Phương pháp 5 Why: Các bước thực hiện và Ví dụ thực tiễn

Bài viết này sẽ giới thiệu về phương pháp 5 Why, một công cụ hữu ích trong việc tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề và đưa ra giải pháp phù hợp. Các nội dung được trình bày bao gồm các bước sử dụng phương pháp này, ví dụ thực tế và lợi ích của kỹ thuật này, cùng với các điều cần lưu ý khi sử dụng phương pháp này để đạt được kết quả tốt nhất.

Phương pháp 5 Why là gì?

Phương pháp 5 Why là một công cụ giải quyết vấn đề đơn giản và hiệu quả, được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và tổ chức. Phương pháp này tập trung vào việc tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề thay vì chỉ xử lý triệt để các triệu chứng. Phương pháp 5 Why giúp cho người sử dụng tìm hiểu sâu hơn về nguyên nhân của vấn đề và đưa ra giải pháp thích hợp để khắc phục vấn đề đó.

Phương pháp 5 Why được phát triển bởi Sakichi Toyoda, người sáng lập ra Tập đoàn Toyota vào cuối thập niên 1930. Ban đầu, phương pháp này được sử dụng để cải tiến quá trình sản xuất của Toyota và từ đó đã trở thành một công cụ quan trọng trong việc giải quyết vấn đề của các doanh nghiệp và tổ chức trên toàn thế giới.

Nó được gọi là 5 Whys vì người sử dụng phải liên tục hỏi “Tại sao” đối với mỗi nguyên nhân tiềm năng cho đến khi tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề. Phương pháp này đòi hỏi người sử dụng suy nghĩ sâu hơn và có cái nhìn rõ ràng hơn về vấn đề cũng như những yếu tố có thể gây ra vấn đề đó.

Khi nào bạn nên sử dụng Kỹ thuật phân tích 5 Whys?

• Bạn có thể sử dụng 5 Whys để khắc phục sự cố, cải thiện chất lượng và giải quyết vấn đề, nhưng nó hiệu quả nhất khi được sử dụng để giải quyết các vấn đề đơn giản hoặc khó vừa phải.
• Các vấn đề phức tạp hơn có thể yêu cầu phương pháp này kết hợp với một số phương pháp khác
• Khi các vấn đề liên quan đến yếu tố con người hoặc tương tác. Vì vậy, bất cứ lúc nào lỗi của con người có liên quan đến quá trình này.

Các bước Thực hiện Phương pháp 5 Why

Phân tích 5 Whys là một công cụ đơn giản và dễ sử dụng để giải quyết vấn đề. Dưới đây là các bước để sử dụng phương pháp này:

Bước 1: Xác định vấn đề

Trước khi sử dụng phương pháp 5 Whys, bạn cần xác định rõ vấn đề mà bạn đang gặp phải. Vấn đề này có thể là một sự cố, lỗi hoặc vấn đề khác. Bạn cần xác định rõ vấn đề và đưa nó vào một câu hỏi đơn giản, ví dụ: “Tại sao sản phẩm của chúng tôi bị lỗi khi xuất xưởng?”.

Bước 2: Đặt câu hỏi “Tại sao” cho vấn đề đó

Sau khi xác định được vấn đề, bạn cần đặt câu hỏi “Tại sao” để tìm ra nguyên nhân của vấn đề đó. Hãy hỏi “Tại sao vấn đề này lại xảy ra?” và ghi lại câu trả lời của mình.

Bước 3: Trả lời câu hỏi “Tại sao” đó bằng một nguyên nhân tiềm năng

Sau khi đặt câu hỏi “Tại sao”, hãy trả lời nó bằng một nguyên nhân tiềm năng. Lưu ý rằng nguyên nhân này chỉ là một giả thuyết và bạn cần tiếp tục đặt câu hỏi “Tại sao” để tìm ra nguyên nhân thực sự.

Bước 4: Tiếp tục đặt câu hỏi “Tại sao” và trả lời đến khi tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề

Sau khi trả lời câu hỏi “Tại sao” bằng một nguyên nhân tiềm năng, bạn cần tiếp tục đặt câu hỏi “Tại sao” đối với nguyên nhân tiềm năng đó và trả lời nó bằng một nguyên nhân tiềm năng khác. Tiếp tục thực hiện đến khi bạn tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề.

Bước 5: Đưa ra giải pháp để khắc phục vấn đề

Sau khi tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề, bạn cần đưa ra giải pháp để khắc phục vấn đề đó. Hãy tìm ra cách giải quyết nguyên nhân chính và đưa ra giải pháp phù hợp để khắc phục vấn đề đó.

Bước 6: Kiểm tra và đánh giá hiệu quả của giải pháp

Sau khi đưa ra giải pháp để khắc phục vấn đề, bạn cần kiểm tra và đánh giá hiệu quả của giải pháp đó. Nếu giải pháp không hoạt động như mong muốn, bạn cần quay lại các bước trước đó và tiếp tục đặt câu hỏi “Tại sao” để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra giải pháp mới phù hợp hơn.

Lưu ý rằng, Phân tích 5 Whys là một quá trình lặp đi lặp lại và bạn có thể cần phải đặt nhiều câu hỏi “Tại sao” để tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề. Điều quan trọng là bạn cần giữ cho quá trình này tập trung vào tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề thay vì chỉ xử lý triệt để các triệu chứng của nó.

Ví dụ: Sử dụng phương pháp 5 Whys trong công việc

Ví dụ 1: Sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu về chất lượng

Ví dụ về việc sử dụng phân tích 5 Why trong công việc có thể là khi một sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu chất lượng của khách hàng.

Bước đầu tiên là xác định vấn đề chính: sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu chất lượng của khách hàng.

1. Sau đó, đặt câu hỏi “Tại sao” để tìm ra nguyên nhân của vấn đề: “Tại sao sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu chất lượng của khách hàng?”
2. Câu trả lời có thể là do sản phẩm chưa được kiểm tra kỹ trước khi xuất xưởng. Tiếp theo, đặt câu hỏi “Tại sao” đối với nguyên nhân tiềm năng đó: “Tại sao sản phẩm không được kiểm tra kỹ trước khi xuất xưởng?”
3. Câu trả lời có thể là do nhân viên kiểm tra không được đào tạo đầy đủ về quy trình kiểm tra. Tiếp theo, đặt câu hỏi “Tại sao” đối với nguyên nhân tiềm năng đó: “Tại sao nhân viên kiểm tra không được đào tạo đầy đủ về quy trình kiểm tra?”
4. Câu trả lời có thể là do công ty chưa đầu tư đầy đủ vào việc đào tạo nhân viên về quy trình kiểm tra. Tiếp tục đặt câu hỏi “Tại sao” đối với nguyên nhân tiềm năng đó: “Tại sao công ty chưa đầu tư đầy đủ vào việc đào tạo nhân viên về quy trình kiểm tra?”
5. Câu trả lời có thể là do công ty không nhận thấy được tầm quan trọng của việc đào tạo nhân viên về quy trình kiểm tra. Cuối cùng, đặt câu hỏi “Tại sao” đối với nguyên nhân chính của vấn đề: “Tại sao công ty không nhận thấy được tầm quan trọng của việc đào tạo nhân viên về quy trình kiểm tra?”

Câu trả lời có thể là do công ty chưa định rõ tiêu chí và quy trình đào tạo nhân viên. Sau khi xác định nguyên nhân chính của vấn đề, công ty có thể đưa ra giải pháp là tạo ra một tiêu chuẩn đào tạo nhân viên mới, bao gồm quy trình kiểm tra kỹ càng trước khi sản phẩm được xuất xưởng.

Ví dụ 2: Yêu cầu sản phẩm đúng hạn

Ví dụ trường hợp:

Tuyên bố vấn đề: Công ty của bạn không thể có được khách hàng yêu cầu sản phẩm cho họ đúng hạn.

1. Tại sao bạn không thể sản xuất sản phẩm đúng hạn?
   • Do thiết bị bị lỗi.
2. Tại sao thiết bị bị lỗi?
   • Do board mạch bị cháy.
3. Tại sao bảng mạch bị cháy?
   • Do quá nhiệt.
4. Tại sao nó quá nóng?
   • Do chưa thay lọc gió.
5. Tại sao bộ lọc không được thay đổi?
   • Do không có bảo trì dự phòng buổi chiều

Ví dụ 3: Có vũng nước trên sàn nhà

Đây là một ví dụ về cách thức hoạt động của nó:

Vấn đề:   Có một vũng nước trên sàn nhà.

1. Tại sao? Đường ống trên cao bị rò rỉ.
2. Tại sao? Có quá nhiều áp lực nước trong đường ống.
3. Tại sao? Có một van điều khiển bị lỗi.
4. Tại sao? Van điều khiển chưa được thử nghiệm.
5. Tại sao? Van điều khiển không có trong lịch trình bảo dưỡng.

Nguyên nhân gốc tiết lộ nguồn gốc của vấn đề. Bằng cách đưa ra giải pháp cho nguyên nhân gốc rễ, có khả năng cao là tất cả các lý do dẫn đến câu trả lời cuối cùng sẽ tự nhiên được giải quyết.

Ví dụ 4: Không gửi bản tin cập nhật đúng hạn

Vấn đề: Chúng tôi đã không gửi bản tin về các bản cập nhật phần mềm mới nhất đúng hạn.

Câu hỏi 5 Why:

1. Tại sao chúng ta không gửi bản tin đúng hạn?
   • Cập nhật đã không được thực hiện cho đến thời hạn.
2. Tại sao các bản cập nhật không được triển khai đúng hạn?
   • Bởi vì các nhà phát triển vẫn đang làm việc trên các tính năng mới.
3. Tại sao các nhà phát triển vẫn làm việc trên các tính năng mới?
   • Một trong những nhà phát triển mới không biết các thủ tục.
4. Tại sao nhà phát triển mới không quen biết các thủ tục?
   • Anh ấy đã không được đào tạo bài bản.
5. Tại sao anh ta không được đào tạo bài bản?
   • Vì CTO tin rằng nhân viên mới không cần đào tạo kỹ lưỡng và họ nên vừa học vừa làm.

Lợi ích của phân tích 5 Why

Phương pháp 5 Whys có nhiều lợi ích, bao gồm:

1. Tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề thay vì chỉ xử lý các triệu chứng của nó. Điều này giúp đảm bảo rằng các giải pháp được đưa ra sẽ hiệu quả và không gặp lại vấn đề trong tương lai.
2. Tiết kiệm thời gian và chi phí: Phân tích 5 Why giúp tập trung vào tìm kiếm nguyên nhân chính của vấn đề, giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc xử lý các triệu chứng và nguyên nhân thứ cấp.
3. Đưa ra giải pháp hiệu quả: Bằng cách tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề, phương pháp 5 Why giúp đưa ra giải pháp hiệu quả và khắc phục vấn đề một cách toàn diện.
4. Tăng cường hiệu quả làm việc bằng cách cải thiện quy trình và giảm thiểu các sai sót trong quá trình làm việc.
5. Tăng sự chủ động trong giải quyết vấn đề bằng cách tìm hiểu rõ hơn về nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra giải pháp phù hợp.

Phân tích 5 Why là một công cụ hữu ích trong việc giải quyết vấn đề và cải thiện hiệu quả làm việc của các tổ chức và doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về Kỹ thuật 5 Why

5 Why là gì?

• 5 Why là một phương pháp brainstorming trong đó khán giả hỏi đi hỏi lại câu hỏi “Tại sao” cho đến khi xác định được nguyên nhân cốt lõi của vấn đề và giải pháp rõ ràng.

Các kỹ thuật để thực hiện phân tích 5 Why là gì?

• Hai trong số các kỹ thuật trực quan hóa phổ biến nhất để thực hiện phân tích 5 Why bao gồm các công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ như biểu đồ Xương cá (còn gọi là biểu đồ Ishikawa) hoặc lập bản đồ quy trình.

Công cụ phân tích 5 Why có thể được sử dụng trong thực tế như thế nào?

• Quy trình 5 Why tưởng chừng như đơn giản, nhưng nó có thể cực kỳ hiệu quả trong nhiều bối cảnh khác nhau, từ sản xuất và kỹ thuật đến chăm sóc sức khỏe, giáo dục và đời sống cá nhân.

Các kỹ thuật giải quyết vấn đề khác là gì?

• Các công cụ phân tích nguyên nhân gốc phổ biến khác bao gồm Chế độ lỗi và Phân tích hiệu ứng (FMEA – Failure Mode and Effects Analysis), Sơ đồ mindmap và Sơ đồ Scatter.

Tóm kết

Để đạt được kết quả tốt nhất, cần lưu ý các yếu tố cần thiết khi sử dụng phương pháp này. Việc đặt câu hỏi đầy đủ, tập trung vào nguyên nhân chính, không quá nhiều hoặc quá ít câu hỏi, sử dụng phương pháp kết hợp với các phương pháp khác, thực hiện phân tích độc lập và đưa ra giải pháp phù hợp là những yếu tố quan trọng khi sử dụng phương pháp 5 Why.

Tuy nhiên, nếu được sử dụng đúng cách, phân tích 5 Why sẽ giúp cải thiện hiệu suất và hiệu quả của công việc, giúp đưa ra giải pháp phù hợp và khắc phục vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Nguồn tham khảo:

• https://www.mindtools.com/a3mi00v/5-whys
• https://tulip.co/glossary/five-whys/
• https://kanbanize.com/lean-management/improvement/5-whys-analysis-tool