Các bước Ra Quyết Định: 7 bước quan trọng của quá trình này

Quá trình ra quyết định là một phương pháp để thu thập thông tin, đánh giá các lựa chọn và đưa ra quyết định cuối cùng, nhằm đạt được quyết định tốt nhất. Trong bài viết này, chúng ta sẽ trình bày chi tiết các bước ra quyết định cho quá trình này và giải thích các phương pháp ra quyết định khác nhau.

Cuộc sống hàng ngày đòi hỏi chúng ta phải đưa ra quyết định liên tục, từ việc chọn phương tiện di chuyển đến loại đồ ăn ngon. Những lựa chọn này có thể đơn giản, nhưng làm sao để đối mặt với những quyết định phức tạp hơn? Tại công việc, quyết định không chỉ đơn thuần là việc chọn loại sữa pha cà phê buổi sáng. Điều này làm cho việc hiểu rõ quá trình ra quyết định trở nên vô cùng quan trọng.

Mục lục:

Khái niệm về quá trình ra quyết định

Quá trình ra quyết định là cách tiếp cận để thu thập thông tin, đánh giá các lựa chọn thay thế và kết thúc bằng việc đưa ra quyết định cuối cùng. Quy trình bao gồm bảy bước dưới đây, được áp dụng cho các quyết định phức tạp có liên quan đến nhiều bên liên quan. Tuy nhiên, quy trình này cũng có thể được áp dụng trong các tình huống đơn giản, như việc chọn loại ngũ cốc cho bữa sáng của bạn.

quá trình ra quyết định 7 bước

7 bước của quy trình ra quyết định

Dưới đây là 7 bước trong quá trình ra quyết định chính xác chúng ta cần nắm rõ các phương pháp, nguyên tắc ra quyết định, đó là những kiến thức căn bản giúp chúng ta đối mặt với những vấn đề khó khăn trong công việc và cuộc sống, quy trình này dành cho việc quyết định cá nhân hoặc nhóm đối với những vấn đề tương đối phức tạp bạn có thể sử dụng đủ các bước, tuy nhiên với những quyết định đơn giản quy trình có thể linh hoạt và bỏ qua một số bước tùy vào kinh nghiệm và tình huống cụ thệ.

Bước 1: Xác định quyết định cần đưa ra

Khi bạn đang xác định quyết định, hãy tự hỏi mình một vài câu hỏi:

Vấn đề cần giải quyết là gì?
Mục tiêu bạn dự định đạt được bằng cách thực hiện quyết định này là gì?
Làm thế nào để bạn đo lường sự thành công?

Những câu hỏi này là tất cả các kỹ thuật thiết lập mục tiêu chung mà cuối cùng sẽ giúp bạn đưa ra các giải pháp khả thi. Khi vấn đề được xác định rõ ràng, bạn sẽ có thêm thông tin để đưa ra quyết định tốt nhất để giải quyết vấn đề.

Bước 2: Thu thập thông tin liên quan

Thu thập thông tin liên quan đến quyết định được đưa ra là một bước quan trọng để đưa ra quyết định sáng suốt. Nhóm của bạn có bất kỳ dữ liệu lịch sử nào liên quan đến vấn đề này không? Có ai đã cố gắng giải quyết vấn đề này trước đây?

Trong quy trình ra quyết định, thu thập thông tin là một bước quan trọng giúp cung cấp dữ liệu cần thiết để đưa ra lựa chọn hợp lý. Điều này bao gồm việc tìm kiếm, thu thập và xem xét các thông tin liên quan đến vấn đề hoặc quyết định cần đưa ra. Các nguồn thông tin có thể bao gồm dữ liệu lịch sử, số liệu thống kê, nghiên cứu thị trường, tư vấn từ chuyên gia, trải nghiệm người dùng và những góc nhìn từ bên ngoài.

Việc thu thập thông tin liên quan giúp bạn hiểu rõ hơn về ngữ cảnh, tạo ra sự đa dạng trong quan điểm và đánh giá các khả năng. Bằng cách tiếp cận thông tin từ nhiều góc độ, bạn có cơ sở để xác định giải pháp thay thế và đưa ra quyết định có cơ sở và thực tế. Thông tin thu thập từ nhiều nguồn giúp bạn có cái nhìn toàn diện và là nền tảng cho việc đưa ra quyết định sáng suốt và tốt nhất.

