Dù công việc và ngành nghề của bạn là gì, có một số kỹ năng mềm mà nhà tuyển dụng đánh giá cao. Trong số đó, khả năng giải quyết vấn đề được coi là rất quan trọng, tuy nhiên không phải ai cũng tự nhiên có khả năng này. Thực tế là, giải quyết vấn đề là một kỹ năng khó có thể trở thành chuyên gia.
Khi thế giới công việc trở nên phức tạp và thay đổi nhanh chóng, khả năng phân tích nguyên nhân của các vấn đề phức tạp và tìm ra giải pháp phù hợp trở nên ngày càng quan trọng hơn. Vì vậy, nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề của mình để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về người giải quyết vấn đề, chamdocsach sẽ chia sẻ một số mẹo thực tiễn dưới đây.
Thế nào là Kỹ năng Giải quyết vấn đề?
Kỹ năng giải quyết vấn đề là kỹ năng cho phép bạn xác định và hiểu nguyên nhân của vấn đề, sau đó giải quyết nó. Điều này có thể liên quan đến việc giải quyết các vấn đề ảnh hưởng đến toàn bộ công ty, chẳng hạn như tỷ lệ giữ chân khách hàng giảm hoặc những thách thức chỉ ảnh hưởng đến bạn, chẳng hạn như đào tạo không đầy đủ.
Mặc dù các vấn đề bạn có thể gặp phải tại nơi làm việc là vô tận, nhưng bạn có thể giải quyết các vấn đề khó khăn phức tạp cho bạn và công ty của bạn bằng cách sử dụng quy trình giải quyết vấn đề thông minh và hiệu quả.
10 cách hay giúp bạn Cải thiện Kỹ năng Giải quyết vấn đề
Dưới đây là 10 mẹo giúp phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn và trở thành người giải quyết vấn đề hiệu quả.
1. Xác định và hiểu đúng vấn đề
“Nếu tôi có một giờ để giải quyết một vấn đề, tôi sẽ dành 55 phút để nghĩ về vấn đề đó và 5 phút để nghĩ về các giải pháp.” Albert Einstein
Nghe có vẻ đơn giản, nhưng nhiều vấn đề vẫn chưa được giải quyết vì thiếu sự tập trung nỗ lực để thực sự hiểu và xác định chính xác vấn đề. Hãy tưởng tượng khi bạn còn đi học. Nếu bạn nhờ giáo viên trợ giúp về một câu hỏi cụ thể mà bạn gặp khó khăn trong việc trả lời, liệu họ có cung cấp ngay lập tức một giải pháp cho bạn không? Câu trả lời chắc chắn là không. Thay vào đó, họ sẽ cùng bạn xem xét câu hỏi và nói về những gì nó thực sự đòi hỏi bạn, nhằm đảm bảo rằng bạn đang cố gắng giải quyết đúng vấn đề.
Bạn có thể áp dụng nguyên tắc tương tự để phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề của mình tại nơi làm việc. Nói một cách khác, để giải quyết vấn đề tốt, bạn phải hiểu rõ vấn đề thực sự mà bạn cần giải quyết trước khi đưa ra bất kỳ giải pháp nào. Thường thì, khi bạn đã xác định được mục tiêu chính xác của vấn đề, việc tìm ra một giải pháp sẽ dễ dàng hơn.
2. Nghiên cứu những thực tiễn đằng sau vấn đề
Khi đối mặt với một vấn đề tại nơi làm việc, hãy yêu cầu các bên liên quan trò chuyện với bạn về các nguyên tắc cơ bản liên quan đến vấn đề đó, để bạn hiểu tình hình hoặc quy trình đang diễn ra như thế nào. Đừng cho rằng bạn biết tất cả mọi thứ và vội vàng đưa ra giải pháp ngay lập tức.
Thay vào đó, hãy tìm ý kiến của những người liên quan để thực sự đánh giá đúng các khía cạnh của khu vực gặp vấn đề và nguyên nhân của nó. Cuối cùng, để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, bạn cần hiểu rõ những điểm quan trọng về quá trình hoặc tình huống trước khi có thể tìm ra giải pháp.
Ví dụ, hãy nghĩ về một tình huống đơn giản như một chiếc xô đầy nước và bắt đầu tràn ra ngoài. Suy nghĩ đầu tiên của bạn có thể là lấy một cái xô lớn hơn. Tuy nhiên, điều này chỉ là giải pháp tạm thời và không giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Trong ví dụ này, việc sử dụng một chiếc xô lớn hơn sẽ chỉ làm giảm triệu chứng thay vì giải quyết vấn đề thực sự. Hãy nhớ rằng giải quyết vấn đề không chỉ đơn giản là tìm một giải pháp tạm thời.
3. Trực quan hóa vấn đề
Mặc dù không phải lúc nào cũng phù hợp với mọi tình huống, tuy nhiên, sử dụng biểu diễn hình ảnh có thể giúp giải quyết vấn đề. Vì vậy, trong quá trình giải quyết vấn đề, hãy thử vẽ một sơ đồ đơn giản về quá trình hoặc tình huống mà bạn đang cố gắng khắc phục, để giúp bạn hình dung và hiểu rõ tất cả những khía cạnh phức tạp.
Bất kỳ công cụ nào, từ PowerPoint đến bảng trắng, công cụ mindmap trực tuyến hay một mẩu giấy cũng có thể hỗ trợ bạn trong việc hiểu vấn đề nếu nó trở nên quá phức tạp hoặc có nhiều khía cạnh. Ngoài ra, việc vẽ ra tình huống hiện tại cũng giúp làm rõ suy nghĩ bởi vì nó cho phép bạn tập trung vào và xác định các khu vực gặp vấn đề, từ đó giúp bạn dễ dàng và nhanh chóng giải quyết chúng.
“Nếu bạn xác định đúng vấn đề, gần như bạn đã có giải pháp.” Steve Jobs
Xem thêm bài viết liên quan:
4. Động não giải pháp sáng tạo
“Chúng ta không thể giải quyết vấn đề của mình với cùng một suy nghĩ mà chúng ta đã sử dụng khi tạo ra chúng.” Albert Einstein
Xây dựng một giải pháp đơn giản không có nghĩa là giảm giá trị hoặc giải quyết vấn đề một cách vội vã. Sau khi bạn đã hiểu vấn đề và nguyên tắc cơ bản đằng sau nó, hãy mở rộng tầm nhìn để tóm tắt và tiếp cận vấn đề với một góc nhìn mới.
Tiếp theo, hãy khám phá các giải pháp với phương pháp brainstorming. Những người giải quyết vấn đề giỏi dựa trên kỹ năng tư duy phản biện và nhận thức rằng không có giải pháp “đúng” hay “sai” tuyệt đối. Điều quan trọng là tập trung vào việc tìm ra những giải pháp sáng tạo và đơn giản – và khả năng tưởng tượng không phụ thuộc vào khả năng sáng tạo của bạn. Thay vào đó, đó là khả năng suy nghĩ về vấn đề và giải pháp tiềm năng từ một góc nhìn khác.
Do đó, trong quá trình giải quyết vấn đề, hãy tránh tập trung quá mức vào cách công ty của bạn đã tiếp cận vấn đề trong quá khứ hoặc cách vấn đề đã được hình thành. Hãy nhớ rằng giải quyết vấn đề đòi hỏi tư duy mới và giải pháp mới.
5. Tập trung vào giải pháp, không phải vấn đề
Các nhà thần kinh học đã chứng minh rằng não của bạn không thể tìm ra giải pháp khi bạn tập trung quá nhiều vào vấn đề. Điều này xảy ra vì khi bạn tập trung vào vấn đề, bạn đang nuôi dưỡng một tâm trạng tiêu cực, gây ra sự kích thích các cảm xúc tiêu cực trong não. Những cảm xúc này làm cản trở sự xuất hiện của các giải pháp tiềm năng.
Tuy nhiên, tôi không đề nghị bạn bỏ qua vấn đề. Thay vào đó, hãy cố gắng giữ bình tĩnh. Điều này giúp bạn nhận thức vấn đề một cách thẳng thắn và sau đó chuyển sự tập trung của bạn vào tư duy giải pháp. Trong quá trình đó, hãy tập trung vào việc tìm câu trả lời cho câu hỏi “Có thể là gì?” thay vì chỉ tập trung vào việc tìm hiểu “Điều gì đã xảy ra?” và “Ai là người có lỗi?”
6. Sử dụng kỹ thuật 5 Why để xác định rõ ràng vấn đề
Kỹ thuật 5 Why là một khuôn khổ giải quyết vấn đề giúp bạn tìm ra gốc rễ của vấn đề.
Bằng cách liên tục đặt câu hỏi “tại sao” về một vấn đề, bạn có thể tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đó là cách bạn có thể tìm ra giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề gốc rễ một lần và mãi mãi. Và nó có thể đi sâu hơn là chỉ hỏi tại sao năm lần.
Ví dụ: Nếu vấn đề là “luôn đi làm muộn”…
#1. Tại sao tôi đi làm muộn?
- Tôi luôn nhấp vào nút báo lại và chỉ muốn ngủ tiếp.
#2. Tại sao tôi muốn tiếp tục ngủ?
- Tôi cảm thấy rất mệt mỏi vào buổi sáng.
#3. Tại sao tôi cảm thấy mệt mỏi vào buổi sáng?
- Tôi đã ngủ muộn vào đêm hôm trước, đó là lý do tại sao.
#4. Tại sao tôi ngủ muộn?
- Tôi không buồn ngủ sau khi uống cà phê, và tôi tiếp tục cuộn nguồn cấp dữ liệu Facebook của mình và bằng cách nào đó tôi không thể dừng lại.
#5. Tại sao tôi lại uống cà phê?
- Bởi vì tôi đã quá buồn ngủ vào buổi chiều khi làm việc, không ngủ đủ giấc vào đêm hôm trước.
Vì vậy, bạn thấy đấy, nếu bạn không cố gắng tìm ra gốc rễ của vấn đề, bạn có thể chỉ cần đặt thêm một vài báo thức và nó sẽ phát ra tiếng bíp năm phút một lần vào buổi sáng. Nhưng trên thực tế, vấn đề bạn cần giải quyết là bỏ việc lướt Facebook không ngừng vào ban đêm để bạn sẽ cảm thấy tràn đầy năng lượng hơn vào ban ngày và thậm chí bạn sẽ không cần đến cà phê.
Xem thêm các bài viết liên quan:
- 5 ví dụ về vấn đề và Cách giải quyết
7. Đơn giản hóa mọi thứ
Là con người, chúng ta có xu hướng làm cho mọi thứ trở nên phức tạp hơn mức cần thiết! Hãy thử đơn giản hóa vấn đề của bạn bằng cách khái quát hóa nó.
Loại bỏ tất cả các chi tiết và quay trở lại những điều cơ bản. Hãy thử tìm kiếm một giải pháp thực sự dễ dàng, rõ ràng – bạn có thể ngạc nhiên với kết quả! Và tất cả chúng ta đều biết rằng những điều đơn giản thường mang lại hiệu quả cao nhất.
8. Xác định giải pháp tốt nhất
Sau khi bạn đã liệt kê các giải pháp tiềm năng, hãy xem xét lại chúng để thu hẹp danh sách lựa chọn. Nếu bạn có một danh sách dài, hãy nhóm các ý tưởng tương đồng lại với nhau.
Để hỗ trợ quyết định cuối cùng, hãy đánh giá từng giải pháp trong ngữ cảnh mục tiêu, ngân sách và khung thời gian của tổ chức bạn, cũng như khả năng mang lại kết quả thành công tổng thể. Đồng thời, hãy xem xét các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến từng giải pháp.
Trình bày ý kiến cuối cùng của bạn cho các thành viên trong nhóm và những bên liên quan có liên quan, đồng thời thu thập phản hồi từ họ. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn tốt nhất có thể cho vấn đề đang được giải quyết.
9. Thực hành giải quyết vấn đề một cách sáng tạo
Cách tốt nhất để nắm vững một kỹ năng là bằng cách thực hành. Khi đối mặt với nhiều vấn đề đòi hỏi sự sáng tạo, quá trình giải quyết vấn đề trở nên dễ dàng hơn. Hãy thử đối mặt thường xuyên với các tình huống mới yêu cầu suy nghĩ khác biệt. Bạn có thể làm điều này bằng cách tham gia các hội nghị trong lĩnh vực của bạn hoặc bất kỳ lĩnh vực nào có liên quan.
Ví dụ,
Một nhóm nhân viên trong một công ty công nghệ đang gặp khó khăn trong việc tăng cường tương tác và sự hợp tác giữa các bộ phận khác nhau. Thay vì sử dụng phương pháp truyền thống như gửi email hoặc họp trực tiếp, họ tạo ra một nền tảng trò chuyện trực tuyến nội bộ dựa trên công nghệ trí tuệ nhân tạo.
Nền tảng này cho phép nhân viên chia sẻ ý tưởng, thảo luận và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và linh hoạt. Các tính năng như hệ thống thông báo tự động, gợi ý ý tưởng và khả năng tạo nhóm làm việc giúp tăng cường sự sáng tạo và tương tác động viên giữa các bộ phận. Kết quả là, công ty đã thúc đẩy sự đổi mới và tăng cường khả năng giải quyết vấn đề một cách sáng tạo thông qua nền tảng trò chuyện trực tuyến này.
- Xem thêm bài viết liên qua: Những ví dụ về cách giải quyết vấn đề nhanh chóng và linh hoạt
10. Yêu cầu giúp đỡ từ người có kinh nghiệm
Hiểu được cách tiếp cận sáng tạo của những người khác trong bất kỳ ngành nghề nào có thể cung cấp thông tin quý giá để đưa ra quyết định của riêng bạn. Một người cố vấn có thể trở thành một tài sản vô giá cho sự phát triển của sự nghiệp của bạn. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong một vấn đề, hãy thử tìm sự giúp đỡ từ những người khác trong cùng lĩnh vực với bạn để nhận được lời khuyên. Kinh nghiệm cá nhân của họ có thể mở ra những cách suy nghĩ mà bạn chưa từng xem xét trước đây.
Ví dụ, một nhà thiết kế web tự do đang làm việc với một khách hàng liên tục yêu cầu các bổ sung mới cho dự án của họ, nhưng không cung cấp phản hồi phù hợp. Trong trường hợp này, cô ấy có thể nhờ sự giúp đỡ từ một nhà thiết kế có kinh nghiệm hơn, người có thể cung cấp lời khuyên về cách thiết lập ranh giới phạm vi công việc và giúp khách hàng làm rõ ý tưởng của họ. Kết quả, nhà thiết kế mới sẽ có thể cung cấp dịch vụ tuyệt vời cho khách hàng trong khi vẫn đảm bảo sự hài lòng về công việc được thực hiện với giá trị tương xứng.
Bonus: một số cách khác để cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề
- Quan sát cách người khác giải quyết vấn đề: Hãy quan sát và học hỏi từ những người có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt. Xem họ làm việc, tìm hiểu về quy trình và cách suy nghĩ của họ khi giải quyết vấn đề.
- Đọc về kỹ thuật giải quyết vấn đề: Tìm hiểu về các kỹ thuật và phương pháp giải quyết vấn đề. Đọc sách, bài viết, hoặc tài liệu liên quan để nắm vững các khía cạnh khác nhau của quy trình giải quyết vấn đề.
- Thực hành các phương pháp giải quyết vấn đề khác nhau: Áp dụng các phương pháp và kỹ thuật khác nhau trong việc giải quyết các vấn đề hàng ngày. Thực hành sẽ giúp bạn làm quen với quy trình và phát triển khả năng áp dụng chúng vào các tình huống khác nhau.
- Trải qua đào tạo về giải quyết vấn đề: Tham gia các khóa đào tạo hoặc các khóa học trực tuyến về kỹ năng giải quyết vấn đề. Những khóa học này cung cấp kiến thức và công cụ cần thiết để nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn.
- Thử thách bản thân: Đặt mình vào các tình huống khó khăn và thử thách bản thân để tìm ra giải pháp. Điều này giúp bạn trở nên tự tin hơn và quen thuộc với việc đưa ra quyết định trong các tình huống khó khăn.
- Làm việc trên các lĩnh vực khác nhau: Hãy thử làm việc trong các lĩnh vực, nhiệm vụ hoặc các phòng ban khác nhau không liên quan trực tiếp đến công việc của bạn. Điều này giúp bạn học cách áp dụng kiến thức và kỹ năng từ các lĩnh vực khác nhau vào giải quyết vấn đề.
Kỹ năng giải quyết vấn đề: Các bước tiếp theo
Tóm lại, việc liên tục thực hành, học hỏi và đặt mình vào các tình huống thử thách sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề. Hãy luôn mở lòng tiếp thu ý kiến phản hồi, sẵn sàng học từ kinh nghiệm của người khác và thúc đẩy sự sáng tạo trong suy nghĩ của mình.
Ngoài ra, hãy tìm kiếm các cơ hội đào tạo và trao đổi kiến thức với những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực của bạn. Bằng việc nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề, bạn sẽ trở nên linh hoạt và tự tin hơn trong việc đối mặt với các thách thức và tìm ra các giải pháp sáng tạo.
Nguồn tham khảo:
- https://www.hays.net.nz/career-advice/upskilling/improve-problem-solving-skills
- https://www.lifehack.org/articles/productivity/6-ways-to-enhance-your-problem-solving-skills.html
- https://www.indeed.com/career-advice/career-development/improve-creative-problem-solving-skills
