Quản lý thời gian là gì? Kỹ năng, Cách thức mẹo hay và Ví dụ

Trong xã hội hiện đại, cuộc sống ngày nay mang đến cho chúng ta vô số sự lựa chọn và những thách thức trong việc quản lý thời gian. Có quá nhiều yếu tố hấp dẫn và phân tâm: công việc đòi hỏi sự tập trung, cuộc sống gia đình đòi hỏi sự quan tâm, việc học hành của con cái đòi hỏi sự tham gia, những sở thích cá nhân và hoạt động mà chúng ta muốn tham gia.

Tuy nhiên, trong tất cả những điều tuyệt vời này, chúng ta đối mặt với một hạn chế không thể tránh được: thiếu thời gian để làm mọi thứ. Thực tế là, ngày chỉ có 24 giờ và không thể mở rộng thêm.

Vì vậy Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu và cân bằng trong cuộc sống. Kỹ năng sẽ giúp bạn hoàn thành các mục tiêu chính và thăng tiến trong sự nghiệp một cách mau lẹ và nhẹ nhàng hơn.

Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu về các kỹ năng cần thiết và các mẹo hay có thể cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình xác định, lập kế hoạch và ưu tiên các hoạt động trong thời gian để sử dụng hiệu quả nhất. Nó bao gồm các phương pháp và công cụ để tổ chức, kiểm soát và phân chia thời gian giữa các nhiệm vụ, công việc và hoạt động khác nhau.

Mục tiêu của nó là tăng cường năng suất và hiệu quả, giảm stress và trì hoãn, và đạt được các mục tiêu cá nhân hoặc tổ chức.

Quản lý thời gian thường bao gồm các bước sau:

1. Xác định mục tiêu: Đầu tiên, bạn cần xác định những gì bạn muốn đạt được trong thời gian cụ thể. Mục tiêu có thể là cá nhân hoặc liên quan đến công việc.
2. Lập kế hoạch: Sau khi xác định mục tiêu, bạn cần lập kế hoạch để đạt được chúng. Lập ra lịch làm việc và xác định thời gian cần thiết cho từng nhiệm vụ hoặc hoạt động.
3. Ưu tiên công việc: Xác định công việc quan trọng và ưu tiên hoàn thành chúng trước. Sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp để đảm bảo tập trung vào những việc cần làm trước tiên.
4. Tổ chức thời gian: Sử dụng các phương pháp tổ chức thời gian như lập lịch, sử dụng hệ thống ghi chú, và sử dụng công cụ quản lý thời gian để giúp bạn theo dõi và quản lý công việc của mình.
5. Loại bỏ sự xao lạc: Tránh các yếu tố xao lạc như điện thoại di động, mạng xã hội, email không quan trọng trong khi làm việc. Tập trung vào công việc đang thực hiện và giữ tập trung trong khoảng thời gian đã lên kế hoạch.
6. Đánh giá và điều chỉnh: Theo dõi tiến độ công việc và đánh giá liệu bạn đang tiến triển như dự định hay không. Nếu cần thiết, điều chỉnh lịch trình và ưu tiên để đảm bảo hoàn thành công việc theo kế hoạch.

Tại sao Kỹ năng Quản lý thời gian lại rất quan trọng

Kỹ năng quản lý thời gian rất quan trọng trong cuộc sống của mỗi người vì nó giúp cho chúng ta sử dụng thời gian một cách hiệu quả để hoàn thành các nhiệm vụ và mục tiêu của mình.

Sau đây là những lợi ích kỹ năng này:

1. Tăng hiệu quả trong công việc: giúp bạn lên kế hoạch cho các dự án và công việc của mình, từ đó tăng hiệu quả và sự thành công trong công việc.
2. Tăng cơ hội thành công: bạn có thể hoàn thành các dự án và nhiệm vụ một cách nhanh chóng và chính xác hơn, từ đó tăng cơ hội để đạt được thành công trong công việc và cuộc sống.
3. Tăng năng suất: giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và hoàn thành chúng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, từ đó tăng năng suất làm việc.
4. Giảm stress: Khi bạn biết cách phân phối và sử dụng thời gian một cách hợp lý, bạn sẽ cảm thấy ít áp lực hơn trong công việc và cuộc sống.
5. Nâng cao chất lượng cuộc sống: bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động giải trí, gia đình, bạn bè và các hoạt động khác mà bạn yêu thích, từ đó tăng cường chất lượng cuộc sống.

Vì vậy, mỗi người cần phải nắm vững để tận dụng tối đa thời gian và đạt được những mục tiêu trong cuộc sống.

9 kỹ năng Quản lý thời gian quan trọng

Một số kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất bao gồm:

1. Tổ chức

Sắp xếp ngăn nắp có thể giúp bạn duy trì một bức tranh rõ ràng về những gì bạn cần hoàn thành và khi nào. Được tổ chức tốt có thể có nghĩa là duy trì một lịch cập nhật, có thể xác định vị trí một số tài liệu một cách dễ dàng, có một môi trường gọn gàng và ghi chú chi tiết, cẩn thận.

2. Ưu tiên

Đánh giá từng trách nhiệm của bạn để ưu tiên là chìa khóa để trở thành một người sử dụng thời gian tốt. Có nhiều cách để ưu tiên những gì bạn cần hoàn thành.

Bạn có thể quyết định hoàn thành những mục đơn giản, nhanh chóng, sau đó là những mục dài hơn, phức tạp hơn. Ngoài ra, bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ của mình bắt đầu với nhiệm vụ nhạy cảm nhất về thời gian hoặc kết hợp cả hai.

3. Đặt mục tiêu

Đặt mục tiêu là bước đầu tiên để trở thành người quản lý thời gian tốt. Thiết lập mục tiêu cho phép bạn hiểu rõ mục tiêu cuối cùng của mình và chính xác bạn cần ưu tiên điều gì để hoàn thành mục tiêu đó. Đặt mục tiêu ngắn hạn và dài hạn có thể dẫn đến thành công trong sự nghiệp của bạn.

4. Giao tiếp

Phát triển kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ có thể cho phép bạn làm cho các kế hoạch và mục tiêu của mình trở nên rõ ràng với người giám sát và đồng nghiệp.

Nó cũng có thể cho phép bạn đặt câu hỏi khi cần thiết và truyền đạt các thách thức một cách kịp thời để mọi người luôn đi đúng hướng.

5. Lập kế hoạch

Một phần cơ bản của quản lý thời gian là lập kế hoạch. Lên kế hoạch hiệu quả cho ngày của bạn, các cuộc họp và cách bạn sẽ hoàn thành mọi việc sẽ giúp bạn bám sát lịch trình của mình.

6. Ủy quyền

Trong khi ủy quyền thường được thực hiện bởi các nhà quản lý, bạn cũng có thể thực hành ủy thác nhiệm vụ nếu bạn đang quản lý một dự án.

Mặc dù thường khó nói “không” khi ai đó yêu cầu bạn làm điều gì đó tại nơi làm việc, nhưng điều quan trọng là bạn phải thực hành có ranh giới để quản lý tốt thời gian của mình và cuối cùng là đạt được mục tiêu của mình.

7. Quản lý căng thẳng

Khi thực hành quản lý thời gian tốt, bạn cũng nên chú ý đến sức khỏe tinh thần của mình. Xử lý căng thẳng theo hướng tích cực có thể giúp bạn duy trì động lực và thể hiện tốt khi hoàn thành lịch trình của mình.

Bạn có thể làm điều này bằng cách bao gồm những khoảng nghỉ nhỏ trong suốt cả ngày hoặc bằng cách tự thưởng cho bản thân bằng những cách nhỏ khi bạn hoàn thành nhiệm vụ.

8. Giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề mạnh mẽ sẽ giúp bạn vượt qua các thử thách và giữ cho các dự án luôn tiến triển đúng tiến độ. Giải quyết vấn đề cũng sẽ giúp các thành viên trong nhóm đồng quan điểm với nhau.

9. Ghi chú

Ghi chú và cập nhật tài liệu rất quan trọng khi quản lý thời gian và nhiệm vụ. Chẳng hạn, làm theo các hướng dẫn đã lỗi thời có thể làm bạn chậm lại hoặc khiến bạn phải làm lại một số công việc của mình.

10 mẹo hay để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian

Dưới đây là một số cách bạn có thể cải thiện kỹ năng này:

1. Đặt mục tiêu ngắn hạn và dài hạn

Thực hành thiết lập mục tiêu thường xuyên có thể giúp bạn hiểu rõ chính xác những gì bạn cần hoàn thành để đạt được kết quả nhất định. Để đạt được các mục tiêu dài hạn, lớn hơn, hãy xác định các mục tiêu quan trọng nhỏ hơn trên đường đi.

Ví dụ: nếu bạn có mục tiêu được thăng chức trong vòng sáu tháng, bạn có thể cần đặt mục tiêu nhỏ hơn để cải thiện một số kỹ năng nhất định. Mục tiêu của bạn phải cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và dựa trên thời gian.

2. Quản lý lịch của bạn

Dành thời gian sang một bên để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách của bạn là điều quan trọng để sử dụng thời gian của bạn. Bạn có thể cân nhắc thường xuyên chặn các khoảng thời gian nhất định trên lịch của mình để đảm bảo bạn có thời gian trong lịch trình của mình mà không bị phân tâm hoặc gặp gỡ.

Bạn cũng nên cân nhắc xem việc tham dự một số buổi họp có lợi hay không. Nếu bạn cảm thấy mình sẽ không gia tăng giá trị hoặc đóng góp theo bất kỳ cách nào, bạn nên cảm thấy có quyền từ chối một số cuộc họp nhất định.

Nếu bạn làm điều này, hãy thận trọng và lịch sự–bạn có thể cân nhắc gửi cho chủ cuộc họp một email để họ biết lý do bạn từ chối.

3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của bạn

Ưu tiên là một kỹ năng khó nhưng sẽ dễ dàng hơn khi thực hành. Bạn có thể thực hành sắp xếp thứ tự ưu tiên bằng cách lập danh sách việc cần làm. Viết hoặc đánh máy mọi thứ bạn cần hoàn thành có thể giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ cấp bách nhất hoặc dễ dàng bị bỏ qua.

Nếu cần trợ giúp, bạn có thể cân nhắc hỏi người quản lý của mình hoặc đồng nghiệp, những người giỏi trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho việc họ sẽ hoàn thành công việc như thế nào.

Để sử dụng thời gian hiệu quả, hãy sử dụng các phương pháp để ưu tiên công việc một cách thông minh:

• Đánh giá mức độ quan trọng: Xác định công việc nào có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu và kết quả quan trọng nhất. Điều này giúp bạn đặt ưu tiên cho những nhiệm vụ quan trọng nhất trước.
• Sử dụng ma trận ưu tiên: Sử dụng ma trận ưu tiên, như ma trận Eisenhower, để phân loại công việc thành các khối ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Như vậy, bạn có thể ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp trước.
• Áp dụng kỹ thuật 80/20: Nguyên tắc Pareto hay nguyên tắc 80/20 cho thấy rằng 80% kết quả được tạo ra từ 20% công việc. Hãy xác định và tập trung vào những công việc quan trọng thuộc trong 20% đó để tối đa hóa năng suất và hiệu quả.
• Đánh giá lại và điều chỉnh ưu tiên: Đánh giá định kỳ công việc đã được ưu tiên và điều chỉnh khi cần thiết. Đôi khi, một công việc có thể thay đổi mức độ quan trọng hoặc khẩn cấp, vì vậy hãy sẵn sàng điều chỉnh ưu tiên để đáp ứng tình huống mới.

Việc ưu tiên công việc giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất, giảm bớt stress và đảm bảo bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả cho những mục tiêu và nhiệm vụ quan trọng.

4. Sử dụng công cụ

Sử dụng các công cụ và ứng dụng như Google Calendar, Trello, hoặc Todoist để tổ chức và theo dõi công việc. Chúng giúp bạn lập lịch, ghi chú, và nhắc nhở về các nhiệm vụ quan trọng.

• Sử dụng kỹ thuật Pomodoro: Áp dụng kỹ thuật Pomodoro bằng cách làm việc trong khoảng thời gian ngắn (ví dụ: 25 phút) sau đó nghỉ ngắn (ví dụ: 5 phút). Lặp lại quá trình này để tăng sự tập trung và năng suất làm việc.
• Lịch trình hàng ngày: Các ứng dụng như Google Calendar, Microsoft Outlook hoặc Todoist có thể giúp bạn tạo và quản lý lịch trình hàng ngày một cách dễ dàng.
• Bộ nhắc: Các ứng dụng như Evernote, Google Keep hoặc Any.do cung cấp tính năng bộ nhắc đa dạng để bạn không bỏ lỡ bất kỳ công việc nào.
• To-do list (Danh sách công việc): Các ứng dụng như Todoist, Trello hoặc Microsoft To Do giúp bạn tạo danh sách công việc linh hoạt và quản lý tiến độ một cách hiệu quả.
• Phân chia công việc theo ưu tiên: Sử dụng mô hình quản lý 4-quadrant (có thể là the Eisenhower Matrix hoặc Covey’s Time Management Matrix) để phân chia công việc theo mức độ ưu tiên và quan trọng.

5. Loại bỏ và Nói “không” với những thứ gây xao lãng

Một cách để sử dụng thời gian hiệu quả là học cách từ chối một số yêu cầu tại nơi làm việc.

Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng đáp ứng thời hạn chặt chẽ, bạn có thể không thể hoàn thành công việc đúng hạn nếu bạn đồng ý đảm nhận công việc không phải ưu tiên.

Đồng nghiệp sẽ hiểu nếu bạn không thể giúp đỡ trong một dự án nếu bạn có một thời hạn chặt chẽ để đáp ứng.

6. Đặt giới hạn thời gian

Đối với các nhiệm vụ không có deadline cụ thể, hãy đặt giới hạn thời gian cho chúng. Điều này giúp bạn tránh việc dành quá nhiều thời gian cho một nhiệm vụ và khuyến khích bạn hoàn thành công việc trong khoảng thời gian hợp lý.

7. Hãy biết khi dừng lại

Đôi khi, việc dừng lại và thư giãn cũng là một cách hay. Đừng làm việc không ngừng nghỉ mà hãy cung cấp thời gian cho bản thân để tái tạo năng lượng và giảm căng thẳng.

Tự chăm sóc bản thân đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian cho việc nghỉ ngơi, tập thể dục và giải trí để tái tạo năng lượng.

8. Tìm kiếm sự hỗ trợ và học hỏi

Hãy tìm kiếm sự hỗ trợ từ người khác, như đồng nghiệp, gia đình, hoặc bạn bè. Họ có thể cung cấp những gợi ý và chiến lược sử dụng thời gian hữu ích. Ngoài ra, luôn cập nhật và học hỏi về các phương pháp và công cụ mới để cải thiện khả năng của bạn.

9. Tập trung vào kết quả

Thay vì chỉ tập trung vào thời gian hoặc công việc, hãy tập trung vào kết quả cuối cùng mà bạn muốn đạt được. Điều này giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng và có ảnh hưởng nhất đối với mục tiêu của bạn.

10. Đừng trì hoãn

Có sự khác biệt giữa đặt ưu tiên và trì hoãn. Khi bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo thứ tự quan trọng, chỉ cần đảm bảo rằng không có gì hoàn toàn bị loại khỏi danh sách.

Bạn có thể lên lịch cho những công việc ít quan trọng hơn vào một ngày khác. Sự trì hoãn diễn ra khi những nhiệm vụ đó liên tục bị đẩy ra khỏi lịch trình trong ngày.

Ví dụ

Ví dụ #1 Quản lý thời gian dành cho hoc sinh, sinh viên:

Giả sử bạn là một sinh viên đại học có lịch học đa dạng, các bài tập, dự án, và còn có thời gian muốn dành cho hoạt động ngoại khóa và giảm stress. Để sử dụng thời gian hiệu quả, bạn có thể áp dụng những phương pháp sau:

1. Xác định ưu tiên: Đầu tiên, xác định nhiệm vụ quan trọng nhất và ưu tiên trong việc hoàn thành chúng. Có thể là việc học cho các bài kiểm tra quan trọng hoặc hoàn thành các dự án có hạn chót gần.
2. Tạo lịch học: Tạo một lịch học cụ thể cho mỗi tuần. Xác định thời gian để học các môn học khác nhau, và ưu tiên các khung thời gian tĩnh lặng để tập trung cao độ.
3. Sử dụng lịch và bộ nhắc: Sử dụng ứng dụng lịch trực tuyến như Google Calendar hoặc Microsoft Outlook để theo dõi các lịch học, bài tập, và các hoạt động ngoại khóa. Thiết lập bộ nhắc để nhắc bạn về các nhiệm vụ quan trọng và hạn chót.
4. Chia nhỏ nhiệm vụ lớn: Đối với các dự án lớn, chia nhỏ chúng thành các phần nhỏ hơn và lên kế hoạch hoàn thành từng phần theo thời gian. Điều này giúp bạn tập trung vào từng phần một cách rõ ràng và tránh việc hoàn thành công việc lúc cuối cùng.
5. Sử dụng kỹ thuật Pomodoro: Áp dụng kỹ thuật Pomodoro, trong đó bạn làm việc trong khoảng thời gian ngắn, chẳng hạn 25 phút, sau đó nghỉ ngơi trong 5 phút. Lặp lại quy trình này và nghỉ lâu hơn sau mỗi 4 vòng Pomodoro. Kỹ thuật này giúp bạn tập trung sâu và duy trì năng lượng trong quá trình học tập.

Ví dụ #2 về quản lý thời gian của bản thân

Hãy tưởng tượng bạn là một nhân viên văn phòng có nhiều nhiệm vụ và công việc đa dạng như xử lý email, chuẩn bị báo cáo, tham gia cuộc họp và giải quyết công việc văn phòng hàng ngày. Để sử dụng thời gian hiệu quả, bạn có thể áp dụng những phương pháp sau:

1. Xác định mục tiêu hàng ngày: Hãy lên danh sách các nhiệm vụ và công việc cần hoàn thành trong ngày. Ưu tiên những mục tiêu quan trọng nhất mà bạn muốn đạt được và gắn kết thực hiện chúng.
2. Sử dụng kỹ thuật Time Blocking: Chia thời gian làm việc thành các khối thời gian nhất định cho từng nhiệm vụ. Đặt thời gian riêng để xử lý email, tham gia cuộc họp, hoặc làm việc với sự tập trung tối đa trên mỗi khối thời gian.
3. Ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng: Đánh giá mức độ quan trọng và ưu tiên công việc dựa trên deadline, tầm quan trọng và ảnh hưởng đến công việc khác. Đặt ưu tiên cho những công việc có tác động lớn và cần hoàn thành sớm.
4. Sử dụng công cụ: Tận dụng các ứng dụng và công cụ quản lýnhư Asana, Trello, hoặc Microsoft Planner để theo dõi và tổ chức công việc. Sử dụng tính năng nhắc nhở và chia sẻ thông tin với đồng nghiệp để cải thiện hiệu suất làm việc.
5. Đặt giới hạn thời gian cho các tác vụ: Để tránh việc dành quá nhiều thời gian cho một công việc, đặt giới hạn thời gian cho mỗi tác vụ. Sử dụng kỹ thuật Pomodoro để làm việc trong các đợt tập trung ngắn và tạo khoảng nghỉ giữa chúng để duy trì năng lượng và sự tập trung.

Bằng cách áp dụng các phương pháp và công cụ quản lý thời gian, bạn có thể đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển cá nhân và chuyên môn của mình.

Lời kết

Trên hành trình quản lý thời gian, việc áp dụng các phương pháp và mẹo hay có thể mang lại những kết quả đáng kinh ngạc. Bằng cách tận dụng thời gian một cách thông minh, bạn có thể tăng năng suất làm việc, giảm căng thẳng và tạo ra sự cân bằng trong cuộc sống.

Tuy nhiên, quản lý thời gian không chỉ là một công việc một lần, mà là một quá trình liên tục. Hãy lưu ý rằng không có một phương pháp duy nhất phù hợp cho mọi người, mà bạn cần tìm ra những kỹ thuật và phương pháp phù hợp với tình huống và cá nhân của mình.

Hãy khởi đầu ngay bây giờ bằng cách chọn ít nhất một phương pháp và thực hiện nó trong cuộc sống hàng ngày của bạn. Đừng ngại thay đổi và điều chỉnh khi cần thiết để tìm ra sự kết hợp tốt nhất cho công việc và phong cách sống của bạn.

Lời khuyên cuối cùng là hãy kiên nhẫn và kiên trì. Sử dụng thời gian hiệu quả không phải là một quá trình dễ dàng, nhưng khi bạn cống hiến và thực hành thường xuyên, bạn sẽ trở nên tốt hơn và tận hưởng những lợi ích mà nó mang lại.

Nguồn:

• https://www.indeed.com/career-advice/career-development/time-management-skills
• https://www.simplilearn.com/time-management-skills-article
• https://www.mindtools.com/arb6j5a/what-is-time-management
• https://www.lifehack.org/articles/productivity/10-ways-improve-your-time-management-skills.html