Bước 3: Xác định các giải pháp thay thế

Thay vì dừng lại ở một lựa chọn duy nhất, việc tìm kiếm và xem xét nhiều giải pháp khác nhau là một cách giúp đảm bảo rằng quyết định cuối cùng sẽ được đưa ra dựa trên thông tin và suy nghĩ tổng hợp.

Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh, khi các bên liên quan có thể có những quan điểm và nhu cầu khác nhau. Chẳng hạn, trong việc đưa ra quyết định về việc chọn công cụ quản lý công việc cho một công ty, các phòng ban khác nhau như thiết kế và phát triển có thể có các yêu cầu riêng biệt. Bằng cách xác định nhiều giải pháp thay thế, bạn có cơ hội đánh giá tất cả các khả năng và lựa chọn một lựa chọn có thể phù hợp với nhiều yếu tố khác nhau.

Tuy việc lựa chọn một giải pháp có thể có lợi ích ngay lập tức, việc tìm hiểu và xem xét nhiều giải pháp khác nhau có thể giúp bạn đảm bảo rằng quyết định của bạn là cân nhắc và toàn diện hơn, phản ánh các yếu tố và quan điểm khác nhau mà có thể ảnh hưởng đến quá trình đóng góp và phát triển.

các bước ra quyết định

Bước 4: Cân nhắc bằng chứng

Đây là lúc bạn sử dụng tất cả các giải pháp khác nhau mà bạn đã nghĩ ra và phân tích cách chúng sẽ giải quyết vấn đề ban đầu của bạn. Nhóm của bạn bắt đầu xác định ưu và nhược điểm của từng tùy chọn và loại bỏ các lựa chọn thay thế khỏi những lựa chọn đó.

Có một số cách phổ biến mà nhóm của bạn có thể phân tích và cân nhắc bằng chứng về các lựa chọn:

Danh sách ưu và nhược điểm
Sử dụng phương pháp hay mô hình ra quyết định
Ma trận quyết định

Bước 5: Chọn trong số các phương án thay thế

Bước tiếp theo là đưa ra quyết định cuối cùng. Từ toàn bộ thông tin bạn đã thu thập, hãy xem xét cẩn thận cách quyết định này sẽ ảnh hưởng đến mọi bên liên quan.

Đôi khi, quyết định đúng đắn không chỉ đơn giản là một trong những lựa chọn thay thế đã xem xét, mà thường là kết quả của việc kết hợp các phương án khác nhau. Quá trình đưa ra quyết định hiệu quả thường liên quan đến việc tìm kiếm sáng tạo và suy nghĩ không giới hạn, vượt ra ngoài những khung giới hạn của các lựa chọn rõ ràng.

Một nguyên tắc quan trọng là tránh những sự đánh đổi không cần thiết. Việc chọn một quyết định có thể đồng nghĩa với việc từ bỏ những lợi ích của các lựa chọn khác. Nếu có khả năng, hãy cố gắng tìm ra các tùy chọn vượt trội hơn cả những lựa chọn thay thế đã được đề xuất.

Bước 6: Hành động

Sau khi người ra quyết định cuối cùng đã đưa ra quyết định, thời gian đến để bắt đầu thực hiện giải pháp đã chọn. Để đảm bảo sự thống nhất, hãy dành thời gian để xây dựng một kế hoạch thực hiện cụ thể, đảm bảo rằng tất cả thành viên trong nhóm có cùng quan điểm về các bước tiếp theo. Sau đó, tiến hành thực hiện kế hoạch và theo dõi tiến trình để đánh giá xem quyết định này có mang lại kết quả đúng đắn hay không.

Bước 7: Xem lại quyết định của bạn và tác động của nó (cả tốt và xấu)

Khi bạn đã đưa ra quyết định, bạn có thể theo dõi các chỉ số thành công mà bạn đã vạch ra ở bước 1. Đây là cách bạn xác định liệu giải pháp này có đáp ứng các tiêu chí thành công của nhóm bạn hay không.

Dưới đây là một số câu hỏi cần xem xét khi xem xét quyết định của bạn:

Nó có giải quyết được vấn đề mà nhóm của bạn đã xác định ở bước 1 không?
Quyết định này đã tác động đến nhóm của bạn theo hướng tích cực hay tiêu cực?
Những bên liên quan nào được hưởng lợi từ quyết định này? Những bên liên quan nào bị tác động tiêu cực?

Nếu giải pháp này không phải là giải pháp thay thế tốt nhất, nhóm của bạn có thể hưởng lợi từ việc sử dụng hình thức quản lý dự án lặp đi lặp lại. Điều này cho phép nhóm của bạn nhanh chóng thích ứng với các thay đổi và đưa ra quyết định tốt nhất với các tài nguyên họ có.

Các loại mô hình ra quyết định

Trong khi hầu hết các mô hình ra quyết định xoay quanh bảy bước giống nhau, đây là một số phương pháp khác nhau để giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn.

Các mô hình ra quyết định hợp lý

Mô hình ra quyết định này là một trong những mô hình phổ biến nhất và được sử dụng rộng rãi. Nó được xây dựng một cách hợp lý và tuần tự. Ví dụ về mô hình này đã được trình bày qua bảy bước ở phần trước.

Khi quyết định của bạn có ảnh hưởng lớn đến nhóm hoặc tổ chức và bạn cần tối ưu hóa kết quả, mô hình ra quyết định hợp lý này là lựa chọn thích hợp. Quá trình này yêu cầu bạn xem xét nhiều góc độ khác nhau mà không bị chi phối bởi thành kiến cá nhân, từ đó bạn có thể đưa ra quyết định tốt nhất có thể.

Mô hình ra quyết định trực quan

Đây là loại mô hình ra quyết định dựa trên bản năng và kinh nghiệm, không phụ thuộc vào thông tin hay dữ liệu. Quá trình ra quyết định này đòi hỏi sự luyện tập và nhận thức về các mẫu và tình huống để phát triển bản năng mạnh mẽ.

Mô hình này thường được sử dụng bởi những người ra quyết định có nhiều kinh nghiệm trong các tình huống tương tự. Họ đã chứng minh thành công với các giải pháp trước đó và có khả năng áp dụng bản năng của mình để đưa ra quyết định hiệu quả.

Mô hình này tập trung vào việc thu thập thông tin và hiểu biết sâu sắc về vấn đề, từ đó đề xuất những ý tưởng tiềm năng cho giải pháp, tương tự như mô hình ra quyết định hợp lý. Tuy nhiên, điểm khác biệt nằm ở việc người ra quyết định không tích cực xem xét các giải pháp trong giai đoạn này.

Thay vào đó, mục tiêu là để tiềm thức của họ tham gia và dẫn họ đến quyết định đúng đắn, tương tự như mô hình ra quyết định trực quan. Mô hình này thường thích hợp trong quy trình lặp lại, cho phép nhóm thử nghiệm và điều chỉnh các giải pháp theo thời gian và tình hình thay đổi.

Các mô hình ra quyết định khác

Có nhiều mô hình ra quyết định được phát triển để hỗ trợ việc đưa ra quyết định trong các tình huống khác nhau. Dưới đây là một số mô hình phổ biến:

Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act): Mô hình này tập trung vào việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh quyết định dựa trên việc đánh giá kết quả.
Mô hình 5W1H (Who, What, When, Where, Why, How): Mô hình này giúp phân tích sâu hơn về các khía cạnh của quyết định bằng cách trả lời các câu hỏi liên quan đến người thực hiện, nội dung, thời gian, địa điểm, lý do và cách thực hiện.
Mô hình Eisenhover (Eisenhower Matrix): Mô hình này sắp xếp các nhiệm vụ hoặc quyết định thành 4 phần dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp để giúp ưu tiên công việc.
Mô hình Decision Tree (Cây quyết định): Mô hình này sử dụng biểu đồ cây để biểu diễn các lựa chọn và kết quả khả thi dựa trên các điều kiện và xác suất.
Mô hình SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats): Mô hình này tập trung vào phân tích sâu về các mặt tích cực, mặt tiêu cực, cơ hội và rủi ro liên quan đến quyết định.
Mô hình Six Thinking Hats: Được đề xuất bởi Edward de Bono, mô hình này sử dụng 6 màu sắc tượng trưng cho sáu góc nhìn khác nhau để khám phá một vấn đề hoặc quyết định từ nhiều khía cạnh.
Mô hình Cost-Benefit Analysis (Phân tích lợi ích – chi phí): Mô hình này đánh giá các lợi ích và chi phí của các quyết định để đưa ra quyết định dựa trên sự cân nhắc giữa chúng.

Nhớ rằng mỗi mô hình có ứng dụng tốt trong các tình huống cụ thể và người ra quyết định có thể lựa chọn mô hình phù hợp nhất dựa trên bản chất và phạm vi của quyết định.

Xem bài viết liên quan: 15 mẹo hay để cải thiện khả năng ra quyết định của bạn

Những loại quyết định phổ biến

Có nhiều cách phân loại các loại quyết định dựa trên các yếu tố khác nhau. Dưới đây là một số loại phân loại phổ biến của quyết định:

Theo mức độ tương tác với môi trường:
- Quyết định cấp thiết (Operational Decisions): Là những quyết định hàng ngày, liên quan đến hoạt động hàng ngày của tổ chức hoặc cá nhân. Chúng thường liên quan đến việc quản lý tài nguyên, thực hiện quy trình công việc, và đáp ứng nhu cầu ngắn hạn.
- Quyết định chiến lược (Strategic Decisions): Là những quyết định có tầm ảnh hưởng lớn và liên quan đến hướng phát triển dài hạn của tổ chức hoặc cá nhân. Chúng thường liên quan đến việc thiết lập mục tiêu, phân chia tài nguyên lâu dài và xác định chiến lược tổng thể.
Theo tính toán về xác suất:
- Quyết định chắc chắn (Certainty Decisions): Khi tất cả thông tin và kết quả có thể xảy ra đã được biết trước một cách chắc chắn.
- Quyết định không chắc chắn (Uncertainty Decisions): Khi các kết quả có thể xảy ra không rõ ràng và không thể dự đoán hoặc ước tính chính xác.
- Quyết định theo xác suất (Risk Decisions): Khi các kết quả có thể xảy ra có thể được định lượng hoặc ước tính dựa trên thông tin và xác suất.
Theo số lượng người liên quan, cá nhân hoặc nhóm:
- Quyết định cá nhân (Individual Decisions): Được đưa ra bởi một cá nhân mà không cần tham gia của người khác.
- Quyết định nhóm (Group Decisions): Được đưa ra bởi một nhóm người cùng tham gia vào quá trình ra quyết định.
Theo độ ảnh hưởng đến tập thể lớn hơn:
- Quyết định cá nhân (Individual Decisions): Ảnh hưởng chủ yếu đến người ra quyết định.
- Quyết định tập thể (Collective Decisions): Ảnh hưởng đến nhiều người khác trong tổ chức hoặc xã hội.
Theo mức độ thay đổi tình huống:
- Quyết định cố định (Programmed Decisions): Dựa trên các quy tắc, quy định, hoặc quy trình đã được thiết lập trước đó cho việc giải quyết các vấn đề tương tự.
- Quyết định không cố định (Non-programmed Decisions): Được đưa ra khi không có quy tắc hoặc quy định nào có thể áp dụng, thường đòi hỏi quá trình suy nghĩ sáng tạo hơn và đánh giá thêm thông tin.

Nhớ rằng, có thể có sự chồng chéo giữa các phân loại này, và quyết định thực tế thường phức tạp và đa dạng hơn so với những loại được đề cập ở trên.

Tóm lại

Trong bài viết này, chúng ta đã khám phá một quá trình quan trọng trong việc ra quyết định, cung cấp cho chúng ta cách tiếp cận có hệ thống để đảm bảo những quyết định đúng đắn. Quy trình ra quyết định gồm 7 bước quan trọng, giúp chúng ta thu thập thông tin, xác định các lựa chọn thay thế và đưa ra quyết định cuối cùng.

Như vậy, việc hiểu và áp dụng quy trình ra quyết định cùng với sự hiểu biết về các mô hình ra quyết định khác nhau sẽ giúp chúng ta đưa ra những quyết định sáng suốt và hiệu quả trong mọi khía cạnh của cuộc sống và công việc.

Nguồn: