Một số nghiên cứu đã gợi ý rằng chuyên gia kinh doanh trung bình dành 3 giờ mỗi tuần để giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc!
Việc giải quyết vấn đề có thể diễn ra khác nhau tùy thuộc vào ngành hoặc thậm chí bộ phận bạn làm việc. Nhưng hầu hết chúng ta sẽ đồng ý rằng trước khi bạn có thể khắc phục bất kỳ vấn đề nào, bạn cần hiểu rõ vấn đề đó là gì, tại sao nó lại xảy ra và mục tiêu giải pháp lâu dài là gì.
Hiểu cả bản chất và nguyên nhân của vấn đề là cách duy nhất để tìm ra hành động nào sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó.
Và cho rằng hầu hết các quy trình giải quyết vấn đề đều là một phần cảm hứng, một phần mồ hôi, bạn sẽ thành công hơn, thường xuyên hơn, nếu bạn có thể tiếp cận một công cụ giải quyết vấn đề tạo điều kiện hợp tác, khuyến khích tư duy sáng tạo và giúp thực hiện cách khắc phục dễ dàng hơn bạn nghĩ ra.
Chúng tôi đã tổng hợp các công cụ và phần mềm giải quyết vấn đề đa năng này để giúp bạn và nhóm của bạn vạch ra và sửa chữa các vấn đề tại nơi làm việc một cách hiệu quả nhất có thể. Các công cụ giải quyết vấn đề bao gồm ba danh mục duy nhất: sơ đồ giải quyết vấn đề, sơ đồ tư duy giải quyết vấn đề và giải pháp phần mềm giải quyết vấn đề.
Sơ đồ giải quyết vấn đề
Lập bản đồ để thoát khỏi một vấn đề là cách đơn giản nhất để biết bạn đang ở đâu và bạn cần kết thúc ở đâu.
Bản đồ vấn đề trực quan không chỉ cho phép bạn vẽ lộ trình hiệu quả nhất từ Điểm A (tình huống rối loạn chức năng) đến Điểm B (quy trình hoàn hảo), các sơ đồ ánh xạ vấn đề còn giúp bạn dễ dàng nhìn thấy hơn:
- Nguyên nhân gốc rễ của một tình thế tiến thoái lưỡng nan
- Các bước, tài nguyên và nhân sự liên quan đến từng giải pháp khả thi
- Các lựa chọn ít tốn thời gian nhất, hiệu quả nhất về chi phí
Một quy trình giải quyết vấn đề trực quan giúp củng cố sự hiểu biết và là một cách tuyệt vời để bạn và nhóm của mình biến những ý tưởng trừu tượng thành một kế hoạch thực tế, có thể tái tạo.
Dưới đây là ba ví dụ về sơ đồ ánh xạ vấn đề phổ biến mà bạn có thể thử với nhóm của mình.
1. Sơ đồ Xương cá
Sơ đồ Xương Cá là một công cụ giải quyết vấn đề phổ biến được đặt tên như vậy bởi vì, sau khi hoàn thành, chúng giống như bộ xương của một con cá.
Với các nguyên nhân gốc rễ có thể có của vấn đề (xương sườn) phân nhánh từ hai bên của đường cột sống gắn với đầu (vấn đề), sơ đồ xương cá động cho phép bạn:
- Phân tích các nguyên nhân gây ra vấn đề và tìm ra nguyên nhân chính
- Hiểu rõ hơn về sự tương tác giữa các yếu tố và nguyên nhân
- Đặt ra một tập hợp các lý do có thể có liên quan cho một vấn đề hiện có
- Điều tra từng khả năng bằng cách chia nhỏ nó thành các nguyên nhân phụ
- Xem các yếu tố góp phần liên quan đến nhau như thế nào
Biểu đồ xương cá còn được gọi là biểu đồ nguyên nhân và kết quả hoặc biểu đồ Ishikawa.
