Trong giao tiếp, việc thông điệp không được nhận đúng ý của người gửi là một trong những lý do khiến giao tiếp thất bại. Vì vậy, việc tìm kiếm phản hồi để kiểm tra lại thông điệp của mình là rất quan trọng.
Ngoài ra, kỹ năng Lắng nghe tích cực, Làm rõ và Phản hồi cũng rất hữu ích trong giao tiếp hiệu quả. Tuy nhiên, để truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và ngắn gọn, người giao tiếp cần nhận thức và tránh được những rào cản phổ biến trong giao tiếp như hiểu lầm, sự định kiến, sự khác biệt văn hóa, và nhiều rào cản khác có thể xảy ra ở bất kỳ giai đoạn nào trong quá trình giao tiếp.
Rào cản có thể khiến thông điệp của bạn trở nên méo mó và do đó bạn có nguy cơ lãng phí cả thời gian và/hoặc tiền bạc do gây nhầm lẫn và hiểu lầm. Vượt qua những rào cản này là chìa khóa để truyền tải thông điệp một cách chính xác và hiệu quả.
Mục lục:
Rào cản phổ biến đối với giao tiếp hiệu quả
- Việc sử dụng biệt ngữ. Thuật ngữ quá phức tạp, không quen thuộc và/hoặc kỹ thuật.
- Rào cản cảm xúc và những điều cấm kỵ. Một số người có thể cảm thấy khó bày tỏ cảm xúc của mình và một số chủ đề có thể hoàn toàn ‘vượt quá giới hạn’ hoặc điều cấm kỵ. Các chủ đề cấm kỵ hoặc khó khăn có thể bao gồm, nhưng không giới hạn, chính trị, tôn giáo, khuyết tật (tinh thần và thể chất), tình dục và giới tính, phân biệt chủng tộc và bất kỳ quan điểm nào có thể bị coi là không phổ biến.
- Thiếu chú ý, quan tâm, sao nhãng hoặc không liên quan đến người nhận.
- Sự khác biệt trong nhận thức và quan điểm.
- Các khuyết tật về thể chất như các vấn đề về thính giác hoặc khó nói.
- Rào cản vật lý đối với giao tiếp phi ngôn ngữ. Không thể nhìn thấy các tín hiệu phi ngôn ngữ, cử chỉ, tư thế và ngôn ngữ cơ thể nói chung có thể làm cho giao tiếp kém hiệu quả hơn. Các cuộc gọi điện thoại, tin nhắn văn bản và các phương thức liên lạc khác dựa trên công nghệ thường kém hiệu quả hơn so với giao tiếp trực tiếp.
- Sự khác biệt về ngôn ngữ và khó khăn trong việc hiểu những giọng không quen thuộc.
- Những kỳ vọng và định kiến có thể dẫn đến những giả định sai lầm hoặc rập khuôn. Mọi người thường nghe những gì họ muốn nghe hơn là những gì thực sự được nói ra và đi đến những kết luận không chính xác.
- Văn hóa khác nhau. Các chuẩn mực về tương tác xã hội rất khác nhau ở các nền văn hóa khác nhau, cũng như cách thể hiện cảm xúc. Ví dụ, khái niệm về không gian cá nhân khác nhau giữa các nền văn hóa và giữa các bối cảnh xã hội khác nhau.
Một người giao tiếp tốt phải nhận thức được những rào cản này và cố gắng giảm tác động của chúng bằng cách liên tục kiểm tra sự hiểu biết và bằng cách đưa ra phản hồi thích hợp.
Phân loại những rào cản trong giao tiếp
dưới đây là 6 loại rào cản gây khó khăn trong việc truyền tải thông tin và hiểu biết:
1. Rào cản ngôn ngữ
Ngôn ngữ và khả năng ngôn ngữ có thể đóng vai trò là rào cản đối với giao tiếp.
Tuy nhiên, ngay cả khi giao tiếp bằng cùng một ngôn ngữ, thuật ngữ được sử dụng trong tin nhắn có thể đóng vai trò là rào cản nếu (những) người nhận không hiểu đầy đủ. Ví dụ: một thông báo bao gồm nhiều thuật ngữ chuyên môn và chữ viết tắt sẽ không được hiểu bởi người nhận không quen thuộc với thuật ngữ được sử dụng.
Các cụm từ và cách diễn đạt thông tục trong khu vực có thể bị hiểu sai hoặc thậm chí bị coi là gây khó chịu.
Để vượt qua rào cản này, chúng ta có thể:
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành khi giao tiếp với người không chuyên.
- Kiểm tra lại rõ ràng và chắc chắn rằng thông điệp của mình đã được truyền đạt một cách chính xác.
- Học cách lắng nghe và hiểu ngôn ngữ và thuật ngữ của người khác để tạo sự hiểu biết chung.
2. Rào cản tâm lý
Trạng thái tâm lý của người giao tiếp sẽ ảnh hưởng đến cách gửi, nhận và cảm nhận thông điệp.
Ví dụ:
Nếu ai đó đang trong tình trạng căng thẳng, họ có thể không tập trung vào những thông điệp mà họ nhận được và đang lo lắng về những vấn đề cá nhân của mình. Điều này có thể làm cho họ không hiểu rõ những gì người khác đang cố gắng truyền tải cho họ.
Tức giận cũng là một rào cản tâm lý khác trong giao tiếp. Khi tức giận, chúng ta dễ nói những điều mà sau này có thể hối hận và dễ hiểu sai những gì người khác nói.
Nói chung, những người có tự tin thấp có thể ít quyết đoán hơn và không cảm thấy thoải mái trong việc giao tiếp. Họ có thể cảm thấy ngại ngùng hoặc xấu hổ khi nói ra cảm giác thực sự của mình hoặc đọc những tin nhắn tiêu cực.
Để vượt qua rào cản này, chúng ta có thể:
- Tạo môi trường thoải mái và thân thiện để giúp mọi người cảm thấy tự tin và thoải mái khi tham gia vào giao tiếp.
- Cải thiện sự tự tin và tăng cường khả năng truyền đạt ý kiến một cách rõ ràng và tự tin.
- Quản lý cảm xúc và lắng nghe một cách tập trung để hiểu và đáp ứng một cách hiệu quả.
3. Rào cản văn hóa
Mỗi văn hóa có những quy tắc, giá trị và cách tiếp cận giao tiếp riêng. Sự khác biệt văn hóa có thể tạo ra rào cản trong việc hiểu và tương tác với nhau.
Giao tiếp xuyên văn hóa đòi hỏi sự nhạy bén và sẵn sàng thích nghi với các giá trị và thực hành của văn hóa khác nhau.
Để vượt qua rào cản văn hóa trong giao tiếp, hãy:
- Tìm hiểu về văn hóa, tập quán và giá trị của người khác để có sự tôn trọng và sự hiểu biết chung.
- Hỏi và lắng nghe một cách tôn trọng, không đánh giá và đưa ra nhận xét tiêu cực về văn hóa khác.
- Sử dụng ngôn ngữ không gây xúc phạm và tránh sử dụng biểu thị, cảm xúc hay hành vi không phù hợp trong môi trường đa văn hóa.
4. Rào cản phi ngôn ngữ
Giao tiếp không chỉ dựa trên ngôn từ mà còn bao gồm cử chỉ, biểu hiện khuôn mặt, âm thanh và cảm xúc. Sự không nhìn vào mắt, cử chỉ thân thể không phù hợp hoặc sự thiếu cảm xúc trong giọng điệu có thể tạo ra rào cản non-verbal và làm mất đi sự hiểu biết và tương tác.
Để vượt qua rào cản phi ngôn ngữ, chúng ta có thể:
- Sử dụng biểu đạt cơ thể, cử chỉ, biểu hiện khuôn mặt và âm thanh để truyền đạt ý kiến và thông điệp.
