Brainstorming là một kỹ thuật giải quyết vấn đề sáng tạo được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức và doanh nghiệp. Với khả năng tạo ra nhiều ý tưởng mới và sáng tạo, brainstorming đã trở thành một công cụ quan trọng để giúp giải quyết các vấn đề phức tạp và đưa ra các giải pháp sáng tạo.
Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa của brainstorming, người dẫn dắt phiên họp phải có sự chuẩn bị cẩn thận và kỹ năng thích ứng để thực hiện các bước cần thiết. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ đề cập đến các bước để chuẩn bị và thực hiện phiên brainstorming hiệu quả, bao gồm mục đích và kế hoạch, lựa chọn phương pháp và kỹ thuật động não phù hợp, tạo môi trường thuận lợi, chuẩn bị các tài liệu và trang thiết bị cần thiết, điều hành phiên họp và đánh giá kết quả.
Chúng tôi hi vọng rằng thông tin trong bài đăng này sẽ giúp người dẫn dắt phiên brainstorming có kiến thức đầy đủ để thực hiện phiên brainstorming thành công.
Để trở thành chuyên gia trong việc dẫn dắt phiên brainstorming hiệu quả, bạn cần tuân thủ các bước sau:
- Nghiên cứu về các phương pháp và kỹ thuật động não: Tìm hiểu về các phương pháp và kỹ thuật động não, bao gồm cách sử dụng câu hỏi, kỹ năng lắng nghe, tạo không gian sáng tạo, v.v.
- Thực hành trở thành người dẫn dắt phiên brainstorming: Bạn có thể tham gia vào các phiên và đóng vai trò người dẫn dắt. Làm quen với các phương pháp, kỹ thuật và các câu hỏi thường được sử dụng để khởi động phiên.
- Tạo môi trường thuận lợi: Đảm bảo rằng môi trường cho phiên thuận lợi và sáng tạo. Chuẩn bị các tài liệu, trang thiết bị cần thiết và tạo không gian đầy sáng tạo.
- Thực hiện điều phối và kiểm soát phiên họp: Điều hành phiên bằng cách kiểm soát thời gian, đảm bảo tất cả mọi người đều có cơ hội phát biểu và tránh việc phát biểu quá nhiều.
- Đánh giá kết quả và đưa ra phản hồi: Đánh giá kết quả của phiên và đưa ra phản hồi để cải thiện các phiên tiếp theo.
- Liên tục học hỏi và cải thiện: Liên tục tìm hiểu và áp dụng các phương pháp, kỹ thuật mới để cải thiện kỹ năng dẫn dắt phiên.
Xem xét và lựa chọn Các phương pháp và kỹ thuật động não
Có nhiều phương pháp và kỹ thuật động não khác nhau để giúp nhóm tạo ra nhiều ý tưởng sáng tạo hơn trong phiên brainstorming. Dưới đây là một số phương pháp và kỹ thuật động não phổ biến được sử dụng trong các tổ chức:
- Brainstorming theo nhóm: phương pháp động não collaborative phổ biến nhất, trong đó các thành viên trong nhóm tụ họp lại và đóng góp ý tưởng của mình. Mục đích của phương pháp này là tạo ra càng nhiều ý tưởng mới và sáng tạo nhất có thể từ các thành viên trong nhóm.
- SCAMPER: Đây là một kỹ thuật động não được phát triển bởi Alex Osborn, người đã phát minh ra phương pháp brainstorming. SCAMPER. Kỹ thuật này giúp người tham gia phiên họp nghĩ ra các ý tưởng mới bằng cách tập trung vào các phương pháp khác nhau để thay đổi, sửa đổi hoặc cải tiến ý tưởng hiện tại.
- Mind mapping: động não với mindmap giúp tạo ra một sơ đồ ý tưởng dựa trên các liên kết tưởng tượng giữa các ý tưởng khác nhau. Mind mapping giúp tăng cường sự sáng tạo và thúc đẩy khả năng kết nối giữa các ý tưởng khác nhau.
- Brainwriting: Brainwriting là một kỹ thuật động não mà các thành viên trong nhóm viết ra các ý tưởng của mình trên tờ giấy hoặc bảng trắng. Sau đó, các ý tưởng này được đưa cho các thành viên khác trong nhóm để đóng góp ý tưởng của họ. Kỹ thuật này giúp đảm bảo rằng tất cả các ý tưởng của các thành viên trong nhóm được đưa ra và thúc đẩy sự đóng góp của tất cả các thành viên.
- Reverse brainstorming: Với phương pháp động não ngược nhóm đóng vai trò tìm cách làm cho một ý tưởng thất bại, thay vì tìm cách để thành công. Kỹ thuật này giúp tạo ra một không gian an toàn để đưa ra các ý tưởng tiêu cực, từ đó thúc đẩy các thành viên trong nhóm suy nghĩ về các giải pháp tiêu cực và đưa ra các giải pháp khả thi.
Tùy thuộc vào mục đích của phiên họp, người dẫn dắt phiên có thể lựa chọn phương pháp hoặc kỹ thuật phù hợp để giúp tạo ra nhiều ý tưởng sáng tạo và hiệu quả nhất.
Các bước chuẩn bị và thực hiện phiên brainstorming
Brainstorming là một kỹ thuật giải quyết vấn đề sáng tạo được sử dụng rộng rãi trong môi trường kinh doanh và giáo dục. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa, việc chuẩn bị và thực hiện phiên đòi hỏi các bước cụ thể và chi tiết. Dưới đây là các bước để chuẩn bị và thực hiện phiên brainstorming:
1. Xác định Mục đích và kế hoạch cho phiên họp
- Xác định mục tiêu và kế hoạch chi tiết cho phiên brainstorming
- Phân bổ thời gian cho mỗi phần của phiên họp và đảm bảo sự tham gia của tất cả các thành viên
- Xác định mức độ chi tiết của thông tin cần thiết để đưa ra và chuẩn bị một danh sách các câu hỏi để đánh thức sự sáng tạo của nhóm
2. Lựa chọn phương pháp và kỹ thuật động não phù hợp
- Xác định phương pháp và kỹ thuật động não phù hợp với mục tiêu của phiên brainstorming
- Tập trung vào phương pháp tập trung vào chủ đề hoặc câu hỏi hoặc sử dụng các kỹ thuật thảo luận nhóm và bảng trắng để tăng cường hiệu quả
3. Tạo môi trường thuận lợi
- Tạo môi trường thân thiện và thoải mái cho các thành viên trong nhóm
- Đảm bảo mọi người đều có thể tự do phát biểu ý kiến của mình mà không bị áp lực hay cản trở
- Tăng cường mối quan hệ giữa các thành viên bằng cách khuyến khích họ chia sẻ thông tin và ý kiến
4. Chuẩn bị các tài liệu và trang thiết bị cần thiết
- Chuẩn bị tài liệu cần thiết, ví dụ như giấy và bút, và các trang thiết bị, ví dụ như máy chiếu và bảng trắng
- Đảm bảo tất cả các thiết bị đều được sử dụng một cách hiệu quả và đúng cách
5. Khởi động phiên Động não
- Người điều phối cần khởi động phiên Động não bằng cách đặt câu hỏi, giới thiệu mục tiêu và phạm vi của phiên họp và khơi gợi sự tham gia tích cực của các thành viên.
6. Điều hành phiên Động não
- Đảm bảo thời gian phiên họp được tuân thủ đúng theo kế hoạch ban đầu
- Điều chỉnh quá trình brainstorming nếu cần thiết để đảm bảo rằng phiên họp diễn ra thuận lợi
- Người điều phối cần kiểm soát thời gian, giúp các thành viên trao đổi ý tưởng một cách hiệu quả, dẫn dắt cuộc trao đổi theo hướng phát triển ý tưởng và giải quyết vấn đề.
7. Đánh giá kết quả và đưa ra phản hồi
- Đánh giá hiệu quả của phiên họp, ví dụ như số lượng ý tưởng được đưa ra và cách thức thực hiện
- Tạo một báo cáo sau phiên họp để đánh giá kết quả và đưa ra phản hồi cho các thành viên trong nhóm
- Xác định các điểm mạnh và yếu của phiên họp để cải thiện trong các phiên họp tiếp theo
Những bước trên đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự tập trung chú ý của người dẫn dắt phiên brainstorming. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh, khi mục tiêu của phiên họp là tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề phức tạp hoặc tìm ra cách để phát triển sản phẩm mới. Bằng cách chuẩn bị và thực hiện đúng các bước này, người dẫn dắt phiên brainstorming có thể giúp đảm bảo sự thành công và hiệu quả của phiên họp.
Kỹ năng cần thiết của người điều hành phiên
Để điều hành phiên brainstorming hiệu quả, người dẫn dắt phiên cần phải có những kỹ năng sau:
- Kỹ năng lắng nghe: Người dẫn dắt phiên cần phải có khả năng lắng nghe và hiểu rõ các ý kiến và ý tưởng của các thành viên trong nhóm. Điều này sẽ giúp họ có thể đưa ra các câu hỏi hay phản hồi phù hợp để khuyến khích sự sáng tạo và tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc đóng góp ý tưởng.
- Kỹ năng giao tiếp: Người dẫn dắt phiên cần phải có khả năng giao tiếp tốt để giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ mục tiêu và kế hoạch của phiên họp. Họ cần phải có khả năng giải thích một cách rõ ràng và đơn giản các phương pháp và kỹ thuật động não để các thành viên hiểu và tham gia vào phiên họp.
- Kỹ năng quản lý thời gian: Người dẫn dắt phiên cần phải có khả năng quản lý thời gian để đảm bảo rằng các phần của phiên họp được diễn ra đúng lịch trình. Họ cần phải xác định thời gian cho mỗi phần của phiên họp và đảm bảo rằng không có phần nào bị dồn quá nhiều thời gian.
- Kỹ năng khuyến khích: Người dẫn dắt cần khuyến khích và động viên các thành viên tham gia đóng góp ý tưởng và tham gia tích cực vào phiên brainstorming.
- Kỹ năng đặt câu hỏi là rất quan trọng đối với người điều phối phiên brainstorming. Đặt câu hỏi phù hợp không chỉ giúp người dẫn dắt phiên họp hiểu rõ hơn về ý kiến và ý tưởng của các thành viên, mà còn giúp họ điều hướng phiên họp theo hướng đúng và hiệu quả hơn.
- Kỹ năng sáng tạo: Người dẫn dắt cần có khả năng sáng tạo để đưa ra các ý tưởng mới và kích thích tư duy sáng tạo của mọi người tham gia.
- Kỹ năng tạo môi trường thuận lợi: Người dẫn dắt phiên cần phải có khả năng tạo môi trường thuận lợi để các thành viên trong nhóm có thể tự do đóng góp ý tưởng của họ. Họ cần phải khuyến khích các thành viên chia sẻ ý kiến và tôn trọng ý tưởng của nhau để đạt được kết quả tốt nhất.
- Kỹ năng giải quyết xung đột: Khi các thành viên trong nhóm có ý kiến trái ngược nhau, người dẫn dắt phiên cần phải có khả năng giải quyết xung đột và đưa ra phương án giải quyết hợp lý. Họ cần phải giữ cho phiên họp trong tình trạng bình tĩnh và đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều có cơ hội để đóng góp ý kiến của mình.
Tóm lại
Để điều hành phiên brainstorming hiệu quả, người dẫn dắt phiên cần phải có nhiều kỹ năng khác nhau để quản lý và thúc đẩy quá trình động não. Họ cần phải tập trung vào việc tạo một môi trường an toàn và thoải mái để các thành viên trong nhóm có thể tự do đóng góp ý tưởng của mình.
Ngoài ra, người dẫn dắt phiên cũng cần phải có kỹ năng xử lý các trường hợp khó khăn, như khi các thành viên trong nhóm không đồng ý với nhau hoặc khi không có nhiều ý tưởng được đưa ra. Họ cần phải có khả năng thúc đẩy sự sáng tạo và khuyến khích tất cả các thành viên trong nhóm tham gia hoạt động.
Cuối cùng, người dẫn dắt phiên cần phải đánh giá kết quả của phiên brainstorming và đưa ra phản hồi cho các thành viên trong nhóm. Điều này sẽ giúp các thành viên cảm thấy được đánh giá và tạo động lực để tham gia các phiên họp tương lai.