Các bài viết liên quan về Sơ đồ Xương cá:
- Hướng dẫn sử dụng Sơ đồ xương cá Ishikawa để xác định vấn đề
- 10 ví dụ ứng dụng Sơ đồ xương cá để xác định vấn đề
2. Flowchart
Flowchart là một sơ đồ dễ hiểu với nhiều ứng dụng. Nhưng bạn có thể sử dụng nó để phác thảo và kiểm tra xem các bước của một quy trình thiếu sót kết nối với nhau như thế nào. Được tạo thành từ một vài biểu tượng đơn giản được liên kết với các mũi tên chỉ hướng quy trình làm việc, lưu đồ minh họa rõ ràng điều gì xảy ra ở từng giai đoạn của quy trình – và cách mỗi sự kiện tác động đến các sự kiện và quyết định khác
3. Bản đồ chiến lược (Strategy map)
Thường được sử dụng như một công cụ lập kế hoạch chiến lược , các bản đồ chiến lược cũng hoạt động tốt như các sơ đồ lập bản đồ vấn đề. Dựa trên hệ thống phân cấp, các suy nghĩ và ý tưởng có thể được sắp xếp trên một trang duy nhất để đưa ra giải pháp tiềm năng. Khi bạn đã có một số chiến thuật mà bạn cảm thấy đáng để khám phá như những cách khả thi để vượt qua thử thách, bản đồ chiến lược sẽ giúp bạn thiết lập lộ trình tốt nhất để đạt được mục tiêu giải quyết vấn đề của mình.
4. Ma trận Now-How-Wow
Thu thập ý tưởng thì dễ—nhưng chọn ý tưởng tốt nhất thì sao? Đó là một câu chuyện khác.
Nếu bạn có nhiều ý tưởng, hãy thử Ma trận Now-How-Wow để giúp bạn xác định ý tưởng nào bạn nên thực hiện ngay bây giờ và ý tưởng nào nên đợi sau này.
Chỉ cần vẽ biểu đồ hai trục với “độ khó triển khai” trên trục Y và “tính độc đáo của ý tưởng” trên trục X. Chia biểu đồ này thành các góc phần tư và viết “Bây giờ!” trong bảng dưới cùng bên trái, “Chà!” trong bảng dưới cùng bên phải và “Làm thế nào?” trong bảng trên cùng bên phải. Bạn có thể để trống bảng trên cùng bên trái.
Sau đó, lấy ý tưởng của bạn và vẽ chúng trên biểu đồ tùy thuộc vào độ khó thực hiện và mức độ độc đáo của chúng.
Cuối cùng, bạn sẽ có một bức tranh rõ ràng hơn về ý tưởng nào nên bỏ qua, ý tưởng nào nên thực hiện ngay bây giờ và ý tưởng nào cần bổ sung cho tương lai.
Mindmap để Giải quyết vấn đề
Bản đồ tư duy để giải quyết vấn đề đặc biệt có giá trị trong việc hình dung. Bởi vì chúng tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình động não đóng vai trò chính trong cả phân tích nguyên nhân gốc rễ và xác định các giải pháp tiềm năng, chúng giúp làm cho các vấn đề trở nên dễ giải quyết hơn.
Bản đồ tư duy là sơ đồ thể hiện suy nghĩ của bạn. Vì nhiều người gặp khó khăn khi ghi hoặc làm việc với các ghi chú viết tay hoặc đánh máy, bản đồ tư duy được thiết kế để cho phép bạn sắp xếp và cấu trúc suy nghĩ của mình một cách trực quan để bạn có thể chơi với các ý tưởng, khái niệm và giải pháp giống như cách bộ não của bạn làm.
Bằng cách bắt đầu với một khái niệm duy nhất rồi phân nhánh thành chi tiết hơn, sơ đồ tư duy giải quyết vấn đề giúp bạn dễ dàng:
- Giải thích các vấn đề hoặc quy trình không quen thuộc trong thời gian ngắn hơn
- Chia sẻ và xây dựng trên những ý tưởng mới lạ
- Đạt được sự hiểu biết nhóm tốt hơn có thể dẫn đến các giải pháp hiệu quả hơn
Bản đồ tư duy là một công cụ giải quyết vấn đề có giá trị vì chúng hướng đến việc đưa ra tư duy linh hoạt mà các giải pháp sáng tạo yêu cầu. Dưới đây là ba loại bản đồ tư duy giải quyết vấn đề mà bạn có thể sử dụng để tạo thuận lợi cho quá trình động não.
5. Bản đồ tinh thần (Mental maps)
Mental maps giúp bạn đưa suy nghĩ của mình về những gì có thể gây ra vấn đề tại nơi làm việc ra khỏi đầu bạn và đưa vào một không gian kỹ thuật số được chia sẻ.
Vì bản đồ tinh thần phản ánh cách bộ não của chúng ta tiếp nhận và phân tích thông tin mới, nên việc sử dụng chúng để mô tả lý thuyết của bạn một cách trực quan sẽ giúp bạn và nhóm của bạn làm việc và kiểm tra các mô hình suy nghĩ đó.