- Sử dụng hình ảnh, biểu đồ hoặc hình vẽ để minh họa ý kiến hoặc thông tin.
- Tìm hiểu về ngôn ngữ phi ngôn ngữ của người khác và cố gắng hiểu và tương tác dựa trên các dấu hiệu phi ngôn ngữ.
5. Rào cản sinh lý
Các rào cản sinh lý đối với giao tiếp có thể xuất phát từ trạng thái thể chất của người nhận.
Ví dụ: người nhận bị suy giảm thính lực có thể không nắm bắt đầy đủ nội dung của cuộc trò chuyện được nói, đặc biệt nếu có tiếng ồn xung quanh đáng kể.
Để vượt qua rào cản này, chúng ta có thể:
- Đảm bảo sức khỏe tốt bằng cách ăn uống lành mạnh, vận động đều đặn và ngủ đủ giấc.
- Tập trung vào việc duy trì sự tỉnh táo và năng lượng để tham gia vào giao tiếp một cách tốt nhất.
- Tìm hiểu và áp dụng các kỹ thuật thể chất như sự thư giãn, quản lý căng thẳng và thực hành thể dục để giảm thiểu rào cản sinh lý.
6. Rào cản vật lý
Một ví dụ về rào cản vật lý đối với giao tiếp là khoảng cách địa lý giữa người gửi và (những) người nhận.
Giao tiếp thường dễ dàng hơn trong khoảng cách ngắn hơn vì có nhiều kênh liên lạc hơn và yêu cầu ít công nghệ hơn. Giao tiếp lý tưởng là mặt đối mặt.
Mặc dù công nghệ hiện đại thường giúp giảm tác động của các rào cản vật lý, nhưng cần hiểu rõ ưu điểm và nhược điểm của từng kênh truyền thông để có thể sử dụng một kênh thích hợp để vượt qua các rào cản vật lý.
Để vượt qua rào cản này, chúng ta có thể:
- Đảm bảo không gian giao tiếp không có ồn ào, điều này giúp tập trung và lắng nghe tốt hơn.
- Sử dụng các phương tiện truyền thông và công nghệ hiện đại để giảm thiểu khoảng cách vật lý, như hội thảo trực tuyến hoặc cuộc gọi video.
- Đảm bảo sự thuận tiện và tiện nghi cho tất cả các bên tham gia, bao gồm việc cung cấp thiết bị giao tiếp đầy đủ và chất lượng.
7. Rào cản có hệ thống
Những rào cản liên quan đến hệ thống có thể xảy ra trong các tổ chức khi có các cấu trúc và kênh truyền thông không hiệu quả hoặc không phù hợp, hoặc khi thiếu hiểu biết về vai trò và trách nhiệm đối với truyền thông.
Trong các tổ chức như vậy, người tham gia có thể không rõ ràng về vai trò của họ trong quá trình giao tiếp và do đó không biết được những gì được kỳ vọng từ họ.
Để vượt qua rào cản này, chúng ta có thể:
- Nắm vững quy tắc và thông lệ giao tiếp của một nhóm hoặc văn hóa cụ thể để tránh vi phạm và gây hiểu lầm.
- Hiểu và tôn trọng sự đa dạng văn hóa và quan điểm khác nhau, đồng thời tìm cách tạo ra một môi trường giao tiếp chung và chấp nhận.
- Học cách đàm phán và giải quyết xung đột một cách xây dựng và đồng thuận để vượt qua rào cản có hệ thống.
8. Rào cản thái độ
Rào cản thái độ là những hành vi hoặc nhận thức ngăn cản mọi người giao tiếp hiệu quả.
Các rào cản về thái độ đối với giao tiếp có thể do xung đột về tính cách, quản lý kém, chống lại sự thay đổi hoặc thiếu động lực. Để trở thành một người tiếp nhận thông điệp hiệu quả, bạn nên cố gắng vượt qua những rào cản về thái độ của chính mình để giúp đảm bảo việc giao tiếp hiệu quả hơn.
