Ra Quyết Định là gì? Kỹ năng, Các bước và Ví dụ

Làm thế nào để đưa ra quyết định hiệu quả?

Một số quyết định đơn giản đến mức bạn hầu như không biết mình đang đưa ra chúng, trong khi những quyết định khác tốn thời gian, rủi ro cao và có thể khiến bạn cảm thấy lo lắng.

Các quyết định có thể thực hiện hoặc phá vỡ một dự án hoặc toàn bộ doanh nghiệp. Và chúng cũng thường liên quan đến các vấn đề giữa các cá nhân phức tạp và không thể đoán trước.

Ra quyết định là gì?

Ra quyết định là một quá trình lựa chọn giữa các khả năng. Nó thường là một phần của việc giải quyết vấn đề. Quyết định càng phức tạp, bạn càng cần cân nhắc nhiều yếu tố trước khi quyết định hành động. Có nhiều công cụ và chiến lược có thể giúp bạn đưa ra quyết định một cách thấu đáo và hiệu quả hơn.

Quyết định có thể liên quan đến nhiều khía cạnh của cuộc sống, từ cá nhân cho đến tình huống kinh doanh, chính trị, xã hội, và nhiều lĩnh vực khác.

Vai trò và tầm quan trọng của việc ra quyết định

Kỹ năng ra quyết định là một khả năng quan trọng trong cuộc sống cá nhân và cả trong môi trường làm việc. Vai trò của kỹ năng ra quyết định rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến khả năng giải quyết vấn đề, định hướng và thành công của cá nhân cũng như tổ chức.

Dưới đây là một số vai trò quan trọng của kỹ năng ra quyết định:

• Giải quyết vấn đề hiệu quả: Kỹ năng ra quyết định giúp bạn xác định vấn đề, thu thập thông tin, phân tích các tùy chọn và đưa ra quyết định dựa trên thông tin có sẵn. Điều này giúp bạn giải quyết các thách thức và tình huống khó khăn một cách hiệu quả.
• Định hướng và mục tiêu: Ra quyết định giúp bạn xác định rõ ràng mục tiêu và định hướng trong cuộc sống cá nhân và sự nghiệp. Bằng cách đưa ra các quyết định liên quan đến mục tiêu, bạn có thể tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất để đạt được thành công.
• Tăng tính tự chủ: định giúp bạn tự tin hơn trong việc đối mặt với các tình huống phức tạp. Bằng cách tự tin đưa ra quyết định, bạn có khả năng tự chủ hơn trong việc quản lý cuộc sống và công việc.
• Lãnh đạo và quản lý: Trong môi trường làm việc, khả năng ra quyết định là một yếu tố quan trọng của vai trò lãnh đạo và quản lý. Lãnh đạo và quản lý cần phải đưa ra các quyết định chiến lược để đảm bảo sự phát triển và thành công của tổ chức.
• Đối mặt với rủi ro: Ra quyết định thường liên quan đến việc đối mặt với rủi ro. Kỹ năng ra quyết định giúp bạn đánh giá và quản lý rủi ro một cách thông minh, đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra dựa trên sự cân nhắc kỹ lưỡng.

Điều gì ngăn cản việc ra quyết định của bạn?

• Thiếu thông tin liên quan: Khi bạn không hiểu đầy đủ về một tình huống, thật khó để đưa ra quyết định đúng đắn về nó.
• Xác định sai vấn đề: Hãy rõ ràng rằng quyết định của bạn giải quyết được nguyên nhân gốc rễ, không chỉ là một triệu chứng.
• Không xem xét rủi ro: Đánh giá hậu quả của từng hành động trước khi chọn một.
• Để sự thiên vị che mờ phán đoán của bạn: Xem xét các lựa chọn của bạn một cách khách quan và tìm kiếm phản hồi của các bên liên quan.
• Không giao tiếp: Nhiều quyết định liên quan đến nhiều người, vì vậy hãy đảm bảo rằng mọi người đều có cùng quan điểm.
• Cảm xúc và tâm lý: Cảm xúc và tâm lý cá nhân có thể ảnh hưởng đến quyết định, làm cho bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên cảm xúc thay vì logic.
• Phân vân và không quyết đoán: Khả năng không thể quyết định hoặc phân vân giữa các tùy chọn có thể gây trì hoãn và dẫn đến tình trạng bế tắc quyết định.
• Sợ sai lầm: Sự tiêu cực hoặc cảm giác sợ hãi có thể làm cho bạn tránh ra quyết định hoặc chọn lựa các tùy chọn an toàn thay vì tìm kiếm cơ hội.
• Không chắc chắn: Khi bạn không rõ về giá trị cá nhân hoặc ưu tiên, việc đưa ra quyết định có thể trở nên phức tạp và không chắc chắn.

8 bước ra quyết định hiệu quả

Để tránh đưa ra một quyết định tồi tệ, bạn cần tập hợp nhiều kỹ năng ra quyết định lại với nhau theo một quy trình hợp lý và có trật tự.

Mẹo nhanh về việc ra quyết định

Quá trình này sẽ đảm bảo rằng bạn đưa ra quyết định đúng đắn trong một tình huống phức tạp, nhưng nó có thể phức tạp không cần thiết đối với các quyết định nhỏ hoặc đơn giản. Trong những trường hợp này, hãy chuyển sang Bước 6.

Hãy xem xét chi tiết từng bước. Mỗi bước có một danh sách các tài nguyên Công cụ Tư duy có liên quan để giúp bạn tìm hiểu sâu rộng hơn.

Bước 1: Xác định vấn đề và mục tiêu:

• Đặt ra một cách rõ ràng vấn đề cần đưa ra quyết định.
• Xác định mục tiêu và kết quả mong muốn từ quyết định.

Bước 2: Thu thập thông tin, điều tra tình huống một cách chi tiết

Các quyết định thường gặp khó khăn vì các yếu tố quan trọng thường bị bỏ qua hoặc bị bỏ sót ngay từ ban đầu. Vì vậy, trước khi bạn bước vào việc đưa ra quyết định, bạn cần phải có một sự hiểu biết đầy đủ về tình huống của mình.

Bắt đầu bằng cách đặt quyết định vào ngữ cảnh của vấn đề mà nó hướng đến giải quyết. Bạn cần xác định xem liệu vấn đề được đề cập có thực sự là căn nguyên hay chỉ là dấu hiệu của một nguyên nhân sâu xa hơn.

Hãy mở rộng tầm nhìn hơn những gì mắt thường thấy. Dễ dàng để mục tiêu của bạn bị xem xét độc lập, nhưng thường có mối liên hệ giữa các yếu tố, cần phải xem xét tổng thể. Ví dụ, các thay đổi thực hiện trong một phần của tổ chức có thể tạo ra tác động lan tỏa đến các khu vực khác, dẫn đến các hậu quả không mong muốn.

Nhớ rằng việc hiểu sâu rộ về tình huống và suy nghĩ xa hơn về các yếu tố liên quan sẽ giúp bạn ra quyết định thông minh và có tầm nhìn toàn diện.

Bước 3: Tạo môi trường mang tính xây dựng cho quyết định của bạn

Bạn có thể tập trung vào quyết định của bạn không? Dành một khoảng thời gian để chuẩn bị tâm lý trước khi tiếp tục vào các sự kiện và số liệu.

Hãy ghi nhớ rằng hầu hết các quyết định cũng sẽ tác động lên người khác, vì vậy, tạo ra một môi trường xây dựng để cùng nhau khám phá tình huống và nhận sự hỗ trợ là điều quan trọng.

Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn phải dựa vào người khác để thực hiện quyết định mà bạn phải chịu trách nhiệm. Bạn cần phải xác định ai sẽ tham gia vào quy trình và ai sẽ là thành viên của bất kỳ nhóm ra quyết định cuối cùng nào. Lý tưởng nhất là giới hạn số người tham gia từ năm đến bảy người.

Hãy mở cửa cho mọi người để đóng góp vào cuộc thảo luận/brainstorming mà không lo sợ sự phản đối từ người tham gia khác và ý kiến của họ. Đảm bảo rằng tất cả mọi người hiểu rằng mục tiêu chung là đưa ra quyết định tốt nhất trong tình huống mà không đổ lỗi cho bất kỳ ai.

Bước 4: Tạo ra các Lựa chọn thay thế tốt để quyết định giữa

việc nêu ra nhiều phương án khác nhau có thể làm cho quyết định trở nên phức tạp hơn, tuy nhiên việc khám phá các phương án thay thế sẽ thúc đẩy bạn đào sâu hơn và xem xét vấn đề từ nhiều góc độ.

Đây chính là thời điểm thích hợp để áp dụng nhiều kỹ thuật tư duy sáng tạo. Những kỹ thuật này giúp bạn vượt ra ngoài suy nghĩ thông thường và đưa ra những giải pháp độc đáo.

Mặc dù tư duy sáng tạo có thể là cách phổ biến nhất để tạo ra ý tưởng, nhưng để biết thêm cách tiếp cận tình huống của bạn từ các quan điểm mới và cách tổ chức ý tưởng thành các chủ đề và nhóm có thể quản lý, bạn có thể tham khảo tài liệu trong phần Công cụ Tư duy tại đây.

Bước 5: Phân tích và đánh giá các lựa chọn của bạn

Khi bạn hài lòng rằng bạn có nhiều lựa chọn thay thế thực tế, đã đến lúc đánh giá tính khả thi, rủi ro và ý nghĩa của từng giải pháp.

Hầu như mọi quyết định đều liên quan đến một số mức độ rủi ro. Bạn sẽ cần một cách tiếp cận có cấu trúc để đánh giá các mối đe dọa và đánh giá xác suất xảy ra các sự kiện bất lợi – và chi phí quản lý chúng. Bạn cũng sẽ muốn kiểm tra tác động đạo đức của từng tùy chọn và cách điều đó có thể phù hợp với các giá trị cá nhân và tổ chức của bạn.

Bạn có thể Áp dụng nguyên tắc quyết định: như lợi ích – chi phí, Pareto, tương lai – hậu quả để so sánh tùy chọn và đưa ra quyết định. Xem chi tiết các phương pháp phía dưới

Bước 6: Ra quyết định cuối cùng!

Sau khi bạn đã đánh giá các phương án thay thế, bước tiếp theo là đưa ra quyết định cuối cùng!

Nếu bạn phải xem xét nhiều tiêu chí khác nhau, bạn có thể sử dụng Phân tích ma trận quyết định để so sánh chúng một cách đáng tin cậy và chi tiết. Hoặc, nếu bạn muốn xác định rõ ràng cái nào có ảnh hưởng lớn nhất đến quyết định, hãy thực hiện Phân tích so sánh theo cặp.

Trong trường hợp quyết định được đưa ra bởi một nhóm, việc sử dụng các kỹ thuật như đa biểu quyết và Số lượng đã được điều chỉnh có thể giúp đạt được sự thống nhất và đồng thuận trong nhóm.

Khi cần duy trì tính ẩn danh hoặc khi có những xung đột cá nhân, bạn có thể áp dụng Kỹ thuật Delphi để đảm bảo quyết định được đưa ra một cách công bằng và không thiên vị. Kỹ thuật này sử dụng chu kỳ thảo luận và tranh luận ẩn danh, dưới sự điều phối của người quản lý. Các thành viên tham gia không gặp mặt nhau và thậm chí không biết nhau.

Nếu bạn đang làm việc trong một nhóm đã tồn tại, Mô hình ra quyết định theo định hướng đồng thuận có thể khuyến khích mọi người tham gia và đóng góp vào quyết định.

Bước 7: Đánh giá kế hoạch của bạn

Sau tất cả những cố gắng và công việc mà bạn đã đầu tư để đánh giá và lựa chọn các phương án thay thế, bạn có thể muốn tiến lên phía trước trong giai đoạn này. Tuy nhiên, hiện tại, hơn bao giờ hết, là lúc để “kiểm tra cảm giác” của quyết định của bạn. Từ bất kỳ góc độ nào, việc nhận thức muộn màng về quyết định có thể giúp bạn xác định tại sao mọi thứ không diễn ra theo dự đoán. Tốt hơn cả, bạn nên nỗ lực ngăn ngừa sai lầm ngay từ đầu!

Trước khi thực hiện quyết định của mình, hãy xem xét nó một cách bình tĩnh và tầm nhìn xa hơn để đảm bảo bạn đã xem xét mọi khía cạnh một cách cẩn thận và tránh các sai sót thông thường trong quá trình này.

Quyết định cuối cùng của bạn chỉ có thể tốt như chất lượng dữ liệu và nghiên cứu bạn đã sử dụng để đưa ra quyết định đó. Đảm bảo rằng thông tin bạn đang sử dụng là đáng tin cậy và bạn đã nỗ lực hết mức để tránh dữ liệu mất cân đối. Điều này giúp bạn tránh rơi vào thành kiến xác nhận, một tình trạng tâm lý phổ biến khi ra quyết định.

Bước 8: Truyền đạt quyết định của bạn và hành động

Khi bạn đã đưa ra quyết định của mình, bạn cần truyền đạt quyết định đó đến những người chịu ảnh hưởng bằng cách trình bày một cách hấp dẫn, đầy đủ thông tin và truyền cảm hứng.

Hãy thu hút họ tham gia vào việc thực hiện giải pháp bằng cách thảo luận về cách bạn đã đạt đến quyết định và lý do sau quyết định đó. Bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về cả rủi ro và lợi ích dự kiến, bạn có nhiều cơ hội hơn để thu hút sự ủng hộ của mọi người.

Nếu mọi người chỉ ra một khuyết điểm trong quá trình ra quyết định của bạn, hãy khiêm tốn trong việc chấp nhận ý kiến đóng góp của họ và xem xét kế hoạch của bạn một cách thích hợp. Điều này làm tốt hơn là phải thực hiện điều này sau khi đã gặp vấn đề và phải chi trả nhiều tài nguyên, cũng như đối mặt với sự thất bại và sự không thành công.

• Xem bài viết liên quan: Quy trình ra quyết định với các loại quyết định khác nhau

Ví dụ các bước ra quyết định về 1 tình huống trong đầu tư kinh doanh

Tình huống: Bạn đang cân nhắc đầu tư vào một dự án mới để phát triển sản phẩm công nghệ. Dự án này có tiềm năng mang lại lợi nhuận cao, nhưng cũng đi kèm với rủi ro và yêu cầu đầu tư tài chính và nhân lực đáng kể.

Bước 1: Xác định vấn đề và mục tiêu:

• Xác định rõ ràng vấn đề: Đầu tư vào dự án mới để phát triển sản phẩm công nghệ.
• Xác định mục tiêu: Đảm bảo rằng quyết định đầu tư này mang lại lợi nhuận và đáp ứng mục tiêu tăng trưởng của công ty.

Bước 2: Thu thập thông tin:

• Nghiên cứu thị trường: Đánh giá nhu cầu thị trường cho sản phẩm công nghệ bạn đang phát triển.
• Đánh giá tài chính: Xác định nguồn vốn cần thiết, chi phí phát triển, dự báo thu nhập và chi phí hoạt động.
• Đánh giá rủi ro: Xem xét các rủi ro có thể xảy ra và cách để giảm thiểu chúng.

Bước 3: Liệt kê các tùy chọn:

• Đầu tư đầy đủ: Đầu tư một số lượng lớn tài chính và nhân lực để phát triển dự án nhanh chóng và toàn diện.
• Đầu tư hạn chế: Đầu tư một phần tài chính và nhân lực, để giảm thiểu rủi ro trong trường hợp dự án không thành công.
• Tạm hoãn đầu tư: Hoãn đầu tư để thu thập thêm thông tin và xác định rõ hơn về tiềm năng của dự án.

Bước 4: Phân tích và đánh giá các tùy chọn:

• Đánh giá lợi ích: Xác định tiềm năng lợi nhuận và cơ hội tăng trưởng của từng tùy chọn.
• Đánh giá chi phí: Đưa ra dự báo về chi phí phát triển, chi phí hoạt động và tài nguyên cần thiết cho mỗi tùy chọn.
• Đánh giá rủi ro: Đánh giá rủi ro tiềm năng của từng tùy chọn và xác định cách giảm thiểu hoặc quản lý chúng.

Bước 5: Áp dụng nguyên tắc quyết định:

• Sử dụng nguyên tắc lợi ích – chi phí: So sánh lợi ích dự kiến với chi phí và đánh giá liệu lợi ích có đáng đầu tư vào chi phí không.
• Xem xét cân bằng rủi ro – lợi ích: Xem xét lợi ích kỳ vọng so với rủi ro để đảm bảo rằng lợi ích có thể vượt qua rủi ro.

Bước 6: Lựa chọn tùy chọn tốt nhất:

• Dựa vào phân tích và so sánh, chọn ra tùy chọn mà bạn tin rằng sẽ đáp ứng mục tiêu kinh doanh và mang lại lợi nhuận tốt nhất.

Bước 7: Thực hiện quyết định:

• Bắt đầu thực hiện dự án theo kế hoạch đã định. Gắn kết tài chính, nhân lực và các nguồn lực khác cần thiết để triển khai dự án phát triển sản phẩm công nghệ.

Bước 8: Theo dõi và đánh giá kết quả:

• Theo dõi tiến độ của dự án và đánh giá kết quả so với mục tiêu ban đầu. Xác định liệu dự án đang tiến hành theo kế hoạch hay có cần điều chỉnh.

Ví dụ trên minh họa một quy trình ra quyết định đầu tư kinh doanh đầy đủ. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng thực tế có thể phức tạp hơn và yêu cầu sự linh hoạt trong việc thực hiện các bước. Việc thu thập thông tin đầy đủ và đánh giá cẩn thận sẽ giúp bạn đưa ra quyết định thông minh và hợp lý cho tình huống đầu tư kinh doanh.

Làm cách nào để cải thiện khả năng ra quyết định ?

Để cải thiện khả năng ra quyết định, bạn có thể áp dụng các biện pháp và thực hiện các bước sau:

1. Tập trung vào thu thập thông tin: Đảm bảo bạn thu thập đủ thông tin và dữ liệu liên quan trước khi đưa ra quyết định. Tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để có cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề.
2. Phân tích một cách tỉ mỉ: Học cách phân tích lợi ích, rủi ro và hậu quả của từng tùy chọn một cách chi tiết. Sử dụng các phương pháp phân tích như ma trận quyết định, SWOT, hay phân tích chi phí – lợi ích (cost-benefit) để đánh giá các yếu tố.
3. Áp dụng tư duy logic: Học cách sử dụng tư duy logic và suy luận để đưa ra quyết định. Tránh để cảm xúc chi phối quá nhiều trong quyết định của bạn.
4. Luyện tập tư duy sáng tạo: Tư duy sáng tạo giúp bạn tìm ra các giải pháp đột phá và không truyền thống cho các vấn đề phức tạp.
5. Tìm hiểu về quyết định của người khác: Nghiên cứu các quyết định thành công và thất bại của người khác trong quá khứ để học hỏi từ kinh nghiệm của họ.
6. Học hỏi từ các sai lầm: Đừng sợ thất bại. Hãy học hỏi từ những sai lầm hoặc quyết định không thành công trong quá khứ của bạn.
7. Thử nghiệm và thực hành: Tạo các tình huống giả định hoặc thực tế để thử nghiệm kỹ năng ra quyết định của bạn. Thực hành thường xuyên giúp bạn tự tin và tăng cường khả năng.
8. Hỏi ý kiến người khác: Tìm kiếm ý kiến từ người khác, đặc biệt là những người có kinh nghiệm hoặc kiến thức liên quan đến vấn đề.
9. Áp dụng nguyên tắc quyết định: Sử dụng các nguyên tắc quyết định như nguyên tắc Pareto, nguyên tắc lợi ích – chi phí để hỗ trợ quyết định.
10. Tự phản ánh và đánh giá: Sau khi đưa ra quyết định, hãy tự phản ánh và đánh giá kết quả. Học hỏi từ kết quả để cải thiện khả năng ra quyết định trong tương lai.
11. Tìm hiểu về tâm lý quyết định: Nắm vững cơ học tâm lý và cách con người thường đưa ra quyết định có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về quá trình quyết định của mình và người khác.
12. Phát triển khả năng quản lý cảm xúc: Học cách kiểm soát cảm xúc và áp lực trong quá trình ra quyết định, để tránh bị chi phối bởi chúng.

Xem bài viết liên quan:

• 15 mẹo hay để ra quyết định tốt hơn

Các phương pháp ra quyết định phổ biến

Có nhiều phương pháp ra quyết định khác nhau được áp dụng trong các tình huống khác nhau. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến để ra quyết định:

1. Phân tích SWOT:
   • SWOT là viết tắt của Strengths (Sức mạnh), Weaknesses (Yếu điểm), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Rủi ro). Phương pháp này giúp đánh giá các yếu điểm và ưu điểm nội tại của tình huống, cũng như các cơ hội và rủi ro ngoại vi, để đưa ra quyết định dựa trên thông tin toàn diện.
2. Ma trận quyết định:
   • Sử dụng ma trận để đánh giá các yếu tố quan trọng và đối chiếu giữa các tùy chọn. Bằng cách gán điểm và trọng số cho các yếu tố khác nhau, bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên tính toán số liệu.
3. Phân tích cost-benefit (lợi ích – chi phí):
   • Đánh giá lợi ích và chi phí của các tùy chọn khả dĩ để xác định xem quyết định có đáng làm hay không. Phương pháp này thường áp dụng cho việc đánh giá tài chính và kinh tế.
4. Phân tích Pareto (80/20):
   • Dựa trên nguyên tắc Pareto, phương pháp này giúp xác định các yếu tố quan trọng nhất có thể tạo ra 80% kết quả. Điều này giúp bạn tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất trong quyết định.
5. Phân tích chi phí-rủi ro-lợi ích:
   • Đánh giá không chỉ lợi ích và chi phí, mà còn đánh giá cả rủi ro tiềm năng của từng tùy chọn. Phương pháp này giúp bạn cân nhắc toàn diện về tác động của quyết định.

Xem bài viết liên quan:

• 6 Nguyên tắc để Ra Quyết định đúng đắn
• 8 yếu tố để nhận biết 1 Quyết định tuyệt vời

Nguồn:

• https://www.umassd.edu/fycm/decision-making/process/
• https://www.mindtools.com/aiplsat/how-to-make-decisions
• https://hbr.org/2022/03/how-to-make-great-decisions-quickly
• https://www.betterup.com/blog/how-to-make-better-decisions