Động não là một quá trình quan trọng trong việc tạo ra những ý tưởng sáng tạo và giải quyết các vấn đề. Tuy nhiên, để đạt được kết quả tốt nhất từ phiên động não, bạn cần có một quy trình tổ chức hiệu quả.
Bài viết này cung cấp các lời khuyên và chiến lược để tổ chức phiên động não hiệu quả cho các nhóm làm việc. Bao gồm cách lên lịch, tạo bối cảnh, hướng dẫn nhóm, và cách xử lý các vấn đề như sự chán nản và độc chiếm trong cuộc thảo luận.
Dưới đây là một số ví dụ về những sai sót có thể xảy ra trong một buổi động não:
- Thiếu tập trung (chính xác thì mục đích của phần này là gì?).
- Thiếu tổ chức (chúng ta đang hướng tới đâu, và tại sao?).
- Thu thập sai người (những người quá cao, quá thấp hoặc chỉ liên quan đến ngoại vi).
- Những người tham gia cảm thấy không được trao quyền (hoặc quá được trao quyền).
- Quá nhiều lời chỉ trích quá sớm (động não nhằm khuyến khích suy nghĩ vượt trội). Không chuẩn bị cho người tham gia những gì được yêu cầu (mọi người có thể đến mà không chuẩn bị).
- Hỗ trợ kém (hỗ trợ là một nghệ thuật—và đôi khi cần phải có chuyên môn).
- Lạc đề (rất dễ sa lầy vào những vấn đề xung quanh chủ đề).
- Không theo kịp (phiên của bạn tạo ra những ý tưởng tuyệt vời chưa từng được khám phá).
Để tổ chức phiên động não thành công, cần lập kế hoạch trước, chọn đúng người tham gia và đặt mục tiêu rõ ràng. Hướng dẫn này giúp bạn động não hiệu quả với nhóm: giải quyết mối quan tâm, điều hành phiên, xếp hạng ý tưởng và quyết định thực hiện.
Trước khi Lên Lịch cho Phiên động não
Dưới đây là danh sách 6 tiêu chí quan trọng cần xem xét ban đầu để bạn thiết lập phiên động não của mình với cơ hội thành công tối đa:
1. Hãy chắc chắn rằng bạn thực sự muốn động não
Động não là một công cụ tuyệt vời để giúp nhóm của bạn tham gia vào quá trình tạo ra những ý tưởng mới. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu một phiên động não, cần đảm bảo rằng nó thực sự phù hợp với thời điểm của dự án và mục đích của nó.
Bạn cần xem xét việc có cởi mở với các ý tưởng mới hay không, hoặc đang chỉ cố gắng tìm cách thuyết phục nhân viên tham gia vào dự án. Nếu bạn đã có đầy đủ thông tin về dự án, việc sử dụng động não có thể gây ra kỳ vọng không thực tế về việc nhân viên có quyền tham gia vào quá trình định hướng dự án.
2. Viết ra (các) mục tiêu động não của bạn
Đừng quên rằng trong một phiên động não, bạn cần phải có mục tiêu cụ thể cho cả phiên và cho các bước tiếp theo. Mọi hoạt động trước, trong và sau phiên động não đều phải liên quan đến mục tiêu của bạn. Nếu bạn không biết mục đích và mục tiêu của mình trong phiên động não, thì việc tổ chức nó sẽ trở nên vô nghĩa. Hãy nhớ rằng mục tiêu cụ thể là chìa khóa để đạt được thành công trong một phiên động não.
Dưới đây là một số ví dụ về mục tiêu cụ thể mà bạn có thể đặt cho phiên động não:
- Tìm ra các giải pháp mới để tăng doanh số bán hàng.
- Tạo ra một kế hoạch tiết kiệm chi phí trong công ty.
- Thiết kế một sản phẩm mới để cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường.
- Xây dựng một chiến lược tiếp thị để tăng số lượng khách hàng.
- Tìm cách tăng cường sự hợp tác và tinh thần đồng đội giữa các bộ phận trong tổ chức.
- Phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới để tăng doanh thu cho công ty.
- Tìm ra các giải pháp để tăng năng suất làm việc và giảm thời gian làm việc.
- Tìm cách cải thiện quá trình sản xuất và giảm thời gian sản xuất để tăng lợi nhuận.
3. Có thông tin đầu vào rõ ràng mà bạn muốn
Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu loại đầu vào động não mà bạn đang hướng tới và hiểu được động lực của từng cá nhân trong nhóm. Khi bạn có được thông tin đó, bạn có thể lựa chọn phương pháp động não phù hợp nhất cho nhu cầu cụ thể của mình.
Ví dụ, nếu bạn muốn đưa cả nhóm của mình – từ người quản lý đến người triển khai và nhân viên hỗ trợ – vào phiên động não, bạn có thể chọn sử dụng phương pháp “brainwriting”. Phương pháp này cho phép từng cá nhân viết ra ý tưởng của mình thay vì phải nói to. Trong một số trường hợp, phương pháp này có thể giảm căng thẳng và lo lắng về việc bị đồng nghiệp hoặc người quản lý coi thường ý tưởng của mình. Để biết thêm về cách sử dụng phương pháp brainwriting, hãy tìm hiểu thêm.
4. Mời những người tham gia phù hợp
Dựa trên sự hiểu biết của bạn về các mục tiêu, mục đích và quy trình, hãy lập danh sách những người được mời. Cố gắng hết sức để đảm bảo rằng danh sách bao gồm những cá nhân trực tiếp tham gia quản lý và thực hiện dự án mà bạn có trong đầu.
Khi bạn đưa ra lựa chọn của mình, hãy nghĩ về động lực của quá trình động não. Là một cá nhân cụ thể có khả năng làm mọi thứ chậm lại hoặc tạo ra xung đột? Nếu vậy, anh ấy hoặc cô ấy có thực sự quan trọng đối với quá trình động não không?
5. Chọn một địa điểm phù hợp nhất với nhóm của bạn
Chọn một địa điểm cảm hứng, nhưng không quá thoải mái hoặc đầy cảm hứng đến mức những người tham gia bị phân tâm. Một phòng họp thoải mái là tuyệt vời, nhưng quá nhiều khung cảnh tuyệt đẹp có thể khiến bạn mất tập trung. Đồ ăn nhẹ tốt, nhưng tránh các hoạt động khiến quá trình bị phân tâm.
6. Làm việc với Người hướng dẫn có kinh nghiệm
Chọn một người hướng dẫn có kinh nghiệm động não và đào tạo thực sự, có ý nghĩa. Cung cấp cho người đó tất cả thông tin họ cần để quản lý nhóm và dẫn dắt quá trình hướng tới các mục tiêu và kế hoạch mà bạn có trong đầu.
Nếu bạn định tạo điều kiện, hãy tìm hiểu tất cả những gì có thể về quy trình để bạn có thể khuyến khích sự sáng tạo cho một phiên động não tích cực, hữu ích.
Làm thế nào để Chạy Phiên Động não Đúng cách
Bây giờ, hãy tìm hiểu cách điều hành phiên động não của bạn một cách hiệu quả, từ việc thiết lập bối cảnh, đưa ra ý tưởng, xếp hạng chúng và khắc phục sự cố nếu cần.
1. Đặt bối cảnh
Trước khi bạn bắt đầu động não, hãy cung cấp cho nhóm của bạn thông tin họ cần để thành công. Một số thông tin đó liên quan đến quá trình động não—và một số liên quan đến sự thoải mái của cá nhân!
Hãy chắc chắn bao gồm các cơ sở này:
- Đặt bối cảnh bằng cách trình bày các mục tiêu của bạn, mô tả quá trình động não và kỳ vọng cho các hoạt động sau cuộc họp, đồng thời phác thảo rõ ràng lịch trình mà chúng sẽ đạt được.
- Chia sẻ thông tin quan trọng mà nhóm của bạn sẽ cần: vị trí phòng tắm, kế hoạch nghỉ ăn, thời gian hoàn thành dự kiến, các giả định liên quan đến việc sử dụng điện thoại di động, lượng cà phê có sẵn, v.v. Nếu bạn không cung cấp thông tin này, rất có thể những người tham gia của bạn sẽ dành phần lớn thời gian của họ để cố gắng có được câu trả lời từ nhau!
- Nói cho những người tham gia— theo nghĩa đen —ngồi ở đâu. Hãy nhớ rằng chia nhỏ các nhóm xã hội và/hoặc công việc thường là một ý kiến hay, vừa để tăng khả năng sáng tạo vừa để giảm tình trạng chật chội trong các góc.
- Giới thiệu người hướng dẫn và mô tả vai trò của họ. Nếu người đó là bạn, hãy giải thích vai trò của chính bạn. Hãy nói rõ rằng lời của người hướng dẫn là luật: nếu người hướng dẫn nói “hết giờ” thì có nghĩa là hết giờ!
- Viết, đăng và trả lời các câu hỏi về các quy tắc và thủ tục. Điều này có thể bao gồm việc lặp lại quy tắc “hãy bình luận”, giới hạn thời gian phát biểu, giới hạn nhận xét phê bình, quy trình yêu cầu phát biểu, v.v. Cho mọi người biết bạn có ý định yêu cầu từng người phát biểu hay bạn mở để giơ tay.
- Chỉ định một người chấm công và/hoặc đặt đồng hồ ở phía trước và ở giữa.
- Chỉ định một người ghi chú và cung cấp cho họ bảng trắng, bảng lật hoặc các công cụ cần thiết khác.
2. Di chuyển phiên của bạn về phía trước
Bây giờ với bối cảnh, mục tiêu và quy tắc cơ bản đã có sẵn, đã đến lúc bắt đầu. Dưới đây là một số hành động để bắt đầu và thúc đẩy phiên động não về phía trước:
Hành động 1. Bắt đầu với Tàu phá băng
Trong động não, mọi người đều bình đẳng. Các phiên phá băng là một cách hay để thiết lập ý tưởng này bằng cách chơi các trò chơi trong đó mọi người đều có vai trò bình đẳng. Đó cũng là một cách tuyệt vời để bắt đầu dòng chảy sáng tạo.
Hoạt động phá băng có thể bao gồm các trò chơi như “nếu bạn có thể chọn một siêu năng lực, thì đó sẽ là siêu năng lực nào và tại sao?” hoặc “con vật nào đại diện cho bạn tốt nhất, và tại sao?” Chìa khóa để thành công với những chiếc tàu phá băng như vậy là bao gồm tất cả mọi người: không ai “vượt qua” vì họ nghĩ rằng ý tưởng đó thật ngớ ngẩn!
Hành động 2. Nâng cao
Bắt đầu quá trình động não bằng câu hỏi liên quan đến dự án, rủi ro thấp, cho phép mọi người đưa ra ý tưởng một cách tự do và không lo lắng về việc bị coi là ngớ ngẩn. Hãy đảm bảo mọi người được phát biểu ít nhất một lần.
Ví dụ: hỏi “Nếu bạn có thể nhờ một vị thần giải quyết vấn đề của chúng ta, bạn sẽ nhờ vị thần đó làm gì?” để khám phá các ý tưởng khác nhau của các thành viên trong nhóm.
Hành động 3. Bắt đầu
Cho phép người điều phối tiếp quản hoàn toàn (tất nhiên trừ khi bạn là người điều hành). Đảm bảo rằng người điều hành nhớ nhắc lại quy tắc “tất cả các ý tưởng đều là ý kiến hay” và khuyến khích mọi người phát biểu. Thực hiện theo các quy tắc và lịch trình bạn đã thiết lập.
Hành động 4. Ghi lại mọi thứ!
Ngoài việc yêu cầu người ghi chú của bạn ghi chú, hãy ghi lại phiên này bằng âm thanh hoặc video (tùy thuộc vào sở thích, nhu cầu và thiết lập của bạn).
3. Khắc phục sự cố Brainstorming
Khi tham gia vào quá trình động não, bạn có thể gặp phải một hoặc nhiều thách thức phổ biến. Đây là cách nhận biết và giải quyết chúng:
Vấn đề 1. Khô khan hoặc trở nên lặp đi lặp lại
Tại một số thời điểm, nhóm của bạn sẽ gặp khó khăn trong việc đưa ra các ý tưởng bổ sung. Đôi khi đó là bởi vì họ đã thực sự bày tỏ hết những suy nghĩ của mình. Tuy nhiên, thông thường, họ có thể cần nghỉ giải lao hoặc một chút thời gian để suy nghĩ.
Nếu thời gian nghỉ giải lao không mang lại sự sáng tạo bổ sung, hãy thử quay lại một số ý tưởng đã được trình bày. Có ai có ý tưởng liên quan hoặc xây dựng trên một trong số này không?
Vấn đề 2. Không đủ hoặc quá nhiều sự sáng tạo
Quá ít suy nghĩ sáng tạo hoặc quá nhiều trí tưởng tượng khác thường có thể gây khó khăn cho việc động não hiệu quả. Mặc dù thật tuyệt khi suy nghĩ một cách sáng tạo, nhưng những gợi ý nực cười nhằm mục đích gây cười (Hãy đối phó với những người sao Hỏa thay vì khách hàng của chúng ta!) có thể khiến mọi thứ lạc đề. Tương tự như vậy, những ý tưởng cực kỳ bảo thủ (Hãy làm những gì chúng ta đã làm lần trước, nhưng viền đỏ thay vì viền xanh) có thể bóp nghẹt tư duy sáng tạo.
Sử dụng các kỹ năng hỗ trợ của bạn để hướng mọi người trở lại khóa học. Có thể người sao Hỏa không phải là một lựa chọn, nhưng chúng ta có nên nghĩ đến việc tiếp cận với một nhóm khách hàng hoàn toàn khác không? Có thể cắt không phải là vấn đề, nhưng thiết kế có thể. Làm thế nào chúng ta có thể mở rộng cách tiếp cận đồ họa của mình?
Vấn đề 3. Lạc đề hoặc lạc đề
Thảo luận có thể dễ dàng dẫn dắt chúng ta ra khỏi tầm nhìn và ý tưởng để chuyển sang các vấn đề thực tế. Ví dụ, như khi nói rằng bạn muốn một tài liệu bán hàng mới nhưng lại cần thêm nhân viên để tạo ra tài liệu đó. Hoặc khi đã thử một ý tưởng cách đây 5 năm và nó không hiệu quả.
Những cuộc thảo luận này rất quan trọng khi chuyển từ động não sang làm việc nhóm, vì vậy hãy cho nhóm của bạn biết điều này và yêu cầu họ ghi chép và tình nguyện tham gia giải quyết các vấn đề thực tế như nhân sự, hậu cần, v.v.
Vấn đề 4. Vấn đề tham gia
Việc một số người chiếm đoạt cuộc thảo luận hoặc một số người không tham gia đều có thể gây ra vấn đề trong quá trình động não. Để đạt được hiệu quả tối đa, mỗi thành viên trong nhóm cần phải tham gia tích cực.
Nếu bạn thấy vấn đề này xảy ra, hãy thay đổi cách tiếp cận của bạn. Bạn có thể áp dụng kỹ thuật “thi đấu vòng tròn” trong đó mỗi người lần lượt trình bày ý tưởng của mình. Để tránh tình trạng chờ đợi, hãy gọi từng người theo một trình tự không thể đoán trước.
Vấn đề 5. Chán nản
Việc các thành viên cảm thấy buồn chán, trò chuyện lạc đề, sử dụng điện thoại di động và vẽ nguệch ngoạc có thể làm cho quá trình động não trở nên nhàm chán. Tuy nhiên, bạn có thể thử một số lựa chọn để giải quyết vấn đề này.
Đầu tiên, hãy duy trì thời lượng hợp lý cho các phiên động não của bạn. Các phiên động não kéo dài quá lâu có thể khiến bất kỳ ai cũng cảm thấy chán nản. Thứ hai, hãy thay đổi phương pháp của bạn.
Thay vì chỉ hỏi ý tưởng trong vài giờ liên tục, hãy thử sử dụng nhiều kỹ thuật động não khác nhau như brainwriting, starburst, v.v. Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, hãy xem xét nghỉ giải lao.
4. Xếp hạng Ý tưởng
Khi quá trình động não kết thúc, quá trình lập kế hoạch sẽ bắt đầu. Bước tiếp theo của bạn sẽ là lựa chọn những ý tưởng tốt nhất để hành động.
Để làm được điều đó, bạn cần tạo điều kiện thuận lợi cho một cuộc thảo luận bao gồm việc chuyển các chủ đề thành các danh mục tốt/tốt hơn/tốt nhất. Tùy thuộc vào quy mô của nhóm và nhu cầu cụ thể của bạn, bạn có thể:
- Chia nhóm thành các nhóm nhỏ hơn, yêu cầu mỗi nhóm xếp hạng các ý tưởng, sau đó yêu cầu mỗi nhóm báo cáo.
- Chỉ vào từng ý tưởng trên bảng và yêu cầu cả nhóm bình chọn ý tưởng nào họ thích nhất.
- Nghỉ giải lao trong đó cá nhân bạn xếp hạng các ý tưởng, sau đó yêu cầu nhóm nhận xét về lựa chọn của bạn.
- Yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm đánh dấu bên cạnh ba ý tưởng hàng đầu của họ, sau đó tính kết quả.
- Đặt danh sách các ý tưởng vào một vị trí dễ tiếp cận và yêu cầu các cá nhân đăng nhận xét của họ về từng ý tưởng trong vài ngày (điều này có thể được thực hiện bằng các ghi chú sau khi đăng và giấy áp phích).
Lập kế hoạch cho các bước tiếp theo của bạn
Toàn bộ điểm của động não là phát triển ý tưởng cho hành động. Sau khi các ý tưởng tốt nhất được chọn, bạn sẽ cần phát triển các nhóm lực lượng đặc nhiệm để đưa các ý tưởng lên cấp độ tiếp theo. Để làm điều này, hầu hết các nhà quản lý:
- Thành lập các nhóm làm việc để suy nghĩ về các vấn đề và hậu cần. Mỗi nhóm nên bao gồm những cá nhân có kinh nghiệm vững chắc trong lĩnh vực họ đang giải quyết cũng như những người thực sự sẽ thực hiện công việc. Yêu cầu các thành viên trong nhóm xem lại các ghi chú mà họ đã ghi trong quá trình động não.
- Tạo một dòng thời gian với các mục tiêu, mục tiêu và cột mốc rõ ràng.
- Lập kế hoạch thời gian họp và thảo luận về các nhiệm vụ được giao cho mỗi cuộc họp.
Các nhóm làm việc nên tuân thủ một số nguyên tắc để đạt được thành công. Tuy nhiên, lựa chọn của bạn sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như mức độ chi tiết của ý tưởng, việc có cần tài trợ hay không, hay việc có yêu cầu thay đổi cơ cấu nhân viên hay tuyển dụng mới hay không.
Chìa khóa thành công là đảm bảo rằng mỗi nhóm đều có mục tiêu rõ ràng, có thể hành động, biết những gì được mong đợi ở mỗi cột mốc và được trao quyền đưa ra ít nhất là các quyết định sơ bộ. Không nên tuân theo một hệ thống cứng nhắc, mà nên linh hoạt trong việc lựa chọn các phương pháp phù hợp để đạt được mục tiêu.
Phần kết luận
Động não không khó, nhưng yêu cầu kỹ năng vững chắc và sự cởi mở với những ý tưởng mới và tiềm ẩn rủi ro. Để thành công, hãy đặt ra mục tiêu rõ ràng, chuẩn bị kỹ lưỡng, giao tiếp rõ ràng và khắc phục sự cố nếu có.
Hãy áp dụng kỹ năng động não để giải quyết các vấn đề thực tế và tạo ra những ý tưởng sáng tạo. Hãy bắt đầu ngay để đạt được thành công trong sự nghiệp của mình.
