Biểu đồ Ishikawa, còn được gọi là sơ đồ xương cá, là một công cụ phân tích được sử dụng để xác định các nguyên nhân tiềm năng của vấn đề. Phương pháp này ra đời với mục đích giúp các doanh nghiệp tìm kiếm và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
Bài viết này Chamdocsach cung cấp một Hướng dẫn đẫy đủ giúp bạn giải quyết vấn đề hiệu quả với việc sử dụng Biểu đồ xương cá, từ việc đơn giản hóa vấn đề phức tạp bằng mô hình xương cá 6M phổ biến và kết hợp các phương pháp để đào sâu như 5 Why, Pareto và ma trận ưu tiên để phân tích và xác định vấn đề gốc rễ.
Biểu đồ Ishikawa là gì?
Biểu đồ Ishikawa là biểu đồ thể hiện nguyên nhân của một sự kiện và thường được sử dụng trong quá trình sản xuất và phát triển sản phẩm để phác thảo các bước khác nhau trong quy trình, chứng minh nơi có thể phát sinh các vấn đề về kiểm soát chất lượng và xác định nguồn lực nào được yêu cầu tại các thời điểm cụ thể.
Biểu đồ Ishikawa được Kaoru Ishikawa phát triển trong những năm 1960 như một cách đo lường các quy trình kiểm soát chất lượng trong ngành đóng tàu.
Những điểm chính của Phương pháp Ishikawa
- Biểu đồ Ishikawa được sử dụng để hiển thị các yếu tố nguyên nhân dẫn đến một số kết quả cuối cùng, thường liên quan đến vấn đề sản xuất hoặc thiết kế.
- Có hình dạng hơi giống một con cá, những biểu đồ này đôi khi được gọi là biểu đồ xương cá hoặc “Fishikawa”.
- Sơ đồ Ishikawa thường tuân theo “6 chữ M”:
- Method (Phương pháp),
- Machine (máy móc, thiết bị),
- Men (con người),
- Material (vật liệu),
- Measurement (đo lường) và
- Mother nature (môi trường/mẹ thiên nhiên).
Hiểu sơ đồ Ishikawa
Biểu đồ Ishikawa đôi khi được gọi là biểu đồ xương cá, biểu đồ xương cá, biểu đồ nguyên nhân và kết quả hoặc Fishikawa. Chúng là sơ đồ nhân quả do Kaoru Ishikawa tạo ra để chỉ ra nguyên nhân của một sự kiện cụ thể.
Chúng giống như một bộ xương cá, với các “xương sườn” đại diện cho nguyên nhân của một sự kiện và kết quả cuối cùng xuất hiện ở phần đầu của bộ xương.
Mục đích của sơ đồ Ishikawa là cho phép ban quản lý xác định vấn đề nào cần được giải quyết để đạt được hoặc tránh được một sự kiện cụ thể.
Các ứng dụng phổ biến khác của sơ đồ Ishikawa bao gồm sử dụng nó như một phương pháp để tạo ra các thiết kế sản phẩm giải quyết các vấn đề thực tế. Nó cũng có thể được sử dụng trong phòng ngừa lỗi chất lượng để xác định các yếu tố tiềm ẩn gây ra ảnh hưởng tổng thể.
Mỗi nguyên nhân hoặc lý do cho sự không hoàn hảo là một nguồn biến đổi. Các nguyên nhân thường được nhóm thành các loại chính để xác định và phân loại các nguồn biến đổi này.
Cách tạo Biểu đồ Xương cá Ishikawa
Để tạo Sơ đồ Ishikawa bằng tay, một nhóm sẽ cần phần mềm chuyên dụng hoặc bảng trắng, biểu đồ lật và một số bút đánh dấu.
- Xác định Vấn đề: Nhóm nên đồng ý về một tuyên bố vấn đề (hiệu quả).
- Viết tuyên bố vấn đề và đặt ở phần đầu xương cá (bên phải của bảng lật hoặc bảng trắng), đóng khung và vẽ một mũi tên nằm ngang chạy tới đó.
- Động não các loại nguyên nhân chính của vấn đề. Chẳng hạn, có thể hợp lý khi bắt đầu với các tiêu đề chung với sơ đồ 6M gồm: Method (Phương pháp), Machine (máy móc, thiết bị), Men (con người), Material (vật liệu), Measurement (đo lường) và Mother nature (môi trường/mẹ thiên nhiên)
- Viết các loại nguyên nhân dưới dạng các nhánh từ mũi tên chính.
- Xác định nguyên nhân có thể xẩy ra:
- Động não nguyên nhân có thể. Hỏi: “Tại sao điều này lại xảy ra?” Khi mỗi ý tưởng được đưa ra, người điều hành viết nó dưới dạng một nhánh từ danh mục thích hợp. Nguyên nhân có thể được viết ở một số nơi, nếu chúng liên quan đến một số loại.
- Đặt câu hỏi “Tại sao điều này lại xảy ra?” lại. Viết các nguyên nhân phụ phân nhánh các nguyên nhân. Tiếp tục hỏi “Tại sao?” và phát sinh những cấp độ nguyên nhân sâu xa hơn. Các tầng nhánh biểu thị mối quan hệ nhân quả.
- Phân tích đánh giá các nguyên nhân gốc rễ
- Xác định nguyên nhân có khả năng nhất của sự cố có thể sử dụng phương pháp phân tích dữ liệu va Pareto.
Xem hướng dẫn chi tiết Cách vẽ Sơ đồ Xương cá kèm hình ảnh hướng dẫn tại đây
Các loại Sơ đồ xương cá Ishikawa
Về cốt lõi, sơ đồ Ishikawa là giống nhau. Tuy nhiên, có nhiều loại khác nhau dựa trên các danh mục khác nhau có thể thúc đẩy tư duy chiến lược hoặc đổi mới khác nhau. Dưới đây là các loại sơ đồ Ishikawa phổ biến hơn.
Sơ đồ Ishikawa 6 M
Mỗi “xương” hoặc “xương sườn” trong sơ đồ cổ điển của Ishikawa đại diện cho một vấn đề liên quan đến kiểm soát chất lượng và có thể được mô tả bằng sáu chữ “M”, trong đó có thể xác định và khắc phục các lỗi hoặc lỗi tiềm ẩn. Đó là:
- Menpower (Nhân lực) – Sự đào tạo, kỹ năng và thái độ của nhân viên hoặc công nhân
- Machine (Máy móc) – Bảo trì máy móc, có cần nâng cấp lên công nghệ tốt hơn không
- Material (Vật liệu) – Nguyên vật liệu và đầu vào có được dán nhãn, bảo quản đúng cách và có chất lượng cao không. Họ đã được đặt hàng đúng kích cỡ và số lượng chưa?
- Measurement (Đo lường) – Các phương pháp đo lường và kiểm soát có đúng và chính xác không. Họ có cần phải được điều chỉnh?
- Mother Nature (Mẹ thiên nhiên) – Các yếu tố môi trường thường không thể kiểm soát được như hỏa hoạn hoặc thời tiết xấu, nhưng có thể thực hiện một số biện pháp an toàn nhất định, cũng như mua bảo hiểm cho thiệt hại hoặc thảm họa
- Methods (Phương pháp) – Quy trình sản xuất có số bước hiệu quả nhất không, có nút cổ chai nào không, có quá phức tạp và dễ sai sót không?
Sơ đồ Ishikawa 8 P
Tương tự như sơ đồ 6P cổ điển, một biến thể tổ chức thông tin thành tám loại khác nhau được liệt kê bên dưới.
- Procedure (Thủ tục) – Tập hợp các hướng dẫn tại chỗ để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc hoạt động là gì?
- Polistic (Chính sách) – Những quy tắc nội bộ nào quy định cách mọi thứ được thực hiện và chúng có được tuân theo không?
- Place (Địa điểm) – Các sự kiện đang diễn ra ở đâu, có những địa điểm tốt hơn mà các sự kiện có thể xảy ra không, và ý nghĩa của các sự kiện xảy ra ở những nơi này là gì?
- Product (Sản phẩm) – Cái gì đang được sản xuất, tại sao nó được sản xuất và những gì khác có thể được sản xuất?
- People (Con người) – Ai tham gia vào quy trình và ai bị loại khỏi quy trình một cách không chính xác?
- Process (Quy trình) – Các bước của một quy trình là gì và chúng có được tuân thủ tương ứng không?
- Price (Giá) – Đầu vào tài chính của quy trình là gì và đầu ra tài chính của quy trình là gì?
- Promotion (Quảng cáo) – Hàng hóa được giới thiệu ra thị trường như thế nào và những chiến lược nào được sử dụng để truyền đạt lợi ích của sản phẩm?
Sơ đồ Ishikawa 4 chữ S
Sơ đồ 4S Ishikawa có ít xương hoặc xương sườn hơn vì nó chỉ chia các hạng mục thành bốn thành phần. Sơ đồ này phù hợp hơn cho ngành dịch vụ vì nó bỏ qua các danh mục sẽ hữu ích hơn khi xem xét một sản phẩm hoặc quy trình sản xuất.
- Supplier (Nhà cung cấp) – Chúng ta dựa vào ai để có hàng hóa và chúng ta cần gì từ các bên thứ ba này?
- System (Hệ thống) – Những quy trình tổng thể nào được áp dụng và làm thế nào chúng có thể được cải thiện hoặc thay đổi để phục vụ khách hàng tốt hơn?
- Surrounding (Môi trường xung quanh) – Khách hàng có trải nghiệm thực tế nào khi họ tương tác với doanh nghiệp của chúng ta và hoàn cảnh nào ở gần doanh nghiệp của chúng ta ảnh hưởng đến cách chúng ta hoạt động?
- Skills (Kỹ năng) – Chúng ta có tài năng gì, chúng ta cần tài năng gì và khách hàng yêu cầu gì ở chúng ta mà chúng ta phải giỏi?
Một biểu đồ xương cá đơn giản không có bất kỳ danh mục nào được xác định trước. Thay vào đó, tổ chức đặt ra các danh mục hữu ích nhất để phân tích. Chúng có thể là một phần của mỗi sơ đồ được đề cập ở trên hoặc các danh mục hoàn toàn khác nhau.
Ví dụ thực tiễn về biểu đồ Ishikawa
Ví dụ 1:
Hãy thử lấy một ví dụ về vấn đề mà chúng ta cần chú ý là giao hàng sai/chậm trễ/hư hỏng. Có rất nhiều lý do có thể xảy ra, chẳng hạn như bao bì bị lỗi dẫn đến hư hỏng trong quá trình vận chuyển, sản phẩm bị gửi nhầm khi giao hàng hoặc nhãn địa chỉ trên sản phẩm không chính xác. Chúng ta có thể phân loại giống nhau theo các nguyên nhân chính và trình bày dưới dạng sơ đồ xương cá như sau:
Ví dụ 2
Hãy lấy thêm một ví dụ nữa. Nhận thấy chúng tôi đã giải quyết vấn đề trên tốt như thế nào, chúng tôi đã thuê chuyên gia tư vấn từ một cửa hàng bánh mì kẹp thịt để xác định nguyên nhân khiến bánh mì kẹp thịt kém chất lượng được chế biến. Câu hỏi nghe có vẻ ngon. Ý tôi là hấp dẫn.
Ví dụ 3:
Một ví dụ thực tế nữa về việc sử dụng phương pháp Ishikawa để giải quyết vấn đề là trong sản xuất đồ gỗ. Công ty A sản xuất đồ gỗ nhưng gần đây sản phẩm của họ không đạt được chất lượng như mong đợi.
Bước đầu tiên họ xác định vấn đề chính của sản phẩm và thiết lập một nhóm làm việc để giải quyết vấn đề này. Sau đó, để xác định các nguyên nhân chính của vấn đề bằng cách tạo ra một biểu đồ Ishikawa. Các nguyên nhân được xác định bao gồm Quá trình sản xuất, Vật liệu, Công nghệ sản xuất, Nhân lực và Môi trường sản xuất.
Họ phân tích các nguyên nhân tiềm năng của vấn đề và tìm ra rằng một số vật liệu không đạt tiêu chuẩn và quá trình sản xuất chưa được kiểm soát chặt chẽ. Do đó, công ty đã đưa ra một số giải pháp để khắc phục vấn đề bao gồm:
- Sử dụng vật liệu tốt hơn,
- Cải thiện quá trình sản xuất và
- Đào tạo thêm nhân viên về kỹ năng sản xuất.
Xem thêm: Top 10+ Ví dụ Sơ đồ Xương cá: Giúp Giải quyết Vấn đề nhẹ nhàng hơn
Khi nào nên sử dụng sơ đồ Ishikawa
Biểu đồ Ishikawa có một số cách sử dụng và có thể hình dung các nguyên nhân tiềm ẩn của vấn đề trong nhiều trường hợp khác nhau. Các sơ đồ này rất hữu ích cho các nhà phát triển sản phẩm khi các mặt hàng mới đang được tạo. Điều này cũng giúp các nhóm xác định nguồn lực nào sẽ cần thiết vào những thời điểm cụ thể để xác định các vấn đề về kiểm soát chất lượng trước khi chúng xảy ra.
Sơ đồ Ishikawa cũng hỗ trợ các sản phẩm lâu đời hơn bằng các quy trình xử lý sự cố. Khi một vấn đề phát sinh và ban quản lý không thể tìm ra nguyên nhân, họ có thể sử dụng sơ đồ Ishikawa để chia vấn đề thành các phần nhỏ hơn cho đến khi vấn đề gốc được tìm ra và giải quyết.
Sơ đồ Ishikawa hữu ích hơn khi có một vấn đề đã biết mà một công ty có thể xác định. Công ty cũng phải có khả năng quan sát vấn đề, vì thông tin này cuối cùng sẽ được đưa vào biểu đồ. Sơ đồ có thể được sử dụng để mô tả giả thuyết của ban quản lý về những gì đã xảy ra và giải thích cách giải quyết vấn đề.
Ưu điểm và nhược điểm của sơ đồ Ishikawa
Sơ đồ Ishikawa rất trực quan và dễ hiểu trong nháy mắt. Bằng cách chia nhỏ hoạt động kinh doanh thành các phân khúc khác nhau (ví dụ: máy móc, nhân lực, v.v.), nguyên nhân cốt lõi của các vấn đề có thể được xác định và giải quyết tốt hơn.
Nó cũng có một cấu trúc linh hoạt trong đó các “xương sườn” khác nhau có thể được sửa đổi, loại bỏ hoặc thay thế khi cần thiết để phù hợp với một doanh nghiệp hoặc tổ chức cụ thể.
Tuy nhiên, tính đơn giản của nó cũng có thể là nhược điểm lớn nhất vì nó không nhất thiết tiết lộ quy mô hoặc tầm quan trọng của bất kỳ vấn đề nào, khiến việc ưu tiên hành động trở nên khó khăn hơn.
Điều này có nghĩa là những vấn đề nhỏ có thể được quan tâm nhiều hơn mức cần thiết còn những vấn đề lớn thì không đủ. Bởi vì phần lớn đầu vào và diễn giải của biểu đồ là chủ quan, nó cũng có thể dẫn đến sự bất đồng giữa các nhà quản lý xem biểu đồ từ các quan điểm khác nhau.
Ưu điểm :
- Giúp tìm ra các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề: Sơ đồ Ishikawa giúp định vị các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, giúp cho việc giải quyết vấn đề trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
- Giúp tăng tính sáng tạo và suy nghĩ logic: Khi tạo sơ đồ Ishikawa, người sử dụng phải suy nghĩ logic để liên kết các yếu tố với nhau. Điều này giúp tăng tính sáng tạo và kỹ năng phân tích của người sử dụng.
- Dễ sử dụng và hiệu quả: Sơ đồ Ishikawa là một công cụ đơn giản, dễ sử dụng và rất hiệu quả để phân tích nguyên nhân của vấn đề.
- Giúp cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ: Sơ đồ Ishikawa giúp tìm ra các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, từ đó có thể giải quyết và cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Nhược điểm :
- Yêu cầu thời gian và công sức: Tạo sơ đồ Ishikawa yêu cầu thời gian và công sức, đặc biệt là khi vấn đề phức tạp.
- Không phân biệt được mức độ ảnh hưởng của các yếu tố: Sơ đồ Ishikawa không phân biệt được mức độ ảnh hưởng của các yếu tố lên vấn đề, nên có thể dẫn đến việc tìm kiếm các giải pháp không hiệu quả hoặc không cần thiết.
- Không đưa ra được giải pháp cụ thể: Sơ đồ Ishikawa chỉ giúp phân tích nguyên nhân của vấn đề, nhưng không đưa ra được các giải pháp cụ thể để khắc phục vấn đề đó.
- Yêu cầu sự hiểu biết về vấn đề: Để tạo sơ đồ Ishikawa hiệu quả, người sử dụng cần có sự hiểu biết về vấn đề cần giải quyết và các yếu tố liên quan đến vấn đề đó.
Một số câu hỏi thường gặp
Biểu đồ Ishikawa được sử dụng để làm gì?
Sơ đồ Ishikawa là công cụ quản lý được sử dụng để kiểm soát chất lượng giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề hoặc khiếm khuyết được tìm thấy trong hoạt động kinh doanh.
Tại sao nó được gọi là sơ đồ Ishikawa?
Còn được gọi là sơ đồ xương cá, cái tên Ishikawa bắt nguồn từ học giả người Nhật Kaoru Ishikawa, người vào những năm 1960, đã phổ biến việc sử dụng nó trong ngành công nghiệp Nhật Bản.
Các danh mục được bao gồm trong Sơ đồ xương cá là gì?
Mặc dù bất kỳ số lượng danh mục nào cũng có thể được sử dụng để phù hợp với một doanh nghiệp cụ thể, nhưng biểu đồ xương cá thường xuất hiện với sáu: nhân lực, vật liệu, phương pháp, máy móc, đo lường và môi trường (mẹ thiên nhiên). Chúng bao gồm sáu chữ M của Sơ đồ Ishikawa.
Kết luận: Điểm mấu chốt
Biểu đồ Ishikawa là các bản vẽ sơ đồ xác định các nguyên nhân gốc rễ có thể gây ra các lỗi hoặc mối lo ngại trong quá trình sản xuất. Mỗi bối cảnh nguyên nhân (ví dụ: nhân lực, máy móc, phương pháp, vật liệu, đo lường, mẹ thiên nhiên/môi trường) được vẽ như thể các xương sườn trên bộ xương của một con cá, tạo ra các biểu đồ có tên thay thế là sơ đồ xương cá.
Bằng cách cho phép các nhà quản lý nhanh chóng thu hẹp (các) nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề khác nhau, chúng có thể được giải quyết nhanh chóng. Tuy nhiên, mức độ hoặc tầm quan trọng tương đối của một vấn đề vẫn chưa được nhận biết rõ ràng trong biểu đồ Ishikawa và việc giải thích vấn đề này có tính chủ quan.
Nguồn tham khảo:
- https://www.investopedia.com/terms/i/ishikawa-diagram.asp
- https://asq.org/quality-resources/fishbone
- https://www.wallstreetmojo.com/fishbone-diagram/
