Phân tích SWOT là gì? Các bước thực hiện và Ví dụ minh họa

Phân tích hay ma trận SWOT là công cụ quan trọng để đánh giá tình hình hiện tại và tương lai. Bằng cách xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa, phân tích SWOT mang lại cái nhìn toàn diện về vị thế và khả năng phát triển.

Phân tích SWOT là gì?

Phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats – Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa) là một phương pháp phân tích được sử dụng để đánh giá tình hình cạnh tranh và phát triển kế hoạch chiến lược của một công ty. Phân tích SWOT đưa ra một cái nhìn tổng quan về các yếu tố nội và ngoại tại, cũng như những tiềm năng hiện tại và trong tương lai.

Mô hình SWOT được thiết kế để cung cấp một cái nhìn thực tế, dựa trên dữ liệu về điểm mạnh và điểm yếu của một tổ chức, cũng như về các cơ hội và mối đe dọa trong ngành của nó. Khi tiến hành phân tích, quan trọng để duy trì tính chính xác bằng cách tránh những niềm tin không cơ sở hoặc sự mờ nhạt đã được hình thành trước đó, và thay vào đó, tập trung vào bối cảnh thực tế. Các công ty nên sử dụng ma trận SWOT như một hướng dẫn hữu ích, không nhất thiết phải coi nó là một phương thuốc chữa bệnh tất cả.

Tầm quan trọng của SWOT

SWOT có tầm quan trọng vô cùng lớn trong quá trình xác định và định hình chiến lược kinh doanh của một tổ chức. Dưới đây là một số tầm quan trọng của mô hình SWOT:

• Đánh giá tổng thể: SWOT cung cấp một cái nhìn tổng thể về tình hình hiện tại của tổ chức, cho phép nhìn nhận rõ ràng về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa liên quan đến môi trường kinh doanh.
• Xác định điểm mạnh và điểm yếu: SWOT giúp tổ chức nhận ra những yếu tố nội bộ quan trọng nhưng chưa được khai thác hoặc cần được cải thiện. Điều này giúp tạo ra sự nhận thức và tập trung vào việc tận dụng các lợi thế và khắc phục nhược điểm.
• Tận dụng cơ hội và đối phó với mối đe dọa: SWOT giúp xác định các cơ hội mới và xu hướng trong ngành, từ đó giúp tổ chức tận dụng những cơ hội này để phát triển và cạnh tranh. Đồng thời, nó cũng giúp nhận biết và đối phó với những mối đe dọa tiềm tàng, từ đó giảm thiểu rủi ro và bảo vệ vị thế của tổ chức.
• Định hình chiến lược: Dựa trên các thông tin thu thập từ phân tích SWOT, tổ chức có thể xây dựng chiến lược kinh doanh nhằm tận dụng những cơ hội, khắc phục nhược điểm, và phát triển dựa trên lợi thế của mình. SWOT giúp tổ chức tạo ra kế hoạch hành động cụ thể để đạt được mục tiêu kinh doanh.
• Định hướng quyết định: SWOT cung cấp thông tin hữu ích và hệ thống để hỗ trợ quá trình ra quyết định. Từ việc xác định ưu tiên, phân chia nguồn lực, đến lựa chọn chiến lược và hướng đi, SWOT đóng vai trò quan trọng trong việc định hình quyết định chính xác và đáng tin cậy.

Lợi ích của phân tích SWOT

SWOT sẽ không giải quyết được mọi câu hỏi chính mà công ty có. Tuy nhiên, có một số lợi ích đối với phân tích SWOT giúp việc ra quyết định chiến lược dễ dàng hơn.

