Phân tích nguyên nhân gốc rễ là gì? Lợi ích, Ví dụ và Cách thực hiện

Phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis – RCA) là một phương pháp giải quyết vấn đề để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Kỹ thuật này cung cấp các kết quả làm cơ sở để tạo ra một chiến lược khắc phục nhằm ngăn chặn sự tái diễn của cùng một vấn đề.

Mục lục:

Phân tích nguyên nhân gốc rễ là gì?

Phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis – RCA) là một phương pháp giải quyết vấn đề để xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề và tạo ra các giải pháp khắc phục lâu dài. RCA giúp ngăn chặn tái diễn của vấn đề và hỗ trợ cải tiến liên tục. Các kỹ thuật như 5 Why, FMEA và phân tích cây rủi ro thường được sử dụng trong quá trình RCA.

Để áp dụng RCA, cần mô tả vấn đề một cách rõ ràng, xác định nguyên nhân gốc rễ và thiết lập biểu đồ nhân quả. Nguyên nhân gốc rễ là yếu tố gây ra vấn đề và loại bỏ nó sẽ ngăn chặn tái diễn. Trong khi đó, các yếu tố nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả nhưng không ngăn được sự tái xuất hiện của vấn đề.

Phân tích nguyên nhân gốc rễ

Mục đích của phân tích nguyên nhân gốc rễ là gì?

Mục đích của Root Cause Analysis là tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đưa ra các biện pháp khắc phục và đề xuất giải pháp ngăn chặn sự tái diễn của sự kiện lỗi. Phương pháp này hỗ trợ việc xác định nguyên nhân thực sự của lỗi và trở ngại trong quy trình, từ đó tạo điều kiện cho việc liên tục cải tiến.

Kỹ thuật này đã được áp dụng thành công để xác định nguyên nhân gốc rễ và lập kế hoạch phòng ngừa. Kết hợp với các kỹ thuật phân tích vấn đề khác như phân tích rào cản, phân tích cây rủi ro và nhiều phương pháp khác, nó hữu ích trong việc quản lý sự cố, vấn đề bảo trì, tăng năng suất và phân tích rủi ro.

Lợi ích của phân tích nguyên nhân gốc

Xác định nguyên nhân gốc rễ: Phương pháp RCA giúp xác định các nguyên nhân chính của một vấn đề, giúp hiểu rõ hơn về căn nguyên gốc của nó. Điều này đặt nền tảng cho việc tìm ra giải pháp hiệu quả và phòng ngừa sự tái diễn của vấn đề.
Giải quyết vấn đề một cách có hệ thống: RCA tiếp cận cốt lõi của vấn đề và kiểm tra các khía cạnh của nó, từ đó tạo ra một phương pháp giải quyết vấn đề có hệ thống và có mục tiêu. Điều này giúp đảm bảo rằng các biện pháp khắc phục được đưa ra là những biện pháp cần thiết và phù hợp.
Phòng ngừa và cải tiến: Phân tích nguyên nhân gốc rễ không chỉ giúp giải quyết vấn đề hiện tại mà còn tạo ra kế hoạch phòng ngừa và xác định các cơ hội cải tiến. Nó cho phép tổ chức tập trung vào việc ngăn chặn sự tái diễn của vấn đề và cải thiện quy trình một cách liên tục.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng phương pháp RCA cũng có nhược điểm và thách thức riêng, như yêu cầu thời gian và nguồn lực, khó khăn trong việc xác định nguyên nhân chính, và cần có dữ liệu đáng tin cậy để phân tích.

Những thách thức

Những thách thức bao gồm:

Thiếu thông tin quan trọng: Thiếu dữ liệu quan trọng có thể làm hạn chế phân tích và gây ra kết quả không đầy đủ và không hiệu quả.
Khó khăn trong việc thu thập dữ liệu: Việc thu thập dữ liệu trong thời gian dài có thể gây khó khăn và tốn thời gian, đặc biệt khi xác định sự kiện có vấn đề.
Đặc thù của nguyên nhân gốc rễ: Phân tích nguyên nhân gốc rễ có thể phát hiện ra rằng một sự kiện có vấn đề không chỉ do một nguyên nhân mà có thể có nhiều nguyên nhân chính, và việc xác định và phân biệt chúng có thể là một thách thức.
Xây dựng biểu đồ nhân–quả: Thiết lập một biểu đồ nhân quả để thể hiện các nguyên nhân gốc rễ có thể gặp khó khăn và đòi hỏi sự tập trung và phân tích kỹ lưỡng.

Tuy nhiên, với sự chuẩn bị và cẩn trọng, những thách thức này có thể được vượt qua để đạt được những lợi ích quan trọng từ phân tích nguyên nhân gốc rễ.

Các phương pháp tiếp cận khác nhau để thực hiện phân tích

RCA sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau tùy thuộc vào ứng dụng hiện trường. Các phương pháp nổi bật nhất để phân tích nguyên nhân gốc rễ được liệt kê dưới đây.

Phân tích nhân tố nhân quả: Phương pháp phân tích nhân tố nhân quả liên quan đến quá trình xác định nguyên nhân và kết quả. Điều này đòi hỏi định nghĩa mối quan hệ giữa các sự kiện, trình tự xảy ra và cơ chế tác động của một nguyên nhân, cũng như loại trừ các nguyên nhân thay thế.
Phân tích thay đổi: Kỹ thuật phân tích thay đổi nhằm xác định các thay đổi hoặc yếu tố nguyên nhân bằng cách so sánh trạng thái bình thường và trạng thái hiện tại của một sự kiện/vấn đề. Phương pháp này yêu cầu mô tả đầy đủ các điều kiện lệch và không lệch của một biến cố. Kết quả thu được có thể dễ dàng được áp dụng, tuy nhiên, kỹ thuật này cần thử nghiệm và có thể không đưa ra kết luận cuối cùng.
Phân tích rào cản: Phân tích rào cản là một công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ để xác định các thay đổi hành vi và yếu tố quyết định hình thành một hành vi cụ thể. Kỹ thuật này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phát triển chiến lược thay đổi hành vi hiệu quả hơn. Kết quả của phân tích rào cản là những phát hiện tạo điều kiện thuận lợi cho việc đưa ra quyết định. Nó có thể được áp dụng trong nhiều tình huống khác nhau, nơi một thái độ nhất định cần được khuyến nghị cho các đối tượng mục tiêu.
Cây Phân tích rủi ro: Phân tích cây sự kiện hoặc rủi ro là một kỹ thuật mô hình hóa để phân tích cả hậu quả tích cực và tiêu cực của hệ thống, với điều kiện là một sự kiện kích hoạt có thể xảy ra. Nó sử dụng mô hình cây sự kiện với một sự kiện duy nhất ở gốc và nhiều nhánh sự kiện. Phương pháp này được sử dụng rộng rãi trong các hệ thống như nhà máy hạt nhân và hóa chất. Phân tích cây rủi ro giúp sớm xác định các lỗi tiềm ẩn trong quy trình trước khi xảy ra sự cố thực sự. Nó cũng được coi là một công cụ đánh giá rủi ro hữu ích để ngăn chặn sự xuất hiện của các kết quả tiêu cực.
Phương pháp Kepner-Tregoe: Phương pháp giải quyết vấn đề Kepner-Tregoe được sử dụng để đưa ra quyết định. Phương pháp này tập trung vào việc thu thập, ưu tiên và đánh giá thông tin từng bước để phân tích rủi ro, giải quyết vấn đề một cách có hệ thống và đưa ra quyết định. Bằng cách phân tách vấn đề thành các phần cấu thành như ai, khi nào và như thế nào, phương pháp này có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực. Nó giúp phân biệt các đặc điểm của một vấn đề và thu hẹp đến nguyên nhân gốc rễ thực sự của nó.

Các công cụ phân tích

Trong số các công cụ phân tích nguyên nhân gốc nổi bật và được sử dụng rộng rãi nhất là phương pháp 5 Why, Biểu đồ Pareto, biểu đồ phân tán, biểu đồ xương cá và phân tích tác động và chế độ lỗi (FMEA).

Biểu đồ Pareto: Biểu đồ này giúp ưu tiên các lỗi theo mức độ nghiêm trọng và cung cấp thông tin chi tiết về các lỗi cần giải quyết trước. Nó hiển thị tần suất phân phối lỗi và hiệu ứng tích lũy của chúng.
Phân tích 5 Why: Đây là công cụ cơ bản trong bộ công cụ Lean, cho phép phân tách một vấn đề thành các khía cạnh nhỏ hơn để tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Bằng cách liên tục đặt câu hỏi “Tại sao”, ta có thể tìm ra nguyên nhân thực sự của vấn đề.
Biểu đồ phân tán (Scatter diagram): Công cụ này thể hiện mối quan hệ giữa hai biến trong một biểu đồ hai chiều. Sử dụng biểu đồ phân tán, ta có thể xác định các nguyên nhân biến thể tiềm ẩn.
Biểu đồ xương cá (Ishikawa diagram): Biểu đồ xương cá là một biểu đồ hình xương cá minh họa nhiều yếu tố liên quan đến một vấn đề, lỗi hoặc sự kiện. Nó giúp động não, hình dung quy trình và tìm cách cải tiến.
Phân tích tác động và chế độ lỗi (FMEA): Phương pháp FMEA được sử dụng để dự đoán các lỗi trong tương lai bằng cách phân tích dữ liệu hiệu suất trong quá khứ. Phương pháp này tính toán số ưu tiên rủi ro (RPN) của một hệ thống bằng cách xem xét các gián đoạn tiềm ẩn và các kiểu lỗi có thể xảy ra.

Xem chi tiết thêm 10+ công cụ Giải quyết vấn đề đơn giản và hiệu quả

Các bước phân tích nguyên nhân gốc rễ

Có sáu bước chính để thực hiện như sau:

Xác định vấn đề hoặc sự kiện và mô tả nó bằng một ngôn ngữ rõ ràng và toàn diện.
Tạo một dòng thời gian để trực quan hóa trạng thái bình thường của một quy trình cho đến khi sự kiện xảy ra.
Phân biệt giữa nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề và các yếu tố nguyên nhân bổ sung.
Tạo một hình ảnh đồ họa nhân quả giữa nguyên nhân gốc rễ và vấn đề.
Xác định Ưu tiên các nguyên nhân gốc rễ đã xác định và xác định nguyên nhân nào cần được giải quyết trước.
Tìm và thực hiện giải pháp hoặc các giải pháp cho vấn đề đã xác định.

Xem chi tiết bài viết liên quan: 6 bước thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ

Ví dụ phân tích nguyên nhân gốc rễ trễ deadline dự án phần mềm

Khi áp dụng sơ đồ xương cá hoặc cây phân tích (Root Cause Analysis Tree) vào ví dụ về trễ deadline dự án phần mềm, ta có thể mở rộng quá trình phân tích nguyên nhân gốc để tìm ra các nguyên nhân cụ thể và tương quan giữa chúng. Dưới đây là bước mở rộng ví dụ:

Bước 1: Xác định vấn đề – Trễ deadline dự án phần mềm.
Bước 2: Thu thập thông tin – Thu thập thông tin về quá trình làm việc, kế hoạch, tài nguyên và các yếu tố khác liên quan đến dự án.
Bước 3: Phân tích vấn đề – Sử dụng sơ đồ xương cá hoặc cây phân tích để tạo ra một hệ thống các nguyên nhân có thể gây trễ deadline. Các nguyên nhân cụ thể có thể bao gồm: thiếu nguồn lực, thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận, sự cố kỹ thuật, và quy trình làm việc không hiệu quả.
Bước 4: Xác định nguyên nhân gốc rễ – Sử dụng công cụ 5 Why để liên tục đặt câu hỏi “Tại sao?” để điều tra sâu hơn về nguyên nhân gốc rễ gây trễ deadline. Ví dụ: Tại sao thiếu nguồn lực? Tại sao sự phối hợp giữa các bộ phận không hiệu quả?
Bước 5: Đánh giá và lựa chọn giải pháp – Dựa trên các nguyên nhân gốc rễ đã xác định, đánh giá các giải pháp tiềm năng như tăng cường tài nguyên, cải thiện quy trình làm việc, cải thiện giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận.
Bước 6: Thực hiện giải pháp – Triển khai các giải pháp được chọn và theo dõi hiệu quả của chúng.

Qua việc sử dụng sơ đồ xương cá hoặc cây phân tích, ta có thể mô hình hóa các nguyên nhân gây trễ deadline trong dự án phần mềm và tìm ra các giải pháp tương ứng để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Ứng dụng RCA trong các lĩnh vực

Nhờ có nhiều công cụ, phân tích nguyên nhân gốc rễ được áp dụng trong nhiều lĩnh vực và ngành, cung cấp cho tổ chức các phương pháp giải quyết vấn đề và hỗ trợ quá trình ra quyết định. Một số lĩnh vực mà các kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ thường được sử dụng là chăm sóc sức khỏe, viễn thông, CNTT và sản xuất.

Sức khỏe và An toàn: Phân tích nguyên nhân gốc rễ được áp dụng trong chăm sóc sức khỏe để kiểm tra các sự kiện nhằm xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề dẫn đến kết quả không mong muốn như gây hại cho bệnh nhân hoặc tác dụng phụ của thuốc. Phân tích được sử dụng để cải thiện sự an toàn của bệnh nhân, thực hiện các biện pháp khắc phục để ngăn chặn sự xuất hiện của các sự kiện như vậy trong tương lai.
CNTT và Viễn thông: Việc áp dụng các kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ trong CNTT và viễn thông giúp phát hiện nguyên nhân gốc rễ của các dịch vụ có vấn đề mới xuất hiện hoặc xử lý các vấn đề tái diễn. Phân tích được sử dụng rộng rãi trong các quy trình như quản lý sự cố, quản lý bảo mật, v.v.
Kiểm soát quá trình sản xuất: RCA được sử dụng trong các quy trình sản xuất để xác định nguyên nhân gốc rễ của lỗi kỹ thuật hoặc bảo trì. Các phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ cho phép kiểm soát chất lượng trong sản xuất hóa chất trong quy trình kiểm soát quy trình công nghiệp.
Phân tích hệ thống: RCA đã được áp dụng thành công trong lĩnh vực quản lý thay đổi hoặc quản lý rủi ro nhờ khả năng giải quyết vấn đề của nó. RCA cũng phù hợp để phân tích các doanh nghiệp, xác định mục tiêu của họ và tạo các quy trình để đạt được các mục tiêu đó, làm cho nó trở nên lý tưởng để phân tích hệ thống.
Lĩnh vực quản lý dự án: Trong quản lý dự án, RCA được sử dụng để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của sự cố, trễ tiến độ, vượt ngân sách, và các vấn đề khác gây ảnh hưởng đến thành công của dự án. Bằng cách xác định nguyên nhân gốc rễ, các nhà quản lý dự án có thể áp dụng các biện pháp khắc phục và tăng cường quản lý để đảm bảo dự án hoàn thành theo kế hoạch.

Tóm lại, phân tích nguyên nhân gốc rễ có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau nhằm xác định và giải quyết các vấn đề, sự cố, và hiện tượng không mong muốn. Điều này giúp cải thiện quy trình, tăng cường an toàn, nâng cao chất lượng, và đảm bảo sự thành công của các hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau.

Tài nguyên

Các sách, và các tài nguyên trên chamdocsach về phân tích nguyên nhân gốc rễ sẽ giúp bạn hiểu các nguyên tắc cơ bản của phương pháp, tìm các công cụ và kỹ thuật phù hợp để sử dụng trong trường hợp của bạn, đồng thời cung cấp một góc nhìn về mức độ hiệu quả của kỹ thuật này.

Một số tài nguyên đáng chú ý nhất về phân tích nguyên nhân gốc rễ được liệt kê bên dưới.

Sách hay về Giải quyết vấn đề:

Người Thông Minh Giải Quyết Vấn Đề Như Thế Nào? – Ken Watanabe
Rèn Luyện Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề Trong 1 Phút – Katsumi Nishimura
Bản Đồ Tư Duy Trong Giải Quyết Vấn Đề
Nhà Lãnh Đạo Giỏi Giải Quyết Vấn Đề Như Thế Nào – John C. Maxwell
Thuật Sáng Tạo Và Giải Quyết Vấn Đề – Brian Tracy
Tư Duy Sáng Tạo Trong Lập Kế Hoạch Và Giải Quyết Vấn Đề

Xem bài viết liên quan: Top 10 cuốn sách hay về Giải quyết vấn đề

Các khóa học về Giải quyết vấn đề

Bạn muốn tìm hiểu một khóa học về kỹ năng phân tích và xác định nguyên nhân gốc rễ vấn đề, bạn có thể tham khảo khung chương trình của các khóa học dưới đây:

Các tài nguyên và bài viết liên quan:

Tóm lại: Những điểm quan trọng

Trong bài đăng này, chúng ta đã tìm hiểu về phân tích nguyên nhân gốc rễ và tầm quan trọng của nó trong việc xác định nguyên nhân cơ bản gây ra vấn đề. Phương pháp này có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực và giúp cải thiện hiệu quả công việc thông qua việc loại bỏ hoặc giảm thiểu nguyên nhân gốc rễ.

Đặc biệt, phân tích nguyên nhân gốc rễ đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định thông minh và nâng cao hiệu quả chất lượng công việc. Bằng cách áp dụng phương pháp này, chúng ta có thể đạt được hiệu suất cao hơn và giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh.

Nguồn: