Đặt câu hỏi có thể giúp bạn tìm hiểu thêm về những người khác, những ý tưởng khác nhau và thế giới xung quanh bạn. Cho dù bạn là giáo viên, người quản lý tuyển dụng, đại diện dịch vụ khách hàng, trưởng nhóm hay cố vấn, việc hiểu cách sử dụng các loại kỹ thuật đặt câu hỏi khác nhau có thể giúp bạn thăng tiến trong suốt sự nghiệp của mình.
Nếu bạn quan tâm đến việc cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình, thì bạn có thể thu được lợi ích từ việc tìm hiểu về một số kỹ thuật đặt câu hỏi mà bạn có thể thử khi tương tác với người khác.
Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về tầm quan trọng của việc đặt câu hỏi hiệu quả, khám phá 10 kỹ thuật đặt câu hỏi phổ biến và chia sẻ các mẹo giúp bạn phát triển kỹ năng này.
Tại sao đặt Câu hỏi tốt lại quan trọng?
Học cách đặt câu hỏi hiệu quả có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp và phát triển mối quan hệ tích cực với đồng nghiệp, khách hàng và các chuyên gia khác trong mạng lưới của bạn. Đặt câu hỏi đúng cũng có thể giúp bạn thu thập thông tin quan trọng, học hỏi những điều mới và phát triển các giải pháp hiệu quả. Phát triển kỹ năng này cũng có thể giúp bạn:
- Cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn
- Cung cấp các bài thuyết trình hấp dẫn
- Cải thiện kỹ năng tư duy phản biện của bạn
- Làm rõ các điểm hội thoại quan trọng
- Đánh giá kiến thức của người khác về các chủ đề khác nhau
- Huấn luyện và quản lý các thành viên khác trong nhóm
- Khuyến khích người khác suy nghĩ về những điểm chính
- Xua tan tình huống căng thẳng
- Thuyết phục người khác đồng ý với bạn
10 loại câu hỏi phổ biến
Cho dù bạn đang phỏng vấn một ứng viên xin việc, thuyết trình hay làm việc trong một dự án với đồng nghiệp, có một số loại kỹ thuật đặt câu hỏi mà bạn có thể sử dụng để cải thiện kết quả. Dưới đây là 10 kỹ thuật đặt câu hỏi mà bạn có thể thử:
1. Câu hỏi Mở
Đặt câu hỏi mở là một cách tuyệt vời để thu thập thêm thông tin chi tiết về một tình huống cụ thể. Khi bạn đặt một câu hỏi mở, nó sẽ cho người khác cơ hội để xây dựng và đưa ra lời giải thích sâu sắc.
Bạn có thể chọn sử dụng loại kỹ thuật đặt câu hỏi này nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về lý do tại sao điều gì đó xảy ra, hiểu rõ hơn về hoàn cảnh của một sự kiện hoặc lắng nghe ý kiến của người khác.
Câu hỏi mở là một loại câu hỏi trong đó người hỏi cung cấp cho người trả lời một không gian rộng để trả lời bằng cách yêu cầu họ cung cấp các thông tin và ý kiến của mình. Loại câu hỏi này thường được sử dụng để khai thác sự hiểu biết, kinh nghiệm và ý kiến của người trả lời về một chủ đề cụ thể.
Ý nghĩa của câu hỏi mở là giúp người hỏi thu thập được nhiều thông tin và ý kiến khác nhau từ người trả lời, đồng thời cũng giúp người trả lời tự do và thoải mái trong việc thể hiện quan điểm của mình.
Những loại câu hỏi này thường bắt đầu bằng những từ như:
- Làm sao
- Cái gì
- Khi nào
- Tại sao
- Cái mà
- Giải thích
- Mô tả
Đặt câu hỏi mở có thể giúp bạn có những cuộc trò chuyện thú vị hơn và xây dựng mối quan hệ tích cực với người khác.
Một số ví dụ về câu hỏi mở bao gồm:
Câu hỏi đóng:
- Bạn có thấy sản phẩm mới của chúng tôi hấp dẫn không?
Câu hỏi mở:
- Bạn cảm thấy sản phẩm mới của chúng tôi thế nào?
- Bạn có ấn tượng gì về cách tiếp thị sản phẩm mới của chúng tôi?
- Bạn có thể cho tôi biết suy nghĩ của bạn về sản phẩm mới của chúng tôi?
- Bạn nghĩ sản phẩm này có những ưu điểm và nhược điểm gì?
- Bạn nghĩ chúng tôi có thể cải thiện sản phẩm này như thế nào để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng?
Câu hỏi mở trên giúp người hỏi thu thập được nhiều thông tin hơn về sản phẩm mới của công ty bằng cách yêu cầu người trả lời cung cấp ý kiến của mình về sản phẩm đó. Đồng thời, câu hỏi mở cũng giúp người trả lời có thể tự do thể hiện suy nghĩ và ý kiến của mình về sản phẩm đó một cách tự nhiên, không bị giới hạn bởi câu hỏi đơn giản và rõ ràng.
2. Câu hỏi Đóng
Câu hỏi đóng có thể hữu ích khi bạn cần một câu trả lời đơn giản. Thường thì đây là những câu hỏi có hoặc không. Bạn có thể sử dụng loại kỹ thuật đặt câu hỏi này nếu bạn đang tìm kiếm sự xác nhận về một chủ đề cụ thể hoặc đánh giá xem người khác có đồng ý với bạn hay không.
Ví dụ: nếu bạn muốn đảm bảo một thành viên mới trong nhóm hiểu chính sách của công ty, bạn có thể hỏi họ một câu hỏi đóng. Những loại câu hỏi này thường bao gồm các từ như:
- Là
- LÀM
- Nên
- Có thể
Đặt câu hỏi đóng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và cung cấp cho bạn phản hồi trực tiếp. Một số ví dụ về câu hỏi đóng bao gồm:
- “Bạn đã nhận được phản hồi từ Nguyễn về logo mới chưa?”
- “Bạn có cảm thấy thoải mái khi tiếp tục với dự án này không?”
- “Bạn đã học Đại học ở đâu?”
- “Bạn có thể tham gia với chúng tôi trong cuộc họp nhóm chiều nay không?”
- “Bạn có thể lấy cà phê trên đường đến văn phòng vào sáng mai được không?”
3. Câu hỏi Thăm dò
Câu hỏi Thăm dò là một loại câu hỏi được sử dụng để thu thập ý kiến, suy nghĩ hoặc thông tin từ một nhóm người dùng hoặc khách hàng về một chủ đề cụ thể. Mục đích của câu hỏi thăm dò là thu thập thông tin định lượng hoặc định tính từ người dùng hoặc khách hàng để phục vụ cho mục đích nghiên cứu hoặc quản lý sản phẩm/dịch vụ.
Ví dụ về câu hỏi thăm dò về đánh giá sản phẩm: “Bạn đánh giá sản phẩm này như thế nào trên thang điểm từ 1 đến 5?”
Câu hỏi này yêu cầu người dùng đánh giá sản phẩm trên thang điểm từ 1 đến 5, cung cấp cho người hỏi một số liệu định lượng về đánh giá của người dùng về sản phẩm. Kết quả này sẽ được sử dụng để cải thiện sản phẩm và cung cấp cho nhà sản xuất thông tin về chất lượng sản phẩm.
Ví dụ khác về câu hỏi thăm dò về ý kiến của người dùng: “Bạn có tin rằng chúng tôi cung cấp dịch vụ tốt cho bạn không?”
Câu hỏi này yêu cầu người dùng cung cấp ý kiến của họ về chất lượng dịch vụ được cung cấp bởi nhà cung cấp. Kết quả từ câu hỏi này sẽ được sử dụng để cải thiện chất lượng dịch vụ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
4. Câu hỏi dạng Phễu
Câu hỏi hình phễu là một loại câu hỏi được sử dụng trong việc thu thập thông tin, tìm hiểu, hoặc nghiên cứu một vấn đề nào đó. Câu hỏi này được gọi là hình phễu vì nó bắt đầu với một câu hỏi rộng và tổng quát, sau đó dần dần hẹp lại và chỉ tập trung vào các chi tiết cụ thể hơn.
Ý nghĩa của câu hỏi hình phễu là giúp cho người hỏi có thể thu thập được thông tin chi tiết và rõ ràng hơn, từ đó giúp cho người đưa ra quyết định hoặc giải quyết vấn đề tốt hơn.
Các nhà nghiên cứu, nhà báo và thám tử thường sử dụng kỹ thuật này để thu thập thông tin quan trọng giúp họ đưa ra kết luận về một sự cố hoặc sự kiện.
Bắt đầu cuộc trò chuyện hoặc phỏng vấn bằng những câu hỏi chung chung cũng có thể khiến người đối thoại với bạn cảm thấy thoải mái hơn và khuyến khích họ chia sẻ thêm chi tiết.
Đây là một ví dụ về cách bạn có thể đặt câu hỏi bằng phương pháp phễu:
Câu hỏi rộng: “Bạn thấy thế nào về sản phẩm của công ty ABC?”
Câu hỏi hình phễu:
- Bạn đã từng sử dụng sản phẩm của công ty ABC chưa?
- Nếu có, bạn đã dùng sản phẩm này trong bao lâu?
- Bạn thấy điểm mạnh của sản phẩm là gì?
- Bạn cảm thấy điểm yếu của sản phẩm là gì?
- Bạn có muốn tiếp tục sử dụng sản phẩm này không?
- Nếu không, bạn sẽ chuyển sang sản phẩm của công ty nào?
5. Câu hỏi Dẫn dắt
Các chuyên gia thường sử dụng các câu hỏi dẫn dắt trong quá trình đàm phán để gây ảnh hưởng đến quyết định của người khác. Những loại câu hỏi này thường bắt đầu bằng một yêu cầu và kết thúc bằng cách hỏi xem người kia có đồng ý hay không. Câu hỏi dẫn dắt còn được gọi là câu hỏi phản ánh vì chúng khuyến khích người khác suy nghĩ về một thông tin quan trọng trước khi họ đưa ra quyết định. Kỹ thuật đặt câu hỏi này có thể là một công cụ mạnh mẽ cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và đại diện bán hàng. Một số ví dụ về câu hỏi dẫn dắt bao gồm:
- “Tôi thích đề xuất của Nam hơn của Thu vì nó bao gồm một chiến lược quảng cáo hiệu quả hơn. Bạn nghĩ sao?”
- “Nếu chúng ta giảm chi tiêu cho mạng xã hội, chúng ta có thể phân bổ nhiều nguồn lực hơn cho việc lập kế hoạch sự kiện, điều này dường như mang lại lợi tức đầu tư cao hơn. Bạn có đồng ý không?”
- “Vì cả hai tùy chọn đều có các tính năng tương tự nhau, tôi khuyên chúng ta nên bắt đầu với gói đăng ký ít tốn kém hơn. Bạn thấy ổn chứ?”
6. Câu hỏi Tu từ
Khi ai đó hỏi một câu hỏi tu từ, họ thường không mong đợi câu trả lời. Thay vào đó, mọi người sử dụng loại kỹ thuật đặt câu hỏi này để thu hút khán giả và đảm bảo rằng họ vẫn đang lắng nghe. Những câu hỏi này khuyến khích người nghe suy nghĩ về những gì người nói đang nói và đưa ra kết luận của riêng họ. Vì lý do này, các diễn giả và nghệ sĩ giải trí thường lồng ghép các câu hỏi tu từ vào bài thuyết trình của họ. Một số ví dụ về câu hỏi tu từ bao gồm:
- “Cái gì không thích?”
- “Đây không phải là một thỏa thuận tuyệt vời sao?”
- “Làm thế nào tôi có thể đã bỏ lỡ điều này trước đây?”
- “Bạn không vui vì bạn ở đây ngày hôm nay?”
7. Câu hỏi Nhắc lại
Các câu hỏi gợi nhớ và xử lý là một công cụ tuyệt vời để sử dụng khi bạn muốn đảm bảo ai đó nhớ điểm thảo luận hoặc sự kiện chính. Nếu bạn đang dạy ai đó cách sử dụng một chương trình máy tính mới, bạn có thể hỏi họ một câu hỏi gợi nhớ về cách truy cập một tệp nhất định để đảm bảo họ hiểu hướng dẫn của bạn. Một số ví dụ về các câu hỏi thu hồi và xử lý bao gồm:
- “Bạn có nhớ những gì Hiến đã nói về Quỹ ABC trong cuộc họp ngày hôm qua không?”
- “Bạn đã lưu các tập tin cho bài thuyết trình của Huy ở đâu?”
- “Bạn có nhớ cách sử dụng đèn Led mới không?”
- “Số điện thoại của bạn là gì?”
- “Đạt có thường yêu cầu đường và kem trong cà phê của cô ấy không?”
8. Câu hỏi làm sáng tỏ
Mọi người đặt câu hỏi làm rõ để đảm bảo rằng họ có thông tin chính xác. Thường thì những câu hỏi này xuất hiện vào cuối cuộc trò chuyện, thuyết trình hoặc cuộc họp để xác nhận các chi tiết quan trọng.
Bạn có thể sử dụng kỹ thuật đặt câu hỏi này để xác minh xem ai chịu trách nhiệm cho một số nhiệm vụ nhất định, thời hạn của một dự án là khi nào hoặc nhóm của bạn dự định thực hiện các bước tiếp theo như thế nào. Đây có thể là một cách tuyệt vời để tóm tắt lại các điểm thảo luận chính và đảm bảo mọi người hiểu nội dung cuộc thảo luận.
Một số ví dụ về các câu hỏi làm rõ bao gồm:
- “Chỉ để xác nhận, Nam sẽ viết xong bản sao trong tuần này để Tuấn có thể bắt đầu vẽ bố cục vào thứ Hai. Đúng không?”
- “Tôi có đúng không khi tôi nói rằng dự án cuối cùng sẽ đến hạn vào thứ Sáu?”
9. Câu hỏi dự phòng
Câu hỏi dự phòng chỉ áp dụng cho một nhóm người cụ thể. Các nhà nghiên cứu có thể sử dụng các câu hỏi dự phòng để hỏi những cá nhân phù hợp với các tiêu chí nhất định cho đầu vào của họ. Ví dụ: nếu bạn đang nghiên cứu việc uống cà phê ảnh hưởng đến việc mang thai như thế nào, thì bạn chỉ có thể đặt câu hỏi cho những phụ nữ đang mong có con. Một trong những cách phổ biến nhất để sử dụng các câu hỏi dự phòng là đưa chúng vào các cuộc khảo sát. Một số ví dụ về câu hỏi dự phòng bao gồm:
- “Nếu bạn đang nộp đơn vào các trường cao đẳng, một số yếu tố chính mà bạn đang xem xét khi xem xét các trường là gì?”
- “Nếu bạn đã tham dự hội nghị tuần trước, bạn có bất kỳ phản hồi nào muốn chia sẻ không?”
10. Câu hỏi Quy trình
Các câu hỏi xử lý, còn được gọi là câu hỏi phân kỳ, yêu cầu người trả lời phải suy nghĩ chín chắn về tình huống trước khi trả lời. Bạn có thể hỏi những loại câu hỏi này nếu muốn nghe ý kiến của ai đó về một chủ đề cụ thể. Các nhà báo và người phỏng vấn thường sử dụng kỹ thuật đặt câu hỏi này để tìm hiểu thêm về kinh nghiệm và niềm tin của một người. Những câu hỏi này thường không có câu trả lời đúng hay sai. Thay vào đó, họ khuyến khích thảo luận cởi mở.
Một số ví dụ về các câu hỏi quy trình bao gồm:
- “Những ưu và nhược điểm của việc đầu tư này là gì?”
- “Bạn nghĩ tại sao chúng ta nên hợp tác với ABC?”
- “Bạn nghĩ loại nội dung nào sẽ cộng hưởng với đối tượng mục tiêu của chúng tôi?”
- “Tại sao bạn nghĩ Nam là người phù hợp để lãnh đạo bộ phận bán hàng?”
- “Bạn nghĩ chúng ta có thể phải đối mặt với những thách thức nào khi khởi động sáng kiến này?”
Mẹo đặt câu hỏi hiệu quả
Dưới đây là một số mẹo bổ sung để giúp bạn đặt câu hỏi hiệu quả tại nơi làm việc:
- Thực hành lắng nghe tích cực. Sau khi đặt câu hỏi, hãy cho người mà bạn đang nói chuyện có cơ hội trả lời. Hãy cho họ biết bạn đang tích cực lắng nghe họ bằng cách gật đầu, giao tiếp bằng mắt và lặp lại các phần câu trả lời của họ khi đến lượt bạn nói lại.
- Sử dụng sự im lặng để lợi thế của bạn. Nếu bạn đang đặt câu hỏi cho một nhóm người, hãy tạm dừng giữa mỗi câu hỏi để cho họ cơ hội trả lời. Điều này có thể khuyến khích mọi người lên tiếng và tham gia vào cuộc trò chuyện.
- Hãy chú ý đến giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể của bạn. Kết hợp giọng điệu, ngữ điệu và ngôn ngữ cơ thể phù hợp với câu hỏi của bạn có thể thu hút khán giả và giúp người khác hiểu cách trả lời. Duy trì giao tiếp bằng mắt và thay đổi ngữ điệu của bạn để đảm bảo mọi người biết khi nào bạn đang muốn họ trả lời bạn.
- Được tôn trọng. Nếu bạn không nhận được phản hồi như mong đợi, hãy cân nhắc đặt câu hỏi làm rõ để đảm bảo rằng bạn hiểu quan điểm của người khác. Duy trì thái độ bình tĩnh và chuyên nghiệp để họ cảm thấy thoải mái khi chia sẻ suy nghĩ, kinh nghiệm và ý kiến của họ với bạn.
Xem tiếp: Học Cách đặt câu hỏi hay giúp thành công trong giao tiếp