6. Bản đồ ý tưởng (Idea maps)
Bản đồ ý tưởng cho phép bạn tận dụng nhiều loại màu sắc và hình ảnh để sắp xếp và sắp xếp quá trình suy nghĩ phân tán của mình. Bản đồ ý tưởng là công cụ động não lý tưởng vì chúng cho phép bạn trình bày và khám phá các ý tưởng về cách tốt nhất để giải quyết vấn đề một cách cộng tác và với tinh thần nhiệt tình chung đối với tư duy vượt trội.
7. Bản đồ khái niệm (Concept maps)
Bản đồ khái niệm là một trong những cách tốt nhất để định hình suy nghĩ của bạn về một giải pháp tiềm năng vì chúng cho phép bạn tạo các biểu diễn trực quan, liên kết với nhau của các khái niệm phức tạp.
Bằng cách trình bày kỹ thuật số quy trình giải quyết vấn đề được đề xuất của bạn – và sử dụng các đường kẻ để hình thành và xác định các kết nối mối quan hệ – nhóm của bạn sẽ có thể thấy cách mỗi phần của câu đố giải pháp kết nối với nhau như thế nào.
Các kỹ thuật và phương pháp
8. Cây vấn đề
Cây vấn đề (Logic Tree) là một công cụ khuyến khích tư duy trực quan và giúp nhóm phát triển mô hình giải quyết vấn đề phù hợp.
Đầu tiên, nhóm liệt kê các vấn đề cần giải quyết, có thể là vấn đề thiết kế, vấn đề nhóm hoặc các vấn đề kinh doanh lớn hơn.
Sau đó, nhóm sắp xếp các vấn đề theo một hệ thống phân cấp, từ quan trọng nhất đến ít quan trọng hoặc từ trừu tượng đến thực tế. Mục tiêu của cây vấn đề là để nhóm có thể quản lý và sắp xếp các vấn đề một cách hiệu quả.
9. Phân tích SWOT
Phân tích SWOT tập trung vào việc xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa. Phương pháp này đã được thử nghiệm và kiểm chứng cho cả cá nhân và nhóm.
Phân tích SWOT giúp nhóm đánh giá các yếu tố nội và ngoại tại ảnh hưởng đến vấn đề, và từ đó tạo ra các chiến lược giải quyết vấn đề hiệu quả.
10. Sáu chiếc mũ tư duy
Sáu chiếc mũ tư duy là một công cụ cổ điển để xem xét các vấn đề từ các góc độ khác nhau. Các nhóm sử dụng sáu chiếc mũ tư duy để tập trung vào các sự kiện và dữ liệu, tạo ra giải pháp sáng tạo và xem xét lý do tại sao một giải pháp cụ thể có thể không hiệu quả.
Phương pháp này giúp loại bỏ rào cản trong cuộc thảo luận và đưa ra quyết định đồng thuận để giải quyết các vấn đề phức tạp.
11. Phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis)
Đây là một kỹ thuật giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề. Bằng cách sử dụng các công cụ như “5 tại sao” hoặc “Phân tích câu chuyện”, bạn đi sâu vào các lý do và tìm ra nguyên nhân cơ bản của vấn đề để có thể áp dụng các biện pháp khắc phục phù hợp.
12. Nguyên lý Pareto
Nguyên lý Pareto là một công cụ sử dụng biểu đồ thanh để phân tích các vấn đề theo tần suất hoặc tác động.
Biểu đồ Pareto giúp nhóm tập trung vào các vấn đề có tác động lớn nhất và xác định các lĩnh vực cần cải tiến.
Nó được sử dụng trong Six Sigma để tìm ra giải pháp và phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
13. Biểu đồ phân tán (Scatter diagram)
Biểu đồ phân tán là một công cụ đồ họa hai chiều để tìm kiếm mối quan hệ giữa hai biến. Nó giúp nhóm phân tích sự tương quan giữa các biến và xác định mối quan hệ phi tuyến tính.
Biểu đồ phân tán rộng rãi được sử dụng trong Six Sigma để đánh giá các vấn đề và nguyên nhân gốc rễ.
Thông qua việc hiển thị mối tương quan giữa vấn đề và nguyên nhân, biểu đồ phân tán giúp nhóm chất lượng định rõ nguyên nhân nào có tác động lớn nhất và cần được ưu tiên giải quyết.
14. 5 câu hỏi tại sao (5 Why)
Phương pháp 5 Why sử dụng loạt câu hỏi để đi sâu tìm hiểu nguyên nhân của một vấn đề. Mỗi khi đặt câu hỏi “tại sao”, câu trả lời sẽ trở thành cơ sở cho câu hỏi tiếp theo, cho đến khi nhóm tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
5 câu hỏi tại sao là một công cụ đơn giản và linh hoạt, không yêu cầu dữ liệu phức tạp. Nó được sử dụng để phân tích sâu kết quả từ biểu đồ Pareto và giúp nhóm hiểu rõ hơn về các nguyên nhân của vấn đề.
15. Ma trận quyết định
Đây là một công cụ phân tích tương đối đơn giản và hiệu quả để đưa ra quyết định trong tình huống có nhiều tùy chọn. Bằng cách xây dựng một ma trận với các yếu tố quan trọng và đánh giá các tùy chọn theo từng yếu tố, bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên các điểm số tính toán.
16. Kỹ thuật brainstorming
Brainstorming là quá trình tập trung tư duy sáng tạo để tạo ra ý tưởng và giải pháp mới. Bằng cách tự do đưa ra ý kiến, khuyến khích sự sáng tạo và không đánh giá ý tưởng trong giai đoạn đầu, bạn có thể khai thác tài nguyên tư duy của các thành viên nhóm và tạo ra các giải pháp đột phá.
17. Phân tích rủi ro
Đối mặt với rủi ro là một phần không thể tránh được trong quá trình giải quyết vấn đề. Phân tích rủi ro giúp bạn xác định, đánh giá và quản lý các rủi ro tiềm ẩn.
Bằng cách xác định các rủi ro và tìm cách giảm thiểu tác động của chúng hoặc phòng ngừa chúng, bạn có thể tăng khả năng thành công trong việc giải quyết vấn đề.
Giải pháp phần mềm Giải quyết vấn đề
Dưới đây là ba ví dụ phần mềm giải quyết vấn đề.
18. Phần mềm Kiểm tra Quy trình theo Lớp
Kiểm toán quy trình theo lớp (LPAs – Layered Process Audit software) giúp các công ty giám sát quy trình sản xuất và theo dõi chi phí cũng như chất lượng hàng hóa mà họ tạo ra. Phần mềm LPA chuyên dụng giúp các nhà sản xuất giải quyết vấn đề dễ dàng hơn vì phần mềm này giúp họ biết nơi đang xảy ra những rò rỉ tốn kém và cho phép tất cả các cấp quản lý tham gia sửa chữa những rò rỉ đó.
19. Phần mềm biểu đồ (Charting)
Phần mềm biểu đồ có đủ hình dạng và kích cỡ để phù hợp với nhiều lĩnh vực kinh doanh. Ví dụ, biểu đồ Pareto kết hợp biểu đồ thanh với biểu đồ đường để các công ty có thể so sánh các vấn đề khác nhau hoặc các yếu tố góp phần xác định tần suất, chi phí và tầm quan trọng của chúng. Phần mềm biểu đồ thường được sử dụng trong tiếp thị, nơi có nhiều biểu đồ thanh và biểu đồ trục XY giúp hiển thị và kiểm tra hồ sơ đối thủ cạnh tranh, phân khúc khách hàng và xu hướng bán hàng.
20. MindManager
Bất kể bạn làm việc ở đâu hay vai trò giải quyết vấn đề của bạn như thế nào, MindManager là một phần mềm giải quyết vấn đề sẽ giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn trong việc tìm ra lý do tại sao một quy trình, kế hoạch hoặc dự án không hoạt động như bình thường.
Khi bạn biết lý do tại sao lại tồn tại trở ngại, thiếu sót hoặc khó khăn, bạn có thể sử dụng nhiều sơ đồ lập bản đồ vấn đề và động não của MindManager để:
- Tìm cách hứa hẹn nhất để khắc phục tình hình
- Kích hoạt giải pháp bạn đã chọn và
- Tiến hành kiểm tra thường xuyên để đảm bảo công việc sửa chữa của bạn bền vững
Kết luận
Trong công việc và cuộc sống hàng ngày, việc giải quyết vấn đề là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, để đưa ra được giải pháp tốt nhất, bạn cần phải hiểu rõ vấn đề và có các công cụ hỗ trợ giải quyết vấn đề hiệu quả.
Trong bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu đến bạn 10 công cụ giải quyết vấn đề. Bạn có thể lựa chọn công cụ phù hợp nhất với nhu cầu của mình và áp dụng chúng để giải quyết các vấn đề trong công việc và cuộc sống một cách hiệu quả.
Chúc bạn thành công trong việc giải quyết các vấn đề!
Nguồn:
- https://blog.mindmanager.com/202007problem-solving-tools/
- https://www.complianceonline.com/resources/7-powerful-problem-solving-root-cause-analysis-tools.html