Để vượt qua rào cản này, chúng ta có thể:
- Đảm bảo sự tôn trọng và sự đồng thuận với người khác, dựa trên nguyên tắc của sự công bằng và sự chân thành.
- Mở lòng và lắng nghe hoàn toàn người khác, không đánh giá tiêu cực hoặc trì hoãn sự đánh giá.
- Xây dựng một thái độ tích cực và sẵn lòng chấp nhận những ý kiến và quan điểm khác nhau.
9. Rào cản thông tin
Sự thiếu thông tin, thông tin mơ hồ hoặc quá tải thông tin cũng có thể làm rối loạn quá trình truyền đạt thông tin. Rào cản thông tin gây ra sự hiểu lầm, mất mát ý nghĩa và làm giảm hiệu quả của giao tiếp.
Để vượt qua rào cản thông tin trong giao tiếp, hãy:
- Kiểm tra lại và xác minh thông tin trước khi truyền đạt để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng.
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh từ ngữ phức tạp hoặc mơ hồ để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.
- Hỏi và lắng nghe một cách chân thành để đảm bảo hiểu đúng và truyền đạt thông tin chính xác.
4 Ví dụ về các tình huống Rào cản giao tiếp và cách khắc phục
Ví dụ 1: rào cản trong giao tiếp thảo luận nhóm
Trong một cuộc họp nhóm về một dự án mới, một thành viên của nhóm áp đặt quan điểm của mình lên các thành viên khác. Những thành viên khác không thể tham gia vào cuộc thảo luận vì họ sợ bị đánh giá không đúng hoặc bị lấn át bởi ý kiến của người này. Điều này dẫn đến sự thiếu nhất quán trong cuộc thảo luận và không đạt được kết quả như mong muốn.
Trong tình huống này, rào cản trong giao tiếp là người đó đã sử dụng cách thức giao tiếp sai lầm và không phù hợp với tình huống. Giọng nói lớn và áp đặt quan điểm làm người khác cảm thấy không thoải mái và không muốn tham gia vào cuộc thảo luận. Cách thức giao tiếp của người này đã ảnh hưởng đến khả năng của nhóm để đạt được kết quả tốt nhất.
Ví dụ 2: rào cản giao tiếp khi tương tác cha mẹ và con cái
Một gia đình có một đứa trẻ tuổi teen bị áp lực về việc học tập và đánh giá về khả năng của mình. Cha mẹ thường xuyên chỉ trích và so sánh con của họ với những đứa trẻ khác, khiến con cảm thấy thất bại và không đủ tốt. Con bày tỏ sự bất mãn và giận dữ, nhưng cha mẹ không nghe và tiếp tục thúc đẩy con phải học tập nhiều hơn.
Trong tình huống này, rào cản trong giao tiếp là cha mẹ không lắng nghe và không hiểu được tâm trạng của con. Họ tiếp tục áp đặt những kỳ vọng không hợp lý và gây thêm áp lực lên con. Thay vì động viên con, họ đã khiến con cảm thấy bất lực và tự ti. Cách thức giao tiếp của cha mẹ đã gây ra sự khác biệt về quan điểm giữa hai bên và ảnh hưởng xấu đến tình cảm của gia đình.
Ví dụ 3: Rào cản giao tiếp khi tương tác vợ chồng
Một cặp vợ chồng thường xuyên có xích mích vì vấn đề tiền bạc. Chồng thường xuyên chi tiêu không kiểm soát và vượt quá ngân sách gia đình, trong khi vợ cảm thấy lo lắng và muốn tiết kiệm. Mỗi lần cãi nhau, chồng cứ đòi quyết định cuối cùng và không muốn lắng nghe ý kiến của vợ. Vợ cảm thấy bị coi thường và không được tôn trọng.
Trong tình huống này, rào cản trong giao tiếp là chồng không chấp nhận sự khác biệt quan điểm giữa hai người và không lắng nghe ý kiến của vợ. Sự thiếu hiểu biết và thiếu kiểm soát trong việc chi tiêu của chồng đã gây ra căng thẳng trong tình cảm của cả hai.
Nếu không có sự chia sẻ, lắng nghe và hiểu biết, cặp vợ chồng này có thể không thể giải quyết được vấn đề tiền bạc và có nguy cơ dẫn đến sự chia ly hoặc ly hôn.
Ví dụ 4 rào cản giao tiếp trong đàm phán, thương lượng
Hai đối tác thương mại đang thương lượng về việc ký kết hợp đồng mới. Mỗi bên có các yêu cầu riêng của mình và không đồng ý với một số điều khoản của đối phương. Trong quá trình đàm phán, hai bên thường xuyên bỏ qua và không lắng nghe những lời đối phương nói ra, chỉ quan tâm đến mục tiêu của mình và cố gắng ép buộc đối phương chấp nhận điều kiện của mình.
Trong tình huống này, rào cản giao tiếp là hai bên không có sự lắng nghe và thấu hiểu ý kiến của đối phương. Việc tập trung quá nhiều vào mục tiêu của mình và cố gắng đạt được điều kiện tốt nhất có thể dẫn đến sự cố gắng ép buộc đối phương, gây căng thẳng và mất tôn trọng.
Nếu không có sự trao đổi ý kiến và sự hiểu biết nhau, đàm phán có thể kết thúc mà không đạt được kết quả như mong đợi. Để giải quyết vấn đề này, hai bên cần có sự thấu hiểu và tôn trọng những yêu cầu của đối phương, tạo ra sự đồng thuận và đạt được một thỏa thuận hài lòng cho cả hai bên.
Cách Vượt qua rào cản giao tiếp
Để vượt qua rào cản trong giao tiếp, bạn có thể thực hiện những bước sau:
- Tìm hiểu và hiểu rõ ràng về người đối tác giao tiếp: Nghiên cứu tình hình, lý lịch, quan điểm, suy nghĩ và sở thích của đối tác để hiểu và đáp ứng nhu cầu của họ.
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu: Điều này giúp tránh sự hiểu nhầm và tăng tính hiệu quả trong giao tiếp.
- Điều chỉnh thái độ: Tránh đưa ra những quan điểm, tiêu chuẩn hoặc giá trị cá nhân của bạn vào trong giao tiếp. Hãy tôn trọng và lắng nghe quan điểm của người khác.
- Thể hiện tình cảm và sự quan tâm: Hãy thể hiện sự quan tâm, lắng nghe và động viên người đối tác trong giao tiếp.
- Sử dụng các phương tiện hỗ trợ giao tiếp: Sử dụng các phương tiện như biểu đồ, hình ảnh, bản vẽ, video hoặc các công cụ trực tuyến để giúp truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và dễ hiểu hơn.
- Tập trung vào vấn đề chính: Tránh phân tán và mất tập trung trong giao tiếp bằng cách tập trung vào vấn đề chính.
- Tập luyện kỹ năng giao tiếp: Tham gia các khóa học, đọc sách hoặc tham gia các hoạt động để cải thiện kỹ năng giao tiếp.
- Giải quyết xung đột: Nếu có xảy ra xung đột, hãy cố gắng giải quyết nó bằng cách thảo luận và tìm ra giải pháp hợp lý cho cả hai bên.
- Học hỏi từ các trường hợp giao tiếp không thành công: Học hỏi từ những trường hợp giao tiếp không thành công để cải thiện và ngày càng trở nên tốt hơn trong giao tiếp.
Kết luận
Để cải thiện kỹ năng giao tiếp tổng thể của mình, bạn cần nhận thức được và cố gắng giảm thiểu bất kỳ rào cản nào đối với giao tiếp hiện có.
Giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng quan trọng trong đời sống và công việc hàng ngày. Tuy nhiên, có nhiều rào cản khác nhau có thể xảy ra trong quá trình giao tiếp, từ ngôn ngữ đến tâm lý và sinh lý. Nhận thức và tránh hoặc vượt qua những rào cản này có thể giúp chúng ta truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và hiệu quả hơn.
