Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta không ngừng đưa ra những quyết định. Tuy nhiên, khi đối mặt với việc quản lý và điều hành một tổ chức, việc ra quyết định chính xác cho những vấn đề phức tạp và mang tính chiến lược cần phải cân nhắc kỹ lưỡng. Bởi vì nó không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức mà còn định hình cả hướng phát triển và sự thành công của tổ chức.
Trong bối cảnh này, việc sử dụng các kỹ thuật và công cụ ra quyết định trở nên vô cùng quan trọng. Chúng giúp tạo ra sự cấu trúc và logic trong quá trình ra quyết định, đồng thời giúp tận dụng thông tin và dữ liệu để đưa ra những quyết định thông suốt và có cơ sở.
Bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn các kỹ thuật ra quyết định trực quan, mỗi kỹ thuật mang đến một mẫu tổ chức có thể tùy chỉnh. Điều này giúp bạn tận dụng sự linh hoạt trong quá trình ra quyết định, đồng thời đảm bảo tính hiệu quả và sáng tạo.
Các Bước Ra Quyết Định và Kỹ Thuật Ra Quyết Định
Quá trình ra quyết định là một yếu tố quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản lý doanh nghiệp tìm ra giải pháp cho các vấn đề phức tạp. Bằng cách khám phá các phương án khác nhau và chọn lựa trong số chúng, quá trình này giúp xác định phương án thay thế tốt nhất để đạt được kết quả mong muốn. Để đẩy nhanh và tối ưu hóa quá trình này, các kỹ thuật ra quyết định đã được phát triển để đơn giản hóa từng bước trong quá trình ra quyết định.
Mục tiêu của Quá Trình Ra Quyết Định
Mục tiêu chính của quá trình ra quyết định là tìm ra giải pháp tối ưu cho một vấn đề cụ thể. Bằng cách xác định và so sánh các phương án thay thế, người quyết định có cơ hội đánh giá rõ ràng các ưu và nhược điểm của mỗi phương án. Điều này giúp họ chọn lựa thông qua việc cân nhắc kỹ lưỡng, dựa trên dữ liệu và thông tin có sẵn.
Các Kỹ Thuật Ra Quyết Định
Các kỹ thuật ra quyết định được phát triển để tối ưu hóa quá trình ra quyết định bằng cách áp dụng các phương pháp và bước cụ thể. Những kỹ thuật này cung cấp khung làm việc cho việc thu thập dữ liệu, đánh giá các phương án, và xác định giải pháp cuối cùng. Việc áp dụng các kỹ thuật này giúp đảm bảo tính toàn vẹn và logic trong quá trình ra quyết định, từ việc xác định vấn đề cho đến việc thực hiện quyết định.
Đơn Giản Hóa Quá Trình Ra Quyết Định
Các kỹ thuật ra quyết định không chỉ giúp tối ưu hóa quá trình ra quyết định mà còn giúp đơn giản hóa nó. Nhờ vào các khung làm việc và hướng dẫn cụ thể, người quyết định có thể áp dụng một loạt các phương pháp để tạo ra quyết định thông suốt và dựa trên thông tin. Việc sử dụng các kỹ thuật ra quyết định giúp tăng cường khả năng ra quyết định hiệu quả và đạt được kết quả tốt nhất cho tổ chức và doanh nghiệp.
Giai đoạn 1: Khám phá tình huống và thu thập thông tin
Trước khi tiến hành ra quyết định, việc phân tích tình huống hoặc vấn đề là bước quan trọng để đảm bảo quyết định được đưa ra từ đầu. Điều này bao gồm việc xác định các yếu tố có liên quan, ai sẽ bị ảnh hưởng và tại sao tình huống đó xuất phát. Việc hiểu rõ tình hình sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và tiếp cận vấn đề một cách hiệu quả.
