Sơ đồ xương cá Ishikawa là một công cụ mạnh mẽ giúp xác định nguyên nhân chính của vấn đề và đưa ra các giải pháp hiệu quả. Với 4 bước đơn giản và những mẹo hữu ích, bạn có thể dễ dàng vẽ biểu đồ và giải quyết các vấn đề trong mọi lĩnh vực.
Hãy cùng tìm hiểu thêm về cách sử dụng sơ đồ xương cá Ishikawa để cải thiện hoạt động và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp!
Cần chuẩn bị những gì để vẽ Sơ đồ xương cá đúng cách?
Kỹ thuật sơ đồ xương cá kết hợp động não và sơ đồ tư duy để khám phá mối quan hệ nguyên nhân và kết quả của một vấn đề cơ bản. Nó thúc đẩy bạn xem xét gần như mọi nguyên nhân có thể gây ra vấn đề thay vì chỉ tập trung vào những nguyên nhân rõ ràng nhất.
Nó không chỉ giúp bạn tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề mà còn phát hiện ra các nút thắt cổ chai trong quy trình của bạn và xác định các khu vực mà quy trình của bạn không hoạt động.
- Hiểu về mục đích cũng như cách thức hoạt động của phương pháp này
- Phương pháp này thường được kết hợp với một số phương pháp khác như: 5W1H, 5 Why, Mindmap, và Brainstorming, phân tích dữ liêu, phân tích Pareto để đạt được kết quả tốt hơn.
- Sử dụng 5W1H giúp định danh các thông tin cơ bản về vấn đề, bao gồm:
- What: Vấn đề là gì?
- Why: Tại sao vấn đề xảy ra?
- Who: Ai liên quan đến vấn đề?
- When: Khi nào vấn đề xảy ra?
- Where: Ở đâu vấn đề xảy ra?
- How: Làm thế nào để giải quyết vấn đề?
- Sử dụng phương pháp 5 Why để phân tích sâu hơn các nguyên nhân được xác định trên sơ đồ xương cá. Đặt câu hỏi “Tại sao?” liên tiếp đến khi tìm ra các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
- Brainstorming: Dựa trên sơ đồ xương cá đã được bổ sung các ý tưởng và giải pháp mới từ cuộc brainstorming, tiếp tục thực hiện cuộc brainstorming để đưa ra các ý tưởng và giải pháp mới hơn.
- Phân tích dữ liệu: Dữ liệu và số liệu có thể được sử dụng để xác định các yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề, đánh giá mức độ ảnh hưởng của các yếu tố và xác định nguyên nhân chính.
- Phân tích Pareto: được sử dụng để đánh giá độ ưu tiên của các nguyên nhân. Các nguyên nhân được sắp xếp theo độ ảnh hưởng giảm dần, giúp tập trung nỗ lực giải quyết vào những nguyên nhân quan trọng nhất.
- Tìm hiểu kỹ loại sơ đồ xương cá phổ biến nhất là Sơ đồ xương cá 6M, tuy nhiên tùy vào lĩnh vực của bạn mà có thể linh hoạt trong việc xác định các xương sườn (nguyên nhân) trên bộ khung xương cá.
4 bước Vẽ Sơ đồ Xương cá Ishikawa
Chúng ta hãy xem cách tạo một sơ đồ xương cá là bốn bước bằng một ví dụ.
1. Xác định Vấn đề.
Bước đầu tiên trong việc tạo sơ đồ xương cá là thống nhất và viết ra chính xác vấn đề bạn đang gặp phải. Yêu cầu nhóm của bạn tìm ra những người có liên quan, vấn đề là gì và nó xảy ra khi nào và ở đâu.
Tiếp theo, trên một tấm bảng trắng, viết tuyên bố vấn đề vào một ô bên phải và kẻ một đường ngang nhô ra bên trái từ tuyên bố vấn đề. Tuyên bố vấn đề giống như đầu cá và đường kẻ ngang giống như xương sống, cho bạn không gian để phát triển ý tưởng.
Ví dụ dưới đây của chúng tôi xác định sự cố kỹ thuật viên bảo trì bị trượt ngã và tự làm mình bị thương trong quá trình kiểm tra định kỳ.
2. Động não tìm ra các loại nguyên nhân chính.
Bước hai là quyết định cách phân loại nguyên nhân của vấn đề hiện tại – những yếu tố có thể là một phần của vấn đề. Đây có thể là Thiết bị (Machine), Vật liệu (Material), Phương pháp (Method), Ngoại lực (Mother nature), Con người (Manpower), v.v. Trong môi trường sản xuất, chúng thường xoay quanh 6 Ms mà chúng ta đã thảo luận trước đó.
Khi bạn xác định từng nguyên nhân, hãy vẽ một đường trên sống lưng của cá cho từng yếu tố và đánh dấu từng đường ở trên cùng. Trong ví dụ của chúng tôi, nhóm xác định các yếu tố sau và đặt chúng vào biểu đồ:
- Menpower: Con người,
- Material: Vật liệu,
- Method: Phương pháp và
- Machine: Máy móc.
3. Xác định các nguyên nhân có thể xảy ra.
Bước ba thực sự bắt đầu phiên động não khi bạn xác định các nguyên nhân có thể có của vấn đề có thể liên quan đến từng yếu tố. Hình dung những nguyên nhân có thể xảy ra này bằng cách vẽ những đường ngắn hơn từ “xương” của biểu đồ. Nếu một nguyên nhân cụ thể phức tạp hơn một chút, bạn có thể vẽ các đường nhánh nhỏ hơn từ đường “nguyên nhân”.
Dưới đây, nhóm xác định các nguyên nhân sau và thêm chúng vào sơ đồ xương cá, từ từ điền vào bộ xương của cá.
- Con người – Nhân viên kiểm tra, nhân viên bảo trì, nhân viên MRO, nhân viên cung ứng
- Vật liệu – Bộ phận sử dụng trên máy
- Phương pháp – Đào tạo kiểm tra, đào tạo bảo trì, quy trình kiểm tra, bảo trì
- Máy móc – Lịch sử kiểm tra, lịch sử bảo trì, tuổi của máy
4. Phân tích sơ đồ.
Lúc này, bạn đã có một sơ đồ xương cá đầy đủ thể hiện tất cả các nguyên nhân có thể dẫn đến tuyên bố vấn đề. Bằng cách sử dụng các công cụ như 5 Whys, điều tra và khảo sát, giờ đây bạn có thể điều tra thêm về vấn đề và kiểm tra xem nguyên nhân tiềm ẩn nào trên thực tế góp phần gây ra vấn đề.
Trong ví dụ của chúng tôi, nhóm đã xác định nguyên nhân có khả năng nhất của sự cố là cần cập nhật hướng dẫn bảo dưỡng để chỉ định loại phớt và vật liệu làm kín nào cần được đặt hàng cho máy được đề cập. Nhìn bề ngoài, có vẻ như nguyên nhân có thể liên quan đến việc bảo trì không đúng cách dẫn đến rò rỉ.
Một mẹo hữu ích cho bước này là viết tất cả nguyên nhân có thể xảy ra của sự cố trên giấy ghi chú, để bạn có thể nhóm những nguyên nhân tương tự lại với nhau trên bảng trắng mà không cần phải xóa đi viết lại quá nhiều.
Mẹo hữu ích để Tạo Biểu đồ Xương cá
- Tổ chức một nhóm phù hợp để đảm nhận nhiệm vụ tạo biểu đồ xương cá. Thêm thành viên nhóm từ nhiều lĩnh vực có liên quan, trực tiếp hoặc gián tiếp. Các thành viên trong nhóm giải quyết trực tiếp vấn đề hiện tại cung cấp cái nhìn sâu sắc có giá trị, trong khi các thành viên trong nhóm được coi là người ngoài cuộc nhìn vào có thể giúp giảm thiểu sự thiên vị.
- Làm rõ các loại nguyên nhân chính. 6 Ms là một điểm khởi đầu tốt và có thể bao gồm rất nhiều nguyên nhân, giữ cho chúng được phân loại và tổ chức; tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu chi tiết hơn khi điền vào biểu đồ của mình để rõ ràng.
- Đừng quên kỹ thuật 5 Whys khi bạn phân tích biểu đồ xương cá của mình. Hỏi “tại sao?” giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ nhanh hơn.
- Hãy xem xét một kỹ thuật đa biểu quyết để giúp xác định nguyên nhân gốc rễ từ ý tưởng của mọi người. Điều này có thể giống như việc mỗi thành viên trong nhóm xác định ba nguyên nhân gốc rễ hàng đầu của họ. Bạn có thể yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm đánh dấu ba dấu kiểm hoặc chấm dính màu bên cạnh mỗi “xương” hoặc nhánh mà họ cho là nguyên nhân gốc rễ cần được giải quyết.
- Xem xét các kỹ thuật nhân quả khác nếu vấn đề của bạn có vẻ như đang trở nên quá phức tạp đối với biểu đồ xương cá. Nếu sơ đồ của bạn trở nên lộn xộn và khó hiểu, có lẽ đã đến lúc xem xét một công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ như FMEA.
Làm thế nào để Xác định được nguyên nhân chính trong sơ đồ xương cá?
Để chọn được nguyên nhân chính trong sơ đồ xương cá, có thể áp dụng các bước sau:
- Phân tích các yếu tố liên quan đến vấn đề: Các yếu tố này được lần lượt ghi vào các nhánh trên sơ đồ xương cá.
- Nhóm các yếu tố tương đồng: Những yếu tố có liên quan tới nhau có thể được gom lại thành các nhóm tương đồng. Các nhóm này có thể giúp tập trung và dễ dàng phân tích các yếu tố liên quan.
- Xác định các nguyên nhân tiềm năng: Từ các yếu tố được phân tích và gom nhóm trên sơ đồ, các nguyên nhân tiềm năng có thể được đưa ra.
- Sử dụng các phương pháp đánh giá nguyên nhân: Các phương pháp đánh giá như sơ đồ Pareto, phân tích dữ liệu, câu hỏi 5 Whys… có thể được sử dụng để giúp tìm ra các nguyên nhân chính trong sơ đồ xương cá.
- Xác định nguyên nhân chính: Sau khi đã xác định các nguyên nhân tiềm năng, các nguyên nhân này cần được đánh giá để xác định nguyên nhân chính. Nguyên nhân chính sẽ được đặt ở trung tâm của sơ đồ xương cá, và các yếu tố khác liên quan sẽ được liên kết với nguyên nhân này.
Tổng kết
Sơ đồ xương cá Ishikawa là một công cụ hữu ích để giải quyết các vấn đề trong mọi lĩnh vực, từ sản xuất đến dịch vụ. Bằng cách sử dụng sơ đồ xương cá và kết hợp với các phương pháp khác như 5 Whys, Pareto, Brainstorming và phân tích dữ liệu, chúng ta có thể đưa ra các giải pháp hiệu quả và bền vững hơn.
Hãy áp dụng phương pháp này để giải quyết các vấn đề của bạn và cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ và hoạt động của doanh nghiệp. Với sơ đồ Ishikawa, bạn có thể xác định nguyên nhân chính của vấn đề và đưa ra các giải pháp hữu ích và tiết kiệm thời gian.
Nguồn tham khảo:
- https://www.reliableplant.com/fishbone-diagram-31877
- https://www.mindtools.com/a25caig/cause-and-effect-analysis