• Làm cho vấn đề phức tạp trở nên dễ dàng hơn: SWOT giúp làm cho các vấn đề phức tạp trở nên dễ quản lý hơn. Bằng cách cắt giảm các ý tưởng và xếp hạng các yếu tố theo mức độ quan trọng, nó tổng hợp thông tin thành một báo cáo dễ tiêu hóa, giúp tập trung vào vấn đề quan trọng nhất.
• Xem xét yếu tố bên ngoài: SWOT yêu cầu đánh giá cả yếu tố bên trong và bên ngoài của công ty. Điều này cho phép công ty nhìn ra các yếu tố bên ngoài mà có thể ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh. Việc xem xét cả hai mặt giúp đảm bảo tính toàn diện và khách quan của quyết định.
• Đa dạng ứng dụng: SWOT có thể được áp dụng cho hầu hết các câu hỏi kinh doanh. Nó có thể được sử dụng để phân tích tổ chức, nhóm hoặc cá nhân, cũng như để đánh giá dòng sản phẩm, thương hiệu, mở rộng địa lý hoặc mua lại. Điều này làm cho phân tích SWOT trở thành một công cụ linh hoạt và có nhiều ứng dụng khác nhau.
• Sử dụng nguồn dữ liệu đa dạng: SWOT tận dụng các nguồn dữ liệu khác nhau. Công ty có thể sử dụng thông tin nội bộ về điểm mạnh và điểm yếu, đồng thời cần thu thập thông tin bên ngoài về thị trường, đối thủ cạnh tranh và yếu tố kinh tế vĩ mô. Việc tổng hợp các góc độ khác nhau giúp tạo ra một phân tích SWOT đầy đủ và đáng tin cậy.
• Đơn giản và tiết kiệm: SWOT không yêu cầu quá nhiều tài nguyên để chuẩn bị. Một số báo cáo SWOT có thể không cần quá kỹ thuật, cho phép nhiều nhân viên khác nhau đóng góp mà không cần đào tạo hoặc tư vấn bên ngoài.

4 thành phần trong mô hình SWOT

Điểm mạnh (Strengths)

Điểm mạnh là những đặc điểm nổi bật của một cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp, mang lại lợi thế và sự đặc biệt so với các đối thủ cạnh tranh. Điểm mạnh có thể bao gồm thương hiệu mạnh, cơ sở khách hàng trung thành, quản lý tài chính hiệu quả, công nghệ tiên tiến, sự sáng tạo, hoặc nhân viên có kỹ năng cao.

Một số câu hỏi giúp bạn xác định điểm mạnh là:

• Bạn đang thể hiện những thành tựu tốt nhất trong lĩnh vực nào?
• Những tài nguyên và khả năng nội tại mà bạn hoặc công ty sở hữu là gì?
• Công ty của bạn có lợi thế về nhân tài, tri thức, danh tiếng, kỹ năng, mối quan hệ và công nghệ như thế nào?

Điểm yếu (Weaknesses)

Điểm yếu là những hạn chế và khuyết điểm của một cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp, gây ảnh hưởng đến hoạt động và hiệu suất. Điểm yếu có thể là thương hiệu yếu, doanh thu thấp, tình trạng tài chính không ổn định, cơ cấu tổ chức không linh hoạt, hoặc thiếu nhân lực chất lượng.

Một số câu hỏi giúp bạn xác định điểm yếu:

• Những khía cạnh nào trong công việc bạn đang thực hiện chưa đạt đến tiêu chuẩn?
• Có những phản hồi không tích cực nào về bạn?
• Tại sao khách hàng lại ưu tiên lựa chọn sản phẩm/dịch vụ từ đối thủ?
• Tình hình nguồn lực nhân viên và cơ sở vật chất hiện tại có đáp ứng được yêu cầu và đủ tốt không?

Cơ hội (Opportunities)

Cơ hội là những yếu tố bên ngoài có thể tạo ra lợi ích và cơ hội phát triển cho cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Các cơ hội có thể đến từ thị trường mở rộng, xu hướng công nghệ mới, nhu cầu khách hàng tăng cao, hoặc thay đổi chính sách của chính phủ.

Dưới đây là một số câu hỏi giúp bạn nhận biết cơ hội:

• Có xu hướng thị trường nào có thể tạo ra cơ hội mới cho tôi/công ty?
• Có những thay đổi chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ nào có thể tạo ra cơ hội mới?
• Tôi/công ty có thể tận dụng những xu hướng mới như thế nào để mở rộng hoặc phát triển?

Nguy cơ (Threats)

Nguy cơ là những yếu tố bên ngoài có thể gây rủi ro và đe dọa đến hoạt động và thành công của cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Các nguy cơ có thể bao gồm sự cạnh tranh khốc liệt, biến động thị trường, thay đổi chính sách, khủng hoảng kinh tế, hoặc sự không ổn định trong môi trường kinh doanh.

Dưới đây là một số câu hỏi giúp bạn nhận biết thách thức:

• Chính sách nào có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn?
• Đối thủ tiềm năng nào đang phát triển mạnh?
• Thiên tai và dịch bệnh có ảnh hưởng thế nào đến hoạt động kinh doanh của bạn?

Qua việc xác định các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ, cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp có thể định hình chiến lược và hành động phù hợp để tận dụng lợi thế và vượt qua thách thức trong môi trường kinh doanh.

Các bước thực hiện phân tích SWOT

Một phân tích SWOT có thể được chia thành nhiều bước với các mục có thể hành động trước và sau khi phân tích bốn thành phần. Nói chung, một phân tích SWOT sẽ bao gồm các bước sau.

Bước 1: Xác định mục tiêu của bạn

Mô hình SWOT có thể trở nên toàn diện, nhưng nó sẽ tạo ra nhiều giá trị hơn nếu tập trung vào một mục tiêu cụ thể. Ví dụ, mục tiêu của SWOT có thể tập trung vào việc quyết định liệu có nên triển khai sản phẩm mới hay không. Bằng cách đặt một mục tiêu cụ thể, một công ty sẽ có hướng dẫn về những gì họ hy vọng đạt được khi hoàn thành quá trình phân tích. Trong ví dụ này, phân tích SWOT sẽ giúp xác định xem liệu việc giới thiệu sản phẩm mới có nên được thực hiện hay không.

Bước 2: Thu thập tài nguyên

Mỗi phân tích SWOT sẽ khác nhau và một công ty có thể cần sử dụng các tài nguyên khác nhau để hỗ trợ việc thu thập thông tin cho các phần SWOT khác nhau. Đầu tiên, công ty cần hiểu rõ những thông tin mà họ có sẵn, những hạn chế về dữ liệu mà họ đang gặp phải, và mức độ tin cậy của các nguồn dữ liệu bên ngoài.

Ngoài dữ liệu, công ty cũng nên xem xét việc kết hợp đúng đắn nhân sự tham gia vào quá trình phân tích. Mỗi nhân viên có thể có mối quan hệ mạnh mẽ với các lực lượng bên ngoài hoặc có kiến thức sâu về quá trình sản xuất và bán hàng trong nội bộ. Có sự đa dạng về quan điểm và đóng góp từ các thành viên trong nhóm cũng sẽ mang lại giá trị gia tăng cho phân tích SWOT.

Thu thập thông tin về yếu tố nội bộ (Strengths và Weaknesses):

• Đánh giá tài nguyên và năng lực của tổ chức hoặc cá nhân.
• Xem xét quy trình làm việc, đội ngũ nhân viên, cơ sở vật chất, sản phẩm/dịch vụ, v.v.

Thu thập thông tin về yếu tố bên ngoài (Opportunities và Threats):

• Nghiên cứu thị trường và khách hàng, xem xét xu hướng ngành nghề, cạnh tranh và các yếu tố kinh tế, chính trị, xã hội, v.v.

Bước 3: Biên soạn ý tưởng cho các thành phần SWOT

Đối với mỗi thành phần trong số bốn thành phần của phân tích SWOT, nhóm người được chỉ định thực hiện phân tích nên bắt đầu liệt kê các ý tưởng trong mỗi danh mục. Ví dụ về các câu hỏi để hỏi hoặc xem xét cho mỗi nhóm có trong bảng dưới đây.

Các yếu tố nội bộ

Những gì xảy ra trong công ty đóng vai trò là nguồn thông tin tuyệt vời cho các loại điểm mạnh và điểm yếu của phân tích SWOT. Ví dụ về các yếu tố bên trong bao gồm tài chính và nguồn nhân lực, tài sản hữu hình và vô hình (tên thương hiệu) và hiệu quả hoạt động.

Các câu hỏi tiềm năng để liệt kê các yếu tố bên trong là:

• (Điểm mạnh) Chúng ta đang làm tốt điều gì?
• (Sức mạnh) Tài sản mạnh nhất của chúng ta là gì?
• (Điểm yếu) Những kẻ gièm pha của chúng ta là gì?
• (Điểm yếu) Đâu là những dòng sản phẩm có hiệu suất thấp nhất?

Yếu tố bên ngoài

Những gì xảy ra bên ngoài công ty cũng quan trọng không kém đối với sự thành công của một công ty như các yếu tố bên trong. Các ảnh hưởng bên ngoài, chẳng hạn như chính sách tiền tệ, thay đổi thị trường và khả năng tiếp cận nhà cung cấp, là những danh mục cần rút ra để tạo ra danh sách các cơ hội và điểm yếu.

Các câu hỏi tiềm năng để liệt kê các yếu tố bên ngoài là:

• (Cơ hội) Những xu hướng rõ ràng trên thị trường?
• (Cơ hội) Chúng tôi không nhắm mục tiêu nhân khẩu học nào?
• (Đe dọa) Có bao nhiêu đối thủ cạnh tranh và thị phần của họ là bao nhiêu?
• (Đe dọa) Có quy định mới nào có khả năng gây hại cho hoạt động hoặc sản phẩm của chúng ta không?

Các công ty có thể xem xét việc thực hiện bước này như một phiên “bảng trắng” hoặc “ghi chú dán”. Ý tưởng là không có câu trả lời đúng hay sai; tất cả những người tham gia nên được khuyến khích chia sẻ bất kỳ suy nghĩ nào họ có. Những ý tưởng này sau đó có thể bị loại bỏ; trong khi chờ đợi, mục tiêu phải là nghĩ ra càng nhiều vật phẩm càng tốt để khơi gợi sự sáng tạo và cảm hứng ở những người khác.

Bước 4: Tinh chỉnh kết quả

Sau khi có danh sách các ý tưởng trong mỗi danh mục, bước tiếp theo là làm sạch và lựa chọn những ý tưởng quan trọng nhất. Bằng cách lọc bỏ những suy nghĩ chung, công ty sẽ chỉ tập trung vào những ý tưởng tốt nhất hoặc những rủi ro lớn nhất đối với công ty. Giai đoạn này có thể đòi hỏi một quá trình tranh luận đáng kể giữa các thành viên tham gia phân tích, bao gồm cả việc liên hệ với quản lý cấp cao để giúp xếp hạng các ưu tiên.

Trong quá trình này, nhóm phân tích sẽ xem xét và so sánh các ý tưởng, đánh giá mức độ quan trọng và khả năng ảnh hưởng của từng ý tưởng đối với mục tiêu đã xác định trước đó. Các thành viên có thể đưa ra lập luận, trao đổi quan điểm và thảo luận để đưa ra quyết định cuối cùng về những ý tưởng nên được ưu tiên và những ý tưởng nên loại bỏ. Quản lý cấp cao có thể được mời tham gia để cung cấp cái nhìn chiến lược và giúp quyết định về việc xếp hạng các ưu tiên dựa trên mục tiêu và tầm nhìn của công ty.

Bước 5: Xây dựng chiến lược

Sau khi có danh sách xếp hạng các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa, đến lúc chuyển đổi phân tích SWOT thành một kế hoạch chiến lược. Các thành viên trong nhóm phân tích sẽ lựa chọn các mục quan trọng từ mỗi danh mục và tạo ra một kế hoạch tổng thể cung cấp hướng dẫn cho mục tiêu ban đầu.

Tận dụng điểm mạnh và cơ hội:

• Xác định các cách tận dụng điểm mạnh để khai thác cơ hội có tiềm năng.
• Xây dựng chiến lược dựa trên ưu thế cạnh tranh và khả năng tăng trưởng.

Khắc phục điểm yếu và đối phó với thách thức:

• Đề xuất các giải pháp và hành động để cải thiện điểm yếu hiện tại.
• Xây dựng kế hoạch để đối phó và vượt qua thách thức đang tồn tại.

Thiết lập mục tiêu và kế hoạch hành động:

• Xác định mục tiêu cụ thể dựa trên phân tích SWOT.
• Xây dựng kế hoạch hành động chi tiết để đạt được mục tiêu đề ra.

Ví dụ, một công ty đang xem xét việc ra mắt một sản phẩm mới và sau phân tích SWOT, họ nhận thấy rằng công ty đang dẫn đầu thị trường với sản phẩm hiện tại và có cơ hội mở rộng vào các thị trường mới. Tuy nhiên, các yếu tố như tăng chi phí nguyên vật liệu, căng thẳng trong quá trình phân phối, nhu cầu tuyển dụng thêm nhân viên và không thể đoán trước được nhu cầu thị trường có thể ảnh hưởng đến các điểm mạnh và cơ hội. Do đó, nhóm phân tích sẽ phát triển một chiến lược để tái đánh giá quyết định trong vòng sáu tháng, với hy vọng rằng chi phí sẽ giảm và nhu cầu thị trường sẽ trở nên rõ ràng hơn.

Ví dụ minh họa

Ví dụ ứng dụng phân tích SWOT cho cá nhân:

Một cá nhân đang áp dụng mô hình SWOT để đánh giá tình hình của bản thân:

Điểm mạnh (Strengths):

• Cá nhân có kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng làm việc nhóm. Cá nhân có kiến thức chuyên môn vững vàng trong lĩnh vực công việc hiện tại. Cá nhân có sự cam kết và kiên nhẫn trong việc hoàn thành nhiệm vụ.
• Những câu hỏi về điểm mạnh của bạn:
  • Những kỹ năng, khả năng nào bạn có mà người khác không có?
  • Những thành tích nào của chính mình mà bạn cảm thấy tự hào nhất?
  • Những mối quan hệ bạn có với những người có tầm ảnh hưởng lớn?
  • Những nguồn lực cá nhân nào mà bạn có sẵn?

Điểm yếu (Weaknesses):

• Cá nhân thiếu kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, dẫn đến việc làm việc thiếu tổ chức. Cá nhân chưa có kinh nghiệm trong việc thể hiện và bán hàng bản thân. Cá nhân còn cần phát triển kỹ năng lãnh đạo để tiến xa hơn trong sự nghiệp.
• Những câu hỏi về điểm yếu của bạn:
  • Những kỹ năng nào bạn làm chưa được nhưng nhiều người làm được?
  • Điều gì thường khiến bạn tự ti với mọi người xung quanh?
  • Những thói quen xấu nào khiến bạn không hoàn thành tốt công việc?
  • Bạn thường lẩn tránh những việc gì bởi vì bạn thiếu tự tin?

Cơ hội (Opportunities):

• Cá nhân nhận thấy xu hướng công nghệ đang thay đổi và nhu cầu tìm kiếm nguồn nhân lực có kiến thức và kỹ năng cao đang gia tăng. Cá nhân có thể tận dụng cơ hội này để nâng cao trình độ chuyên môn và phát triển sự nghiệp. Cá nhân cũng có thể tìm kiếm các khóa học và đào tạo để nâng cao kỹ năng cá nhân.
• Những câu hỏi về cơ hôi:
  • Bạn có thể tạo được ưu thế của mình trong môi trường hiện tại không?
  • Bạn có các mối quan hệ nào có thể đưa ra những lời khuyên bổ ích để giúp được bạn không?
  • Có những cơ hội nào giúp bạn thể hiện được bản thân trong công việc hay học tập không?

Mối đe dọa (Threats):

• Cá nhân đang đối mặt với sự cạnh tranh trong việc tìm kiếm việc làm và thăng tiến trong công việc. Cá nhân cũng có thể gặp khó khăn trong việc thích ứng với các thay đổi trong công nghệ và yêu cầu của thị trường lao động. Cá nhân cần cẩn trọng để không bị lạc hậu và mất cơ hội nghề nghiệp.
• Những câu hỏi về rủi ro:
  • Công việc của bạn có đang bị thay đổi không?
  • Những thay đổi về công nghệ mới có đe dọa vị trí của bạn không?
  • Những điểm yếu nào của bạn có thể dẫn tới những mối đe dọa?

Xem bài viết liên quan:

• Cách ứng dụng và các ví dụ minh họa về phân tích SWOT cho bản thân

Những lưu ý khi phân tích SWOT

Khi tiến hành phân tích SWOT, có một số lưu ý quan trọng để đảm bảo quá trình phân tích hiệu quả và mang lại kết quả chính xác. Dưới đây là những lưu ý khi phân tích:

1. Tập trung vào quan điểm nội bộ: Đảm bảo rằng phân tích tập trung vào các yếu tố nội bộ, bao gồm điểm mạnh và điểm yếu của bạn hoặc tổ chức của bạn. Điều này giúp nhận biết được các yếu tố có thể kiểm soát và cải thiện.
2. Xác định mục tiêu rõ ràng: Định rõ mục tiêu của phân tích để tập trung vào việc thu thập thông tin và đánh giá từ góc nhìn cụ thể. Mục tiêu rõ ràng giúp tạo ra kết quả phân tích mang tính ứng dụng cao hơn.
3. Thu thập dữ liệu đáng tin cậy: Đảm bảo rằng dữ liệu và thông tin thu thập để phân tích là chính xác, đáng tin cậy và được hỗ trợ bằng các nguồn thực tế và nghiên cứu đáng tin cậy. Dữ liệu sai lệch có thể dẫn đến nhận định không chính xác và quyết định sai lầm.
4. Đánh giá đối thủ và môi trường cạnh tranh: Xem xét các đối thủ cạnh tranh và môi trường kinh doanh để xác định những mối đe dọa và cơ hội tiềm năng. Điều này giúp bạn hiểu rõ vị thế của bạn và cung cấp thông tin cần thiết để định hình chiến lược.
5. Suy nghĩ sáng tạo và phân tích kỹ lưỡng: Khi phân tích SWOT, hãy sử dụng suy nghĩ sáng tạo để nhìn nhận các khía cạnh khác nhau của sự phân tích. Hãy đánh giá tỉ mỉ và xem xét nhiều khía cạnh để có cái nhìn toàn diện về tình hình.
6. Xây dựng kế hoạch hành động: Dựa trên kết quả phân tích , hãy xây dựng kế hoạch hành động cụ thể để tận dụng điểm mạnh, khắc phục điểm yếu, tận dụng cơ hội và đối phó với mối đe dọa.
7. Đánh giá tính khả thi: Khi phân tích, hãy xem xét tính khả thi của các ý tưởng và chiến lược được đề xuất. Xác định những ý tưởng và chiến lược có thể thực hiện được dựa trên tài nguyên có sẵn, khả năng thực hiện và các ràng buộc khác nhau.
8. Định hình ưu tiên: Xếp hạng các yếu tố SWOT theo mức độ quan trọng và ưu tiên. Xác định những yếu tố quan trọng nhất mà bạn nên tập trung vào và đánh giá ảnh hưởng của chúng đối với mục tiêu và chiến lược của bạn.
9. Liên tục đánh giá và điều chỉnh:SWOT không chỉ là một quá trình một lần duy nhất. Hãy thực hiện việc đánh giá và điều chỉnh định hình SWOT thường xuyên để phù hợp với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh, các yếu tố nội bộ và các yếu tố bên ngoài khác.

Tóm lại

Phân tích SWOT là một công cụ mạnh mẽ giúp cá nhân và tổ chức hiểu rõ vị thế của mình và tận dụng cơ hội, đồng thời đối phó với mối đe dọa. Bằng cách tổ chức thông tin một cách có hệ thống, SWOT giúp xây dựng chiến lược và kế hoạch hành động mang lại lợi ích bền vững. Với sự nhạy bén và sáng tạo, mô hình SWOT có thể trở thành công cụ quan trọng để đạt được mục tiêu và thành công trong mọi lĩnh vực.

Nguồn tham khảo:

• https://www.investopedia.com/terms/s/swot.asp
• https://www.mindtools.com/amtbj63/swot-analysis
• https://www.wordstream.com/blog/ws/2017/12/20/swot-analysis
• https://en.wikipedia.org/wiki/SWOT_analysis