Có rất nhiều vấn đề và sự cố xảy ra trong cuộc sống và công việc hàng ngày của chúng ta. Để giải quyết một vấn đề một cách hiệu quả, chúng ta cần tìm ra nguyên nhân gốc rễ – nguyên nhân cơ bản dẫn đến sự cố. Đó là lý do tại sao phân tích nguyên nhân gốc rễ là một phương pháp quan trọng để giải quyết vấn đề.
Trong phân tích nguyên nhân gốc rễ, có một số công cụ quan trọng được sử dụng để xác định và hiểu rõ nguyên nhân cơ bản của một vấn đề. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 6 công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ phổ biến nhất.
Phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA: Root Cause Analysis) là một quá trình xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và cách tiếp cận có hệ thống để ứng phó với chúng. Phân tích nguyên nhân gốc rễ dựa trên ý tưởng rằng quản lý hiệu quả nên tìm cách ngăn chặn các vấn đề trước khi chúng xảy ra và ảnh hưởng đến công việc của toàn bộ tổ chức.
Phân tích nguyên nhân gốc rễ là một trong những yếu tố giải quyết vấn đề quan trọng nhất trong quản lý chất lượng. Phân tích nguyên nhân gốc rễ là một phần quan trọng của phương pháp Six Sigma.
6 Công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ
Có sáu công cụ chính của phân tích nguyên nhân gốc rễ, được sử dụng thông qua quá trình xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề.
- Nguyên lý Pareto
- 5 câu hỏi tại sao
- Biểu đồ đồ thị phân tán
- Sơ đồ xương cá
- Chế độ lỗi và phân tích hiệu ứng (FMEA – Failure Mode and Effects Analysis)
- Cây Phân tích lỗi (FTA – Fault Tree Analysis)
1. Nguyên lý Pareto
Nguyên lý Pareto là biểu đồ thanh được sắp xếp theo thứ tự giảm dần từ tần suất cao nhất đến tần suất thấp nhất từ trái sang phải. Chiều cao của các thanh phản ánh tần suất hoặc tác động của các vấn đề. Biểu đồ Pareto hỗ trợ nhóm cải tiến chất lượng tập trung vào các lĩnh vực cải tiến có tác động lớn nhất.
Nguyên tắc Pareto được sử dụng trong Six Sigma để tìm ra các vấn đề và giải pháp của chúng, và phân tích nguyên nhân gốc rễ là một phần quan trọng của quá trình đó. Để tạo Biểu đồ Pareto, bạn có thể làm theo các bước X, Y và Z.
2. 5 câu hỏi tại sao (5 Why)
Phương pháp 5 Why sử dụng một loạt câu hỏi để hiểu các tầng của vấn đề. Ý tưởng là mỗi lần bạn hỏi tại sao, câu trả lời bạn đưa ra sẽ trở thành nền tảng của câu hỏi tại sao tiếp theo cho đến khi bạn tìm ra nguồn gốc của vấn đề.
5 câu hỏi tại sao là một công cụ đơn giản được sử dụng cho các vấn đề mà bạn không cần bất kỳ dữ liệu nâng cao nào. Phương pháp này được sử dụng để phân tích sâu kết quả của biểu đồ Pareto được sử dụng trong Six Sigma.
3. Biểu đồ phân tán (Scatter diagram)
Biểu đồ phân tán là biểu diễn đồ họa hai chiều của một tập hợp dữ liệu. Sơ đồ phân tán vẽ đồ thị cặp dữ liệu số với một biến trên mỗi trục để tìm kiếm mối quan hệ của chúng.
Khả năng hiển thị mối quan hệ phi tuyến tính giữa các biến được sử dụng rộng rãi trong Six Sigma. Biểu đồ phân tán được sử dụng rộng rãi như một công cụ để phân tích các vấn đề trong Six Sigma. Điểm phân tán chỉ ra các biến liên quan với nhau như thế nào. Mối quan hệ này được gọi là tương quan, và có ba loại tương quan: tích cực, tiêu cực và không tương quan.
Trong Six Sigma, biểu đồ phân tán sẽ hiển thị trực quan mối tương quan giữa vấn đề và nguyên nhân, cho dù có mối tương quan tích cực, tiêu cực hay không. Điều này giúp các nhóm chất lượng đánh giá nguyên nhân giả định nào có tác động lớn nhất đến một vấn đề và nguyên nhân nào cần được giải quyết trước.
4. Sơ đồ xương cá (Fishbone diagram)
Biểu đồ xương cá, còn được gọi là biểu đồ nguyên nhân và kết quả hoặc biểu đồ Ishikawa, sắp xếp các nguyên nhân có thể thành các loại khác nhau bắt nguồn từ vấn đề ban đầu. Hơn nữa, biểu đồ xương cá có thể có nhiều nguyên nhân phụ bổ sung bắt nguồn từ mỗi loại đã xác định.
Biểu đồ xương cá là công cụ phân tích nguyên nhân và kết quả được sử dụng nhiều nhất trong Six Sigma. Phân tích nguyên nhân và kết quả là một trong những nhiệm vụ chính trong bất kỳ dự án Six Sigma nào.
5. Phân tích tác động và chế độ lỗi (FMEA)
Chế độ lỗi và phân tích hiệu ứng (FMEA) là một phương pháp được sử dụng để khám phá các lỗi hoặc lỗi tiềm ẩn trong quá trình thiết kế sản phẩm và quy trình.
Trong Six Sigma, FMEA cung cấp cho các nhóm dự án một công cụ để dự đoán những thất bại có thể xảy ra nhất có thể ảnh hưởng đến khách hàng.
Phân tích tác động và chế độ lỗi được triển khai trong giai đoạn phân tích của chu trình Six Sigma DMAIC và nó giúp ước tính tầm quan trọng của tác động của các lỗi quy trình có thể xảy ra.
6. Phân tích cây lỗi (FTA)
Phân tích cây lỗi (Fault Tree Analysis – FTA) là một công cụ đồ họa và là một trong những công cụ hữu ích hơn trong điều tra vấn đề Lean Six Sigma. FTA khám phá các nguyên nhân gây ra lỗi ở cấp độ hệ thống.
Phân tích cây lỗi ưu tiên các rủi ro theo cách cho phép các rủi ro cao nhất được giải quyết trước. Nó sử dụng logic boolean để kết hợp một loạt các sự kiện cấp thấp hơn và về cơ bản, đây là cách tiếp cận từ trên xuống để xác định lỗi cấp thành phần (sự kiện cơ bản) gây ra lỗi cấp hệ thống (sự kiện hàng đầu).
Khi được kết hợp với các công cụ Lean Six Sigma khác, phân tích cây lỗi giúp nhóm tập trung vào các biến đầu vào quan trọng nhất cho các biến đầu ra chính trong một quy trình nhất định. FTA là cách tiếp cận từ trên xuống để xác định các lỗi ở cấp độ thành phần gây ra lỗi ở cấp độ hệ thống.
Cách sử dụng các công cụ trong phân tích nguyên nhân gốc rễ
Tại đây, bạn có thể xem các cách sử dụng các công cụ Phân tích nguyên nhân gốc rễ.
Công cụ có thể được sử dụng ở những bước nào trong quá trình phân tích nguyên nhân gốc rễ?
Phân tích nguyên nhân gốc rễ có thể được thực hiện theo sáu bước – xác định sự kiện, tìm nguyên nhân, tìm nguyên nhân gốc rễ, tìm giải pháp, thực hiện hành động, xác minh tính hiệu quả của giải pháp.
Một số công cụ RCA có thể được thực hiện trong các bước phân tích nguyên nhân gốc rễ.
- Để xác định sự kiện và đi đến nguồn gốc của vấn đề, bạn có thể sử dụng 5 Why.
- Để tìm nguyên nhân tiềm ẩn của sự kiện đang được đề cập, bạn có thể triển khai biểu đồ Xương cá.
- Để tìm ra nguyên nhân cốt lõi nằm ở trung tâm của vấn đề, bạn có thể sử dụng Biểu đồ phân tán và Phân tích Pareto.
Những ngành nào có thể hưởng lợi từ việc sử dụng các công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ?
Các công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ có thể hữu ích và hưởng lợi cho một loạt các ngành nghề và lĩnh vực. Dưới đây là một số ngành mà việc áp dụng các công cụ này có thể mang lại lợi ích:
- Công nghiệp sản xuất: Giúp tìm hiểu nguyên nhân gây ra lỗi sản xuất, tăng cường hiệu suất, cải thiện chất lượng sản phẩm và giảm sự cố trong quy trình sản xuất.
- Dịch vụ khách hàng: Phân tích nguyên nhân gốc giúp xác định các vấn đề liên quan đến chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu khách hàng và tăng cường trải nghiệm khách hàng.
- Quản lý dự án: Áp dụng các công cụ này giúp xác định và giải quyết các vấn đề trong quá trình quản lý dự án, tăng cường sự phối hợp và đạt được kết quả đáng kể.
- Y tế: Phân tích nguyên nhân gốc hỗ trợ trong việc tìm hiểu nguyên nhân gây bệnh, tăng cường an toàn và chất lượng trong dịch vụ y tế.
- Quản lý chất lượng: Các công cụ phân tích nguyên nhân gốc đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nguyên nhân gây ra lỗi và tìm ra giải pháp để nâng cao chất lượng và hiệu suất tổ chức.
- Quản lý tiến trình: Sử dụng phân tích nguyên nhân gốc giúp định rõ nguyên nhân gây ra sự cố, giảm thiểu thất thoát và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Tuy nhiên, không chỉ giới hạn ở những ngành nghề trên, các công cụ phân tích nguyên nhân gốc cũng có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác như giáo dục, tài chính, marketing và nhiều ngành công nghiệp khác.
Tổng kết lại
Phân tích nguyên nhân gốc rễ với 6 công cụ phân tích khác nhau là một cách hiệu quả để giải quyết vấn đề. Chúng giúp xác định nguyên nhân cơ bản, tạo ra giải pháp và cải thiện quy trình làm việc.
Áp dụng phân tích nguyên nhân gốc rễ mang lại nhiều lợi ích và có thể áp dụng trong nhiều ngành nghề. Nắm vững và sử dụng các công cụ này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề hiệu quả và đạt được tiến bộ đáng kể.
Nguồn tham khảo:
- Kanbanize