1. Phân tích các bên liên quan (Stakeholder analysis)
Sử dụng kỹ thuật phân tích các bên liên quan, bạn có thể xác định rõ ai nên được liên kết vào quy trình ra quyết định. Việc này giúp bạn nhận biết được những cá nhân hoặc tổ chức có quan hệ tới vấn đề cụ thể và cách mức độ ảnh hưởng của họ đến quyết định.
Có thể bạn sẽ cần dựa vào sự đóng góp và ý kiến từ các bên liên quan khác nhau để đưa ra quyết định cuối cùng. Trong những tình huống như vậy, việc thực hiện phân tích các bên liên quan sẽ giúp bạn xác định rõ nguồn trợ giúp và hỗ trợ cần thiết từ từng bên liên quan để đảm bảo quyết định được đưa ra một cách thận trọng và toàn diện.
Các bước áp dụng phân tích các bên liên quan (Stakeholder analysis):
- Xác định các bên liên quan: Liệt kê tất cả các bên liên quan có thể ảnh hưởng đến quyết định hoặc dự án của bạn. Điều này có thể bao gồm cả bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn.
- Xác định tầm quan trọng và ảnh hưởng: Đánh giá tầm quan trọng và ảnh hưởng của mỗi bên liên quan đối với quyết định hoặc dự án. Bạn có thể sử dụng bảng điểm hoặc biểu đồ để đánh giá này.
- Hiểu quan điểm và mong muốn của bên liên quan: Nghiên cứu và thu thập thông tin về quan điểm, mong muốn, lợi ích, và lo ngại của từng bên liên quan. Cố gắng thấu hiểu góc nhìn của họ.
- Phân tích mối tương tác: Xác định cách các bên liên quan có thể tương tác với nhau và với quyết định hoặc dự án của bạn. Điều này có thể giúp bạn dự đoán tiềm năng xung đột hoặc cơ hội hợp tác.
- Phát triển chiến lược quản lý bên liên quan: Dựa trên thông tin bạn đã thu thập, phát triển chiến lược để tương tác và quản lý mối quan hệ với các bên liên quan. Điều này có thể bao gồm việc thông báo, đàm phán, hoặc điều chỉnh quyết định hoặc dự án của bạn.
2. Phân tích nguyên nhân gốc rễ
Bây giờ khi bạn đã xác định được ai sẽ tham gia vào quá trình ra quyết định, đến lúc bạn tiến xa hơn để hiểu rõ vấn đề bạn đang đối diện. Hai công cụ hữu ích để thực hiện điều này là Sơ đồ Xương Cá (Fishbone Diagram) và Phân Tích 5 Tại sao (5 Whys).
- Sơ Đồ Xương Cá: Còn được gọi là Sơ đồ Nguyên Nhân và Kết Quả, đây là công cụ vô cùng hữu ích giúp bạn tìm ra các nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề. Điều này đặc biệt hữu ích trong việc giải quyết các vấn đề kinh doanh phức tạp. Bằng cách sử dụng Sơ đồ Xương Cá, bạn có thể trình bày một cách rõ ràng và có hệ thống những yếu tố gây ra vấn đề và cách chúng tương tác với nhau.
- Phân Tích 5 Why: Công cụ này giúp bạn thu hẹp phạm vi thông tin đã thu thập và tìm ra các nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề. Bằng cách liên tục hỏi câu hỏi “Tại sao” 5 lần liên tiếp, bạn sẽ tiến sâu vào bản chất của vấn đề và xác định được nguyên nhân cuối cùng. Điều này giúp bạn tìm ra những giải pháp có thể giải quyết vấn đề từ gốc rễ.
Giai đoạn 2: Tìm Giải pháp Thay thế hiệu quả (Alternative Solution)
Khi bạn đã nắm vững tình hình và vấn đề cần giải quyết, việc tìm kiếm các giải pháp thay thế trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể tận dụng các công cụ ra quyết định sau để khám phá những lựa chọn của mình một cách chi tiết và hiệu quả, cả khi làm việc cá nhân hoặc trong một nhóm.
Dưới đây là các công cụ để tìm các giải pháp thay thế hiệu quả:
3. Sơ đồ tư duy (mindmap)
Sơ đồ tư duy là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp bạn trực quan hóa những suy nghĩ và ý tưởng trong đầu, cũng như những ý tưởng xuất phát trong quá trình tư duy nhóm. Điều này giúp bạn thấy rõ hơn về các khả năng và lựa chọn có sẵn, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định một cách hiệu quả hơn.
Bản đồ tư duy cho phép bạn tổ chức thông tin một cách cấu trúc và hợp lý. Bạn có thể dễ dàng tạo ra các nút chính đại diện cho các giải pháp thay thế khác nhau và từ đó phân loại và phân tích chúng một cách chi tiết. Các yếu tố liên quan khác nhau, như ưu điểm, nhược điểm, khả năng thực hiện và tác động, có thể được thể hiện rõ ràng thông qua việc sắp xếp các nút con.
Sự trực quan hóa giúp bạn thấy được mối quan hệ giữa các yếu tố và lựa chọn, giúp bạn thấy rõ hơn về sự tương quan và ảnh hưởng của chúng đối với quyết định cuối cùng. Điều này giúp bạn tự tin hơn trong việc chọn ra giải pháp thay thế tốt nhất và đưa ra quyết định có chất lượng.
4. Sáu chiếc mũ tư duy
Sáu chiếc mũ tư duy là một kỹ thuật quan trọng trong quá trình ra quyết định và tư duy nhóm. Được phát triển bởi Edward de Bono, kỹ thuật này tập trung vào việc đánh giá tình huống từ nhiều góc độ khác nhau thông qua sáu “chiếc mũ” tượng trưng cho sáu cách tư duy khác nhau.
Mỗi chiếc mũ tương ứng với một cách tư duy cụ thể:
- Mũ Trắng: Thông tin và dữ liệu. Đặt câu hỏi, tìm hiểu thêm về tình huống.
- Mũ Đỏ: Cảm xúc và cảm nhận. Nêu ra cảm xúc, suy nghĩ cá nhân về vấn đề.
- Mũ Đen: Tiêu cực và lý trí. Tập trung vào rủi ro, hạn chế, điểm yếu của giải pháp.
- Mũ Vàng: Tích cực và lợi ích. Đánh giá các lợi ích, giá trị của giải pháp.
- Mũ Xanh Dương: Tổ chức và quản lý. Xem xét kế hoạch thực hiện, tạo lịch trình.
- Mũ Xanh Lá: Sáng tạo và khám phá. Tìm kiếm những giải pháp sáng tạo, tưởng tượng.
Sử dụng sáu chiếc mũ tư duy giúp bạn tiếp cận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau. Thay vì tập trung vào một cách tư duy duy nhất, bạn có thể kích hoạt những khía cạnh khác nhau của não bộ để đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Điều này cũng tạo điều kiện cho tư duy nhóm hiệu quả, khi mỗi người trong nhóm đảm nhận một vai trò khác nhau tương ứng với chiếc mũ mà họ đang mang.
- Xem bài viết liên quan: cách sử dụng kỹ thuật sáu chiếc mũ tư duy .
5. Ma trận sắp xếp lại (Re-framing matrix)
Ma trận tái cơ cấu là một công cụ mạnh khác trong quá trình ra quyết định, giúp bạn xem xét vấn đề kinh doanh từ nhiều góc độ khác nhau. Thay vì nhìn vào vấn đề một cách hạn chế, ma trận tái cơ cấu cho phép bạn khám phá các quan điểm đa dạng từ những người có kinh nghiệm khác nhau. Điều này sẽ thúc đẩy việc tạo ra nhiều giải pháp sáng tạo cho vấn đề hiện tại của bạn.
Khi sử dụng ma trận tái cơ cấu, bạn có thể áp dụng phương pháp 4P sau đây để tối ưu hóa việc tìm giải pháp:
- Product: Quan Điểm Sản Phẩm: Xem xét sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn từ góc độ vấn đề. Có vấn đề gì liên quan đến chất lượng hoặc giá cả? Sản phẩm có đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng không?
