tình trạng này và chuyển họ sang một hệ thống cải tiến liên tục. Chúng tôi sẽ đi sâu vào cách hoạt động của chu trình PDCA và lợi ích mà bạn có thể đạt được khi ứng dụng mô hình này tại công ty của mình.

Hãy cùng tìm hiểu và khám phá cách PDCA có thể là công cụ quan trọng để cải thiện và phát triển doanh nghiệp và hiệu suất cá nhân của bạn.

Mục lục:

PDCA là gì?

Mô hình PDCA, hay còn được biết đến với tên gọi bánh xe Deming hoặc chu trình Deming, đại diện cho một phương pháp lặp đi lặp lại nhằm cải thiện liên tục quy trình, sản phẩm, hoặc dịch vụ, và đóng vai trò quan trọng trong quản lý tinh gọn.

William Deming phát triển mô hình PDCA trong những năm 1950 như một quy trình học tập hoặc cải tiến dựa trên phương pháp giải quyết vấn đề khoa học. Mô hình này còn được gọi là chu trình Shewhart, lấy ý tưởng chính từ người cố vấn của ông, Walter Shewhart.

Như đã gợi ý bởi các tên gọi này, chu trình PDCA không phải là một quá trình tuyến tính từ đầu đến cuối, mà thực tế là một vòng lặp. Mục tiêu của nó là cải thiện từng bước cải tiến trong quá trình học tập và phát triển liên tục.

chu trình pdca

Khi nào bạn nên sử dụng quy trình PDCA?

Mô hình Plan-Do-Check-Act đóng vai trò quan trọng và mang lại lợi ích lớn trong một số trường hợp sau đây:

Tiến hành thử nghiệm nhiều giải pháp khác nhau trong một thử nghiệm nhỏ, đảm bảo sự kiểm soát.
Tránh lãng phí bằng cách nắm bắt và điều chỉnh những giải pháp không hiệu quả trước khi triển khai trên quy mô lớn.
Tích cực thực hiện thay đổi và cải tiến liên tục.
Áp dụng các sáng kiến Quản lý chất lượng toàn diện hoặc Six Sigma.
Phát triển hoặc cải tiến một quy trình.

Chu trình PDCA mang lại sự linh hoạt và áp dụng rộng rãi, có thể ứng dụng trong nhiều lĩnh vực và loại hình tổ chức khác nhau.

Lợi ích của mô hình PDCA

Lợi ích của mô hình PDCA (Plan-Do-Check-Act) gồm:

Cải thiện liên tục: PDCA tạo ra chu trình lặp đi lặp lại, khuyến khích việc cải thiện liên tục trong tổ chức.
Tối ưu hóa quy trình và tài nguyên: Xác định và loại bỏ vấn đề và lãng phí, giúp tối ưu hóa quy trình và tài nguyên sử dụng.
Giảm rủi ro và lỗi: Kiểm tra và đánh giá giúp giảm rủi ro và lỗi từ giai đoạn lập kế hoạch.
Tăng khả năng thích nghi: Tăng cường khả năng thích nghi và đáp ứng nhanh chóng với thay đổi và yêu cầu thị trường.
Tăng sự cam kết và hiệu suất tổ chức: Tạo nên môi trường cam kết và định hình nền văn hóa làm việc hiệu suất.
Làm việc nhóm hiệu quả hơn: Thúc đẩy tương tác và làm việc nhóm, đóng góp từ nhiều thành viên trong tổ chức.

Mô hình PDCA

Tìm hiểu bốn giai đoạn trong chu trình PDCA (bạn có thể đoán được từ tên) để bắt đầu sử dụng nó.

1. Plan: Kế hoạch

Giai đoạn lập kế hoạch là để vạch ra những gì bạn sẽ làm để cố gắng giải quyết vấn đề hoặc thay đổi một quy trình. Trong bước này, bạn sẽ xác định và phân tích vấn đề hoặc cơ hội thay đổi, phát triển các giả thuyết về vấn đề hoặc nguyên nhân cơ bản và quyết định một giả thuyết để kiểm tra trước.

Khi bạn lập kế hoạch, hãy xem xét các câu hỏi sau:

Vấn đề cốt lõi chúng ta cần giải quyết là gì?
Đây có phải là vấn đề đúng đắn để giải quyết không?
Chúng ta cần thông tin gì để hiểu đầy đủ vấn đề và nguyên nhân gốc rễ của nó?
Có khả thi để giải quyết nó?
Chúng ta cần những nguồn lực nào?
Chúng ta có những nguồn lực nào?
Một số giải pháp khả thi là gì?
Các biện pháp thành công là gì?
Kết quả từ một thử nghiệm nhỏ sẽ chuyển thành triển khai trên quy mô lớn như thế nào?

Trong giai đoạn này, sơ đồ mối quan hệ có thể giúp bạn và đồng nghiệp sắp xếp một lượng lớn ý tưởng thành các nhóm. Khi bạn đã xác định được hướng hành động của mình, hãy viết ra kết quả mong đợi của bạn. Bạn sẽ kiểm tra kết quả của mình dựa trên giả thuyết và mong đợi của mình trong giai đoạn “Kiểm tra”.

2. Do: Làm

Bước tiếp theo là kiểm tra giả thuyết của bạn (tức là giải pháp bạn đề xuất). Chu trình PDCA tập trung vào những thay đổi nhỏ hơn, tăng dần giúp cải thiện các quy trình với mức gián đoạn tối thiểu.

Kiểm tra giả thuyết của bạn bằng một dự án quy mô nhỏ, tốt nhất là trong môi trường được kiểm soát, để bạn có thể đánh giá kết quả mà không làm gián đoạn phần còn lại của hoạt động. Bạn có thể muốn thử nghiệm giải pháp trên một nhóm hoặc trong một nhóm nhân khẩu học nhất định.

3. Check: Kiểm tra

Khi bạn đã hoàn thành quá trình dùng thử, đã đến lúc xem xét và phân tích kết quả. Giai đoạn này rất quan trọng vì nó cho phép bạn đánh giá giải pháp của mình và sửa đổi kế hoạch nếu cần. Kế hoạch có thực sự hiệu quả không? Nếu vậy, có bất kỳ trục trặc nào trong quá trình này không? Những bước nào có thể được cải thiện hoặc cần được loại bỏ khỏi các lần lặp lại trong tương lai?

Đánh giá của bạn ở giai đoạn này sẽ hướng dẫn các quyết định của bạn trong bước tiếp theo, vì vậy điều quan trọng là phải xem xét kết quả của bạn một cách cẩn thận.

4. Act: Hành động

Cuối cùng, đã đến lúc phải hành động. Nếu mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch thì bây giờ bạn có thể thực hiện kế hoạch đã được thử nghiệm của mình. Quy trình mới này hiện trở thành cơ sở cho các lần lặp lại PDCA trong tương lai của bạn.

Hãy xem xét các câu hỏi sau đây trước khi bạn hành động:

Bạn cần những nguồn lực nào để triển khai giải pháp ở quy mô đầy đủ?
Cần đào tạo những gì để triển khai và áp dụng thành công?
Làm thế nào bạn có thể đo lường và theo dõi hiệu suất của giải pháp?
Có những cơ hội nào để cải thiện?
Chúng ta đã học được điều gì có thể áp dụng cho các dự án khác?

Nếu kế hoạch không diễn ra như mong đợi, bạn có thể quay lại giai đoạn lập kế hoạch để điều chỉnh và chuẩn bị cho lần thử nghiệm mới.

Ví dụ về ứng dụng PDCA trong thực tế

Ví dụ áp dụng PDCA trong Y tế

Mô hình PDCA được thử nghiệm tại Khoa Sản phụ khoa, Bệnh viện Phụ nữ và Trẻ em Ninh Ba, Trung Quốc năm 2019 để tối ưu thời gian quyết định cấp cứu từ quyết định tiến hành sinh mổ cho đến khi bé chào đời (DDI). Việc rút ngắn DDI trong các tình huống khẩn cấp là quan trọng để cứu sống và cải thiện kết quả điều trị.

Quy trình triển khai mô hình PDCA tại đây được tóm tắt như sau:

Plan: Năm 2019, thời gian DDI trung bình tại bệnh viện là 14,40 phút. Phân tích quy trình đã xác định ba nguyên nhân chính ảnh hưởng đến thời gian DDI, bao gồm quy trình lỗi, thiếu kinh nghiệm sơ cứu, và sự phối hợp kém giữa các bộ phận.
Do: Nhóm đã phát triển các biện pháp cải tiến như đơn giản hóa quy trình phẫu thuật, thành lập đội DDI đặc biệt, chuẩn hóa quy trình làm việc của nhóm DDI, thành lập đội điều trị cấp cứu, triển khai đào tạo thường xuyên và diễn tập xử lý khẩn cấp liên ngành.
Check: Bệnh viện theo dõi và phân tích tiến độ hàng tháng, lập các bản tóm tắt đánh giá và cải tiến theo thời gian.
Action: Sau những điều chỉnh, bệnh viện đã tối ưu hóa quy trình sinh mổ, tăng cường hợp tác giữa các khoa và rút ngắn thời gian DDI cấp cứu trung bình xuống 12,18 phút vào năm 2020.

Ví dụ PDCA trong sản xuất

pdca-sản xuất

Dưới đây là một ví dụ minh họa về cách áp dụng phương pháp PDCA (Plan-Do-Check-Act) trong quy trình sản xuất:

1. Kế hoạch (Plan):

Mục tiêu: Tăng hiệu suất sản xuất mỗi giờ.
Phân tích vấn đề: Xác định rằng quy trình sản xuất đang gây ra lãng phí thời gian và tốn nhiều nguyên vật liệu.
Giả thuyết và lựa chọn: Giả định rằng bằng cách tối ưu hóa thứ tự công việc và cải thiện quy trình, hiệu suất có thể được tăng lên.
Kế hoạch hành động: Xác định các bước cụ thể để cải thiện thứ tự công việc, tối ưu hóa quy trình sản xuất và xác định nguồn lực cần thiết.

2. Thực hiện (Do):

Thực hiện kế hoạch: Áp dụng thứ tự công việc mới và quy trình tối ưu hóa trong một số dây chuyền sản xuất được chọn lọc.
Kiểm tra giả thuyết: Thu thập dữ liệu về hiệu suất trước và sau thực hiện thay đổi để xem liệu đã cải thiện hay chưa.

3. Kiểm tra (Check):

Xem xét kết quả: So sánh hiệu suất trước và sau khi thực hiện thay đổi. Xác định sự khác biệt và đánh giá hiệu quả.
Phân tích và đánh giá: Phân tích kỹ thuật, công nghệ và thái độ nhân viên đã thay đổi và cách nó ảnh hưởng đến hiệu suất.

4. Hành động (Act):

Đánh giá kết quả: Xác định rằng việc tối ưu hóa thứ tự công việc và quy trình sản xuất đã mang lại cải thiện về hiệu suất.
Cải tiến và điều chỉnh: Đề xuất việc mở rộng thay đổi và tối ưu hóa này cho các dây chuyền sản xuất khác. Đồng thời, điều chỉnh kế hoạch để bao gồm các quy trình mới.

Ví dụ PDCA trong cuộc sống

Phương pháp PDCA (Plan-Do-Check-Act) không chỉ áp dụng trong môi trường công việc mà còn có thể áp dụng vào nhiều lĩnh vực khác trong cuộc sống hàng ngày.

Dưới đây là một ví dụ về cách áp dụng PDCA trong cuộc sống cá nhân:

1. Kế hoạch (Plan):

Mục tiêu: Cải thiện sức khỏe và tăng cường thể chất.
Phân tích vấn đề: Thừa cân, thiếu tập thể dục và chế độ ăn uống không cân đối.
Giả thuyết và lựa chọn: Giả định rằng bằng cách thiết kế kế hoạch ăn uống cân đối và tăng cường hoạt động thể chất, sức khỏe sẽ được cải thiện.
Kế hoạch hành động: Xác định chế độ ăn uống mới, lịch trình tập thể dục và kế hoạch hàng ngày.

2. Thực hiện (Do):

Thực hiện kế hoạch: Áp dụng chế độ ăn uống mới và thực hiện lịch trình tập thể dục hàng ngày.
Kiểm tra giả thuyết: Đánh giá cảm nhận sự thay đổi về thể chất, sức khỏe và mức năng lượng sau khi thực hiện kế hoạch.

3. Kiểm tra (Check):

Xem xét kết quả: So sánh cân nặng, lượng mỡ thừa, khả năng vận động và mức năng lượng trước và sau khi thực hiện kế hoạch.
Phân tích và đánh giá: Đánh giá hiệu quả của chế độ ăn uống và lịch trình tập thể dục đối với sức khỏe và thể chất.

4. Hành động (Act):

Đánh giá kết quả: Xác định rằng kế hoạch đã mang lại cải thiện về sức khỏe và thể chất.
Cải tiến và điều chỉnh: Đề xuất điều chỉnh lịch trình và chế độ ăn uống dựa trên kinh nghiệm và kết quả đạt được.

Ví dụ PDCA trong học tập

Phương pháp PDCA (Plan-Do-Check-Act) cũng có thể được áp dụng trong quá trình học tập để cải thiện hiệu suất học tập và quá trình học của bạn. Dưới đây là một ví dụ:

1. Kế hoạch (Plan):

Mục tiêu: Cải thiện điểm số môn Toán trong kỳ thi tới.
Phân tích vấn đề: Hiểu về lý do gây khó khăn khi học Toán (ví dụ: thiếu ôn tập, thiếu tư duy logic…).
Giả thuyết và lựa chọn: Giả định rằng bằng cách tăng cường ôn tập, giải nhiều bài tập và tư duy hơn về Toán, điểm số có thể được cải thiện.
Kế hoạch hành động: Xác định kế hoạch ôn tập, quyết định thời gian cụ thể cho việc ôn tập và giải quyết bài tập.

2. Thực hiện (Do):

Thực hiện kế hoạch: Áp dụng kế hoạch ôn tập đã lập, giải nhiều bài tập và tập trung vào việc tư duy logic trong Toán.
Kiểm tra giả thuyết: Tham gia các bài kiểm tra và bài tập thường xuyên để kiểm tra mức độ tiến bộ và hiệu quả của phương pháp học tập mới.

3. Kiểm tra (Check):

Xem xét kết quả: So sánh điểm số trước và sau khi áp dụng kế hoạch ôn tập và thực hiện phương pháp học tập mới.
Phân tích và đánh giá: Xem xét xem có sự cải thiện trong hiệu suất học tập không, và đánh giá những phần nào cần cải thiện.

4. Hành động (Act):

Đánh giá kết quả: Xác định xem kế hoạch ôn tập và phương pháp học tập đã mang lại cải thiện hay chưa.
Cải tiến và điều chỉnh: Đề xuất điều chỉnh lịch trình ôn tập, kỹ thuật học tập và cách tiếp cận mới dựa trên kinh nghiệm và kết quả đã đạt được.

Ưu và nhược điểm của PDCA

Mô hình PDCA có những ưu điểm và nhược điểm quan trọng cần cân nhắc trước khi áp dụng vào các dự án khác nhau.

Ưu điểm:

Đa năng: Sử dụng PDCA trong nhiều môi trường kinh doanh khác nhau như quản lý dự án, quản lý thay đổi, phát triển sản phẩm và quản lý tài nguyên.
Đơn giản và mạnh mẽ: Mô hình PDCA đơn giản và dễ hiểu, đồng thời là động lực mạnh mẽ cho thay đổi và cải tiến có ý nghĩa, giảm thiểu lãng phí và tăng hiệu quả.

Nhược điểm:

Khó thực hiện: Thực hiện PDCA mặc dù đơn giản nhưng không dễ dàng. Vì chia cải tiến thành các bước nhỏ hơn, việc này có thể diễn ra chậm và không phải lúc nào cũng phù hợp cho các dự án cấp bách.
Yêu cầu cam kết: PDCA không phải là sự kiện một lần mà là quá trình liên tục, đòi hỏi sự cam kết và đồng thuận từ trên xuống. Thiếu lãnh đạo tận tâm, chu trình PDCA không thể hoạt động hiệu quả lâu dài.

Hỗ trợ Kaizen với chu trình PDCA

Mô hình Plan-Do-Check-Act là một công cụ đặc biệt hữu ích cho các công ty áp dụng phương pháp Kaizen. Kaizen là tư duy và văn hóa tổ chức tập trung vào những thay đổi nhỏ, thường xuyên để dẫn đến những cải tiến đáng kể theo thời gian.

Chu trình PDCA hỗ trợ triết lý Kaizen bằng cách cung cấp khuôn khổ để phát triển và thực hiện các cải tiến liên tục.

Kết luận

Cuối cùng, phương pháp PDCA (Plan-Do-Check-Act) là một công cụ mạnh mẽ để tối ưu hóa hiệu suất và đạt được mục tiêu trong nhiều lĩnh vực, từ công việc đến cuộc sống cá nhân và học tập. Điều quan trọng là không chỉ hiểu về PDCA mà còn ứng dụng nó trong hành động hàng ngày.

Hãy bắt đầu lập kế hoạch cho mục tiêu của bạn, thực hiện kế hoạch một cách có tổ chức và kiên trì, sau đó kiểm tra và đánh giá kết quả. Cuối cùng, hãy hành động để điều chỉnh và cải thiện. Chúng ta luôn có cơ hội để trở thành phiên bản tốt hơn của chính mình, và PDCA là một công cụ mạnh mẽ để hỗ trợ chúng ta trên hành trình đó.

Hãy mạnh mẽ, kiên trì và lên kế hoạch cho thành công của bạn bằng PDCA. Hãy để mỗi bước tiến của bạn mang lại sự cải thiện và mang đến những thành tựu mà bạn xứng đáng. Đem PDCA vào cuộc sống của bạn và xem thay đổi tích cực mà nó mang lại!

Nguồn tham khảo: