Phân tích nguyên nhân gốc rễ là bước quan trọng để giải quyết vấn đề trong tổ chức và hoạt động. Nếu không xác định chính xác nguyên nhân gốc rễ, các nỗ lực cải thiện có thể bị lãng phí thời gian và tài nguyên mà không đạt được kết quả mong muốn.
Trong quá trình phân tích, công cụ phổ biến như Biểu đồ Ishikawa, hay còn gọi là Biểu đồ xương cá, thường được sử dụng. Tuy nhiên, có một số sai lầm phổ biến mà ta cần tránh khi thực hiện Phân tích nguyên nhân gốc rễ.
10+ sai lầm thường gặp khi phân tích nguyên nhân gốc
Trong quá trình phân tích nguyên nhân gốc rễ vấn đề, có một số sai lầm phổ biến mà ta cần tránh để đảm bảo kết quả chính xác. Dưới đây là những sai lầm thường gặp:
1. Xác định vấn đề thiếu chính xác
Một sai lầm phổ biến là không định rõ vấn đề cần giải quyết. Điều này dẫn đến việc tìm kiếm và phân tích nguyên nhân không đúng hướng, và kết quả cuối cùng sẽ không hiệu quả.
2. Thu thập thông tin không đủ
Nếu chỉ dựa trên một nguồn thông tin hoặc quan điểm duy nhất, ta có thể bỏ qua các yếu tố quan trọng. Cần tiếp cận nhiều nguồn thông tin khác nhau để đảm bảo đầy đủ và đa chiều.
3. Báo cáo vấn đề chưa được xác định rõ:
Trước khi tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ, cần đảm bảo việc xác định vấn đề được thực hiện một cách rõ ràng. Điều này không chỉ giúp xác định liệu vấn đề có thực sự tồn tại hay chỉ là nhận thức, mà còn giúp xác định vị trí, thời điểm và mức độ phổ biến của vấn đề trên thực tế.
Việc báo cáo vấn đề một cách chính xác và rõ ràng sẽ đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình phân tích nguyên nhân gốc rễ.
4. Phân tích rào cản không đầy đủ
Một quá trình phân tích nguyên nhân gốc rễ tốt nên dành thời gian để xem xét các rào cản có thể ngăn chặn hoặc giảm thiểu tác động của sự cố. Rào cản có thể là vật chất, chẳng hạn như rào chắn, hoặc là các chính sách và quy trình có nhiệm vụ ngăn chặn kết quả xấu xảy ra.
Hãy đặt câu hỏi: Tại sao các rào cản hiện tại không hoạt động tối ưu và những rào cản không tồn tại nhưng có thể hữu ích?
5. Không tạo sơ đồ quy trình
Một sai lầm phổ biến là không lập sơ đồ quy trình trong quá trình phân tích nguyên nhân gốc rễ. Mặc dù có thể thấy nó nhàm chán, nhưng việc tạo sơ đồ giúp hiển thị một cách trực quan và giúp mọi người nhìn thấy sự khác biệt giữa các bước. Ngoài ra, hãy đặt câu hỏi:
Có điều gì khác biệt xảy ra giữa hai khối này? Nếu bỏ qua các bước, có thể bỏ qua các biến thể tiềm năng.
6. Thiếu sự kết hợp các phương pháp phân tích
Đôi khi chỉ sử dụng một phương pháp phân tích duy nhất có thể bỏ qua các khía cạnh quan trọng khác. Kết hợp và áp dụng nhiều phương pháp phân tích khác nhau có thể cung cấp cái nhìn tổng quan và chính xác hơn về nguyên nhân gốc rễ.
Ví dụ Sơ đồ xương cá hoặc cây phân tích có thể kết hợp với kỹ thuật “5-Tại why” để mở rộng và đào sâu khi xác định các nguyên nhân gốc rễ.
7. Thiếu sự xác thực trong việc xác định nguyên nhân gốc rễ
Trong quá trình phân tích nguyên nhân gốc rễ, sơ đồ xương cá thường được sử dụng và các nguyên nhân gốc rễ được xác định. Tuy nhiên, mỗi nguyên nhân gốc rễ được xác định trong sơ đồ thực tế chỉ là một giả thuyết, dựa trên kinh nghiệm và tri thức hiện có.
Mỗi nguyên nhân gốc rễ cần được xác thực thông qua việc kiểm tra và xác nhận giả thuyết. Điều này đảm bảo rằng các nguyên nhân gốc rễ được xác định là chính xác và đáng tin cậy.
8. Chọn nhầm nguyên nhân gốc rễ
Thiếu đào tạo, hỗ trợ lãnh đạo hoặc tài trợ không phải là nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, mà chúng chỉ là các giải pháp hoặc yếu tố hỗ trợ. Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thường nằm ở những yếu tố khác.
Do đó, cần chú ý không nhầm lẫn và xác định chính xác nguyên nhân gốc rễ để tập trung vào giải quyết vấn đề chính.
9. Cho rằng vấn đề chỉ có một nguyên nhân gốc rễ
Trong quá trình phân tích nguyên nhân gốc rễ, thường sẽ phát hiện ra rằng một vấn đề có thể có nhiều nguyên nhân dẫn đến sự tồn tại của nó, và mỗi nguyên nhân gốc rễ có mức độ đóng góp riêng vào vấn đề.
Sau khi xác định và xác nhận nguyên nhân gốc rễ, cần ưu tiên các nỗ lực cải tiến dựa trên đóng góp của từng nguyên nhân gốc rễ đối với vấn đề. Không nên giả định rằng chỉ có một nguyên nhân gốc rễ duy nhất và bỏ qua các yếu tố khác quan trọng.
10. Sự thiên lệch trong quá trình phân tích
Có thể xảy ra thiên lệch trong quá trình phân tích khi ta có ý kiến hoặc sự thiên vị về một nguyên nhân cụ thể. Điều này dẫn đến việc bỏ qua các nguyên nhân khác hoặc không đánh giá công bằng tất cả các yếu tố.
Phân tích nguyên nhân gốc rễ không nên tập trung một mình vào một nguyên nhân duy nhất. Thường thì không chỉ có một yếu tố chính, mà có nhiều yếu tố kết hợp góp phần vào vấn đề.
Tìm hiểu và giải quyết đồng thời nhiều nguyên nhân sẽ mang lại kết quả tốt hơn.
11. Phân tích tổng thể chưa đủ sâu
Một lỗi thường gặp là đội ngũ phân tích dừng lại quá sớm mà không đi đủ sâu. Thông thường, phân tích chỉ dừng lại ở điểm mà vấn đề có thể được cho là do thiếu nguồn lực hoặc thiếu sót trong lãnh đạo. Thực tế, quá trình phân tích chưa kết thúc cho đến khi bạn xác định được lý do tại sao thiếu nguồn lực và lãnh đạo có thể thực hiện những biện pháp khác nhau.
Đừng dừng lại chỉ với việc tìm ra nguyên nhân bên ngoài, hãy tiếp tục đặt câu hỏi và đi sâu vào nguyên nhân cốt lõi. Bạn có thể dừng lại khi không còn thông tin nào khả dụng hoặc không thể tìm ra câu trả lời có ý nghĩa. Hoặc khi bạn đã có câu trả lời và có thể tạo ra tác động tích cực bằng cách thay đổi những yếu tố đó.
12. Coi nhẹ vấn đề môi trường
Một lỗi thường gặp là không giải quyết các vấn đề môi trường liên quan đến các cá nhân trong quá trình phân tích nguyên nhân gốc rễ. Điều này bao gồm các yếu tố ảnh hưởng đến tinh thần và sự tập trung của nhân viên, chẳng hạn như sự phân tâm, ồn ào trong môi trường làm việc, hoặc quá tải công việc.
Đảm bảo rằng bạn xem xét và giải quyết các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và trạng thái tâm lý của nhân viên để đảm bảo một quy trình RCA toàn diện.
13. Xác định giải pháp không tốt
Một sai lầm phổ biến là không tìm ra giải pháp thực tế và hiệu quả sau khi xác định nguyên nhân gốc rễ. Chỉ phân tích nguyên nhân mà không có hướng giải quyết sẽ không đưa ta đến kết quả mong muốn.
Tóm lại, khi phân tích nguyên nhân gốc rễ vấn đề, ta cần tránh sai lầm như thiếu sự xác định rõ vấn đề, thiếu sự đa dạng trong thu thập thông tin, sự thiên lệch trong quá trình phân tích, thiếu sự kết hợp các phương pháp phân tích.
Cách khắc phục những sai lầm trên
Để khắc phục những sai lầm phổ biến khi phân tích nguyên nhân gốc rễ vấn đề, ta có thể áp dụng các biện pháp sau:
- Xác định rõ vấn đề cụ thể: Đặt mục tiêu cụ thể và rõ ràng để định rõ phạm vi và yếu tố chính cần giải quyết. Sử dụng các công cụ như biểu đồ Ishikawa để phân tích các nguyên nhân có thể gây ra vấn đề.
- Thu thập thông tin đa dạng: Tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cả quan điểm của các bên liên quan và dữ liệu số liệu có sẵn. Sử dụng các công cụ như cuộc phỏng vấn, khảo sát, và phân tích dữ liệu để thu thập thông tin một cách đa chiều và đáng tin cậy.
- Sử dụng phương pháp phân tích khách quan: Áp dụng các phương pháp phân tích khác nhau như biểu đồ xương cá, biểu đồ tán xạ, và sơ đồ quan hệ để xác định các mối quan hệ giữa các yếu tố và nguyên nhân gốc rễ.
- Đánh giá công bằng và toàn diện: Tránh sự thiên lệch và đánh giá công bằng tất cả các yếu tố có liên quan. Sử dụng phương pháp đánh giá đa chiều để có cái nhìn tổng quan về tác động và sự ảnh hưởng của mỗi nguyên nhân.
- Tìm kiếm giải pháp hiệu quả: Dựa trên các nguyên nhân đã xác định, tìm kiếm và đánh giá các giải pháp có khả năng giải quyết vấn đề. Áp dụng phương pháp như sơ đồ xương cá hoặc cây phân tích để tìm ra các giải pháp có ảnh hưởng lớn và có khả năng ngăn chặn tái phát vấn đề.
Tổng hợp lại, để khắc phục những sai lầm khi phân tích nguyên nhân gốc rễ vấn đề, ta cần xác định rõ vấn đề, thu thập thông tin đa dạng, sử dụng phương pháp phân tích khách quan, đánh giá công bằng và toàn diện, tìm kiếm giải pháp hiệu quả, và kiểm tra và theo dõi kết quả. Bằng cách áp dụng những biện pháp này, ta có thể tăng khả năng đạt được kết quả chính xác và đáng tin cậy trong quá trình phân tích nguyên nhân gốc rễ vấn đề.