- Planning: Quan Điểm Lập Kế Hoạch: Kiểm tra xem có bất kỳ sai sót nào trong kế hoạch sản phẩm, kế hoạch bán hàng hoặc kế hoạch tiếp thị không. Có điều gì cần điều chỉnh hoặc cải thiện?
- People: Góc Nhìn Con Người: Xem xét ai là những người bị ảnh hưởng bởi vấn đề này. Họ nghĩ gì về vấn đề này? Sự ảnh hưởng của vấn đề đến họ như thế nào?
- Potential: Quan Điểm Tiềm Năng: Tập trung vào việc tối ưu hóa kết quả tiếp thị, bán hàng, và nâng cao năng suất. Làm thế nào bạn có thể tạo ra những cơ hội tiềm năng mới?
6. Biểu đồ quan hệ (Affinity Diagram)
Khi bạn đã thu thập đủ thông tin về tình huống, biểu đồ mối quan hệ là một công cụ mạnh mẽ để giúp bạn tổ chức thông tin và tạo ra sự hiểu biết sâu hơn. Thay vì loay hoay trong việc sắp xếp thông tin một cách tùy tiện, biểu đồ mối quan hệ cho phép bạn sắp xếp các yếu tố liên quan thành các danh mục có logic.
Bằng cách sử dụng biểu đồ mối quan hệ, bạn và nhóm của mình có thể dễ dàng xác định các mô hình hoặc chủ đề chung trong dữ liệu đã thu thập. Điều này giúp bạn tạo ra một cái nhìn tổng thể về tình huống và phân tích thông tin một cách có hệ thống. Chính điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các yếu tố quan trọng và cách chúng tương tác với nhau trong bối cảnh ra quyết định.
Giai đoạn 3: Phân tích các lựa chọn của bạn (Analysis of Alternative)
Bây giờ bạn đã đưa ra một số lựa chọn thay thế khác nhau, đã đến lúc đánh giá mức độ mong muốn và tính khả thi của các lựa chọn khác nhau cùng với những rủi ro có thể liên quan.
7. Phân tích rủi ro (Risk management analysis)
Rủi ro luôn hiện diện trong mọi quyết định chúng ta đưa ra, và việc đánh giá các khả năng rủi ro liên quan trước khi tiến hành là một phần không thể thiếu. Thực hiện phân tích rủi ro giúp bạn dự phòng và chuẩn bị tốt hơn cho các tình huống không mong đợi.
Chắc chắn bạn đã từng nghe câu “Đoàn kết trước, hòa giải sau”. Tương tự như vậy, việc đoàn kết trong việc đánh giá rủi ro sẽ giúp bạn xác định các yếu điểm tiềm ẩn và xác định các biện pháp giảm thiểu rủi ro hiệu quả. Điều này có thể giúp bạn tối thiểu hóa tác động tiêu cực của các tình huống không mong đợi đối với quyết định của bạn.
Đối mặt với rủi ro một cách chủ động và hiểu rõ tác động của chúng có thể giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt và tự tin hơn.
8. Phân tích SWOT
Phân tích SWOT là một công cụ quan trọng giúp xác định và đánh giá các yếu tố quan trọng bên trong và bên ngoài tổ chức. Được dùng để phân tích Điểm Mạnh, Điểm Yếu, Cơ Hội và Mối Đe Dọa (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), phân tích SWOT giúp bạn hiểu rõ hơn về bối cảnh và tìm kiếm các giải pháp thay thế trong quá trình đưa ra quyết định.
Thông qua phân tích SWOT, bạn có thể đi sâu vào điểm mạnh và điểm yếu của các giải pháp thay thế, từ đó đánh giá khả năng thực hiện và tác động lên tổ chức của mỗi lựa chọn. Ngoài ra, việc xác định cơ hội và mối đe dọa liên quan cũng giúp bạn định hình chiến lược tổ chức sao cho thích hợp với môi trường ngoại vi.
Hãy khai thác công cụ phân tích SWOT để tìm hiểu sâu hơn về khả năng và hạn chế của các giải pháp thay thế, cũng như đánh giá tác động của chúng lên tổ chức và môi trường kinh doanh.
Giai đoạn 4: Chọn giải pháp tốt nhất
Ngay cả sau khi đã đánh giá mức độ mong muốn và khả thi của các lựa chọn, bạn vẫn có thể đối diện với nhiều lựa chọn thay thế tốt. Mặc dù bạn có thể cân nhắc kết hợp chúng để tạo thành giải pháp riêng, điều này không luôn luôn khả thi trong mọi tình huống.
Để quyết định lựa chọn tốt nhất để tiếp tục, bạn có thể tận dụng các kỹ thuật ra quyết định sau đây. Các công cụ này sẽ giúp bạn thể hiện sự minh bạch và tính toàn diện trong quyết định cuối cùng của mình.
9. Cây quyết định (Decision Tree)
Cây quyết định mang lại nhiều lợi ích cho quản lý. Khả năng của nó trong việc thể hiện chi tiết về các lựa chọn, rủi ro, mục tiêu, lợi nhuận tiền tệ và thông tin cần thiết liên quan đến vấn đề đầu tư là rất rõ ràng và toàn diện. Đây là một công cụ độc đáo, có khả năng thay thế cho các công cụ phân tích khác.
Sử dụng cây quyết định là một phương pháp hiệu quả để tạo hình ảnh về các lựa chọn thay thế và mọi kết quả có thể xuất phát từ chúng. Công cụ này giúp bạn đánh giá giá trị của từng kết quả khả thi và xác định khả năng đạt được chúng. Bằng cách làm như vậy, bạn đem đến sự minh bạch và tính toàn diện hơn trong quá trình ra quyết định.
Dưới đây là một số lý do vì sao Cây quyết định có thể hỗ trợ tìm giải pháp thay thế:
- Hình dung toàn cảnh: Cây quyết định cho phép bạn biểu diễn một loạt các lựa chọn thay thế và kết quả kỳ vọng liên quan đến chúng dưới dạng một biểu đồ cấu trúc. Điều này giúp bạn dễ dàng nhận ra các lựa chọn và các kịch bản khả thi.
- Phân tích giá trị: Mỗi lựa chọn trong cây quyết định có thể được gắn kết với giá trị kỳ vọng hoặc mức độ ưu tiên. Bằng cách thăm dò các con đường khác nhau trong cây, bạn có thể đánh giá giá trị của từng giải pháp thay thế.
- Khả năng xảy ra: Cây quyết định cho phép bạn xem xét tất cả các kịch bản có thể xảy ra từ các lựa chọn thay thế. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về khả năng và tác động của mỗi quyết định.
- Lựa chọn tối ưu: Dựa trên các giá trị kỳ vọng và khả năng xảy ra, bạn có thể xác định lựa chọn tối ưu – tức là giải pháp thay thế có thể đem lại giá trị cao nhất hoặc tối thiểu hóa rủi ro.
- Minh bạch và thuyết phục: Cây quyết định giúp minh bạch hóa quá trình ra quyết định, giúp bạn diễn giải quyết định của mình cho người khác một cách dễ hiểu và thuyết phục.
- Hiểu rõ tác động: Bằng cách thay đổi các giá trị kỳ vọng và khả năng xảy ra trong cây, bạn có thể thấy rõ tác động của các yếu tố này đến quyết định cuối cùng.
10. Ma trận Eisenhower
Khi bạn đối diện với nhiều nhiệm vụ khác nhau cần thực hiện và gặp khó khăn trong việc quyết định nên ưu tiên nhiệm vụ nào, Ma trận Eisenhower có thể trở thành một công cụ hữu ích. Ma trận này giúp bạn xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng nhiệm vụ, từ đó đưa ra các quyết định hiệu quả hơn bằng cách loại bỏ những lựa chọn không đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu của bạn.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng Ma trận Eisenhower để thực hiện điều này:
- Xác định danh sách nhiệm vụ: Bắt đầu bằng việc liệt kê tất cả các nhiệm vụ mà bạn cần thực hiện. Đảm bảo rõ ràng và chi tiết để bạn có cái nhìn tổng quan về tất cả các công việc cần được xem xét.
- Xác định mức độ quan trọng: Đánh giá mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ đối với mục tiêu chung của bạn. Hỏi mình câu hỏi: Nhiệm vụ này có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu hoặc kế hoạch của tôi không?
- Xác định mức độ khẩn cấp: Đánh giá mức độ khẩn cấp của từng nhiệm vụ. Hỏi mình: Nhiệm vụ này có yêu cầu giải quyết ngay lập tức không? Nếu không giải quyết ngay, có thể gây ra hậu quả xấu gì?
- Tạo Ma trận Eisenhower: Vẽ một bảng hoặc sơ đồ với hai trục, một trục đại diện cho mức độ quan trọng và trục còn lại đại diện cho mức độ khẩn cấp. Chia trục thành bốn phần để tạo ra bốn ô.
- Đặt nhiệm vụ vào ô tương ứng: Đặt mỗi nhiệm vụ vào ô tương ứng trên Ma trận Eisenhower dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp mà bạn đã đánh giá. Có bốn loại ô:
- Ô ưu tiên cao (Urgent): Nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp. Đây là nhiệm vụ mà bạn cần tập trung ưu tiên làm ngay.
- Ô quan trọng nhưng không khẩn cấp (Urgent): Nhiệm vụ quan trọng nhưng có thể hoãn lại một chút. Lập kế hoạch để làm chúng sau khi hoàn thành các nhiệm vụ ưu tiên cao.
- Ô khẩn cấp nhưng không quan trọng (Delegate): Nhiệm vụ không quan trọng nhưng cần phải giải quyết ngay. Xem xét xem có thể giao cho người khác thực hiện hoặc giải quyết một cách nhanh chóng.
- Ô không quan trọng và không khẩn cấp (Delete): Nhiệm vụ không có tầm quan trọng hoặc khẩn cấp. Cân nhắc loại bỏ hoặc chuyển giao cho người khác nếu cần.
- Tìm giải pháp thay thế: Dựa trên Ma trận Eisenhower, bạn có thể dễ dàng nhận ra những nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp mà bạn có thể loại bỏ hoặc giao cho người khác. Như vậy, bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp, tạo điều kiện cho việc tìm kiếm giải pháp thay thế một cách hiệu quả hơn.
Kết Luận
Trong bài viết này, Chamdocsach đã giới thiệu một loạt các công cụ ra quyết định để hỗ trợ bạn trong việc đưa ra các quyết định quan trọng ở các giai đoạn khác nhau. Dù bạn đang đối mặt với một thách thức riêng lẻ hay làm việc cùng với các đối tác trong một nhóm, những phương pháp ra quyết định này có thể giúp bạn tiến xa hơn trên con đường đưa ra quyết định một cách có hệ thống và sáng suốt.
Từ việc sử dụng ma trận SWOT để đánh giá tình hình tổ chức, tới việc áp dụng cây quyết định để tìm giải pháp thay thế, và cả việc sử dụng Ma trận Eisenhower để ưu tiên nhiệm vụ, bạn đã có một bộ công cụ đa dạng để hỗ trợ quá trình ra quyết định.
Chúng tôi khuyến nghị bạn áp dụng và tùy chỉnh những công cụ này theo tình huống cụ thể của mình, đồng thời thúc đẩy sự thảo luận và chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới.
Nguồn tham khảo:
- Chamdocsach
- https://creately.com/blog/strategy-and-planning/decision-making-techniques-tools/
- https://upraise.io/blog/group-decision-making-techniques/
- https://www.simplilearn.com/management-decision-making-article
