Không ai thích các vấn đề, đặc biệt là tại nơi làm việc. Tuy nhiên, chúng là một việc cần được giải quyết. Sự thật là mọi công việc trên thế giới đều đòi hỏi nghệ thuật giải quyết vấn đề.
Tuy nhiên thức tế nhiều vấn đề phức tạp và khó khăn nhiều lúc bạn và nhóm của bạn cảm thấy bế tắc. Tin tốt là có rất nhiều kỹ thuật giải quyết vấn đề đã được thử nghiệm và thử nghiệm mà bạn có thể sử dụng để dễ dàng giải quyết các tình huống khó khăn trong công việc hoặc trong cuộc sống cá nhân.
Dưới đây là một số kỹ thuật giải quyết vấn đề đó và cách bạn có thể sử dụng chúng trong thực tế.
Nghệ thuật giải quyết vấn đề
Bắt đầu từ những điều đơn giản là chìa khóa để giải quyết mọi vấn đề, dù là khó khăn đến đâu hay tình huống nghiêm trọng ra sao. Thường khi chúng ta đối mặt với khó khăn, cảm giác căng thẳng thường xuyên đẩy chúng ta tìm kiếm ngay lời giải hoặc người để đổ lỗi. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải dừng lại, thư giãn bằng cách hít thở sâu, và bắt đầu với quá trình giải quyết vấn đề.
Nhiều người cảm thấy áp lực khi chỉ nghĩ đến một vấn đề, mong muốn có ngay câu trả lời, và muốn thoát ra khỏi tình huống khó khăn một cách nhanh chóng. Nhưng việc này thường làm cho vấn đề trở nên phức tạp hơn. Do đó, quan trọng nhất là phải chậm lại và thực hiện hơi thở sâu.
Khi chúng ta đối mặt với căng thẳng, thường ta mắc phải sai lầm của việc áp dụng ngay giải quyết vấn đề mà không có sự bình tĩnh. Trong trạng thái bình tĩnh, chúng ta có khả năng suy nghĩ sáng tạo hơn, đưa ra nhiều phương án giải quyết hơn. Điều này là quan trọng để vượt qua thách thức một cách thông minh.
Vì lý do này, hãy bắt đầu bằng cách chậm lại và hít thở. Hành động này giúp tinh thần bạn thư giãn, từ đó bạn có thể nghĩ ra nhiều hơn về cách tiếp cận vấn đề. Đừng để căng thẳng làm mất đi khả năng sáng tạo và suy nghĩ linh hoạt của bạn.
10 Nghệ thuật Giải quyết vấn đề tuyệt vời
1. Đặt câu hỏi tuyệt vời như là người đầu tiên
Việc đặt câu hỏi là một phần quan trọng trong quá trình tiền giải quyết vấn đề. Khi bạn đưa ra câu hỏi, bộ não của bạn kích thích quá trình tìm kiếm và xem xét nhiều tình huống cũng như cách tiếp cận khác nhau để đưa ra quyết định.
Chẳng hạn, đối với một đứa trẻ, việc đặt ra các câu hỏi như “Nếu như,” “Tại sao không,” “Chúng ta có thể không?,” “Còn cách nào khác?” và nhiều câu hỏi khác giúp họ tìm hiểu và khám phá môi trường xung quanh. Trong quá trình giải quyết vấn đề, việc đặt câu hỏi giúp bạn phá vỡ các quy tắc có thể tồn tại và xác định những niềm tin nên được giữ lại hoặc từ bỏ.
Điều quan trọng là, đồng thời bạn đặt ra nhiều câu hỏi, bạn sẽ càng dễ dàng khám phá và tìm ra những giải pháp khả thi cho vấn đề bạn đang đối mặt.
2. Thực hiện phiên Brainstorming để giúp quá trình giải quyết vấn đề
Một phiên động não là một trong những cách hiệu quả nhất để học nghệ thuật giải quyết vấn đề. Ý chính của nó là tạo ra càng nhiều ý tưởng càng tốt và trong quá trình giải quyết vấn đề, hãy nghĩ ra cách giải quyết vấn đề. Tất nhiên, điều kiện tiên quyết cho bất kỳ buổi động não nào là một môi trường thân thiện, không phán xét.
Nếu bạn muốn động não như một chuyên gia, bạn cần thực hiện các bước sau:
- HMW – How Might We
Bắt đầu phiên họp với một câu hỏi chẳng hạn như “Làm thế nào chúng ta có thể…?” để truyền cảm hứng sáng tạo trong nhóm của bạn. Câu hỏi nên đủ mở để truyền cảm hứng và thúc đẩy sự sáng tạo. Tuy nhiên, nó cũng phải tập trung và đủ hẹp để giữ cho những người tham gia phiên họp của bạn tập trung vào vấn đề hiện tại.
- Viết ra mọi thứ
Mỗi thành viên trong phiên động não của bạn nên viết ra tất cả các ý tưởng của họ, trên bảng hoặc trên giấy ghi chú. Khi bạn có tất cả các ý tưởng của mình, hãy đặt chúng lên một bảng chung. Nếu bạn không thể tạo ra đủ ý tưởng, hãy lặp lại phiên làm việc với cùng một câu hỏi để nắm vững nghệ thuật giải quyết vấn đề.
- Thảo luận về ý tưởng của bạn
Để thảo luận về từng ý tưởng mà bạn và nhóm của bạn đã đưa ra, hãy sử dụng các cụm từ như “Tôi thích…”, “Tôi ước…”, “Nếu như…” và những cụm từ khác.
- Chọn những ý tưởng tốt nhất
Bây giờ bạn đã có tất cả các ý tưởng của mình ở một nơi, đã đến lúc tìm ra ý tưởng tốt nhất. Ví dụ: bạn có thể cho phép người tham gia bỏ phiếu bằng ghi chú dán. Bạn cũng có thể tạo nhóm ý tưởng, chẳng hạn như “Lựa chọn hợp lý”, “Giải pháp tốt nhất cho mọi người” và các nhóm khác.
Sử dụng phương pháp này, bạn sẽ có thể lưu lại một số ý tưởng thoạt nghe có vẻ điên rồ nhưng thực sự rất có ý nghĩa về lâu dài.
- Hình dung quá trình giải quyết vấn đề
Ở giai đoạn này, bạn có những ý tưởng động não tốt nhất của mình. Đây là thời gian để chọn những cái tốt nhất và đưa ra một kế hoạch về cách đưa chúng vào cuộc sống .
3. Kỹ thuật Round-Robin để động não
Nếu động não truyền thống không hiệu quả với bạn, bạn có thể thử những cách khác. Nếu các thành viên trong nhóm của bạn ngồi lắng nghe và hy vọng rằng người khác sẽ sửa chữa mọi thứ cho họ, bạn cần thử phương pháp giải quyết vấn đề với kỹ thuật Round-Robin. Nói một cách đơn giản, kỹ thuật này sẽ yêu cầu mọi người tham gia tích cực tham gia vào phiên động não. Có rất nhiều công cụ và ứng dụng động não khác nhau .
Chỉ có hai quy tắc:
– Người tham gia lần lượt đóng góp ý kiến, sử dụng tùy chọn “pass” nếu họ không có gì để đóng góp trong vòng đó.
– Phiên động não kết thúc khi mọi người vượt qua.
4. Kỹ thuật động não Im lặng
Vấn đề với hầu hết các phiên động não là những người ồn ào nhất có nhiều khả năng chọn ý tưởng của họ làm giải pháp. Những người trầm lặng có thể có một ý tưởng tuyệt vời nhưng họ chỉ ngồi một chỗ và không bao giờ có cơ hội được lắng nghe. Bạn có cảm giác rằng việc năng động và ồn ào quan trọng hơn là có một ý tưởng tuyệt vời.
Nếu bạn thấy điều đó xảy ra thường xuyên, có lẽ đã đến lúc dành cho một phiên động não im lặng. Bạn có thể thực hiện nó trực tuyến hoặc tại văn phòng, quá trình này là như nhau. Toàn bộ nhóm tự phát triển ý tưởng và chia sẻ chúng mà không cần ngồi cùng bàn. Ý chính là ý kiến của mọi người đều có trọng lượng như nhau. Nếu bạn chọn thực hiện trực tuyến, việc đưa ra quyết định thậm chí còn dễ dàng hơn.
5. Sáu Chiếc Mũ Tư duy
Một kỹ thuật mà Edward de Bono đã nghĩ ra, được gọi là Sáu chiếc mũ tư duy. Sử dụng kỹ thuật giải quyết vấn đề này, bạn có thể đội sáu chiếc mũ khác nhau với sáu quan điểm khác nhau.
Dưới đây là những chiếc mũ mà bạn có thể đội để học nghệ thuật giải quyết vấn đề.
- Mũ trắng. Đây là chiếc mũ trung lập sử dụng các dữ kiện và số liệu cần thiết để giải quyết vấn đề. Khi vấn đề vừa xuất hiện, đây là chiếc mũ mà bạn muốn đội.
- Mũ đỏ. Chiếc mũ này là tất cả về cảm xúc và trực giác. Khi đội chiếc mũ này, bạn có thể thể hiện phản ứng ruột thịt của mình với các ý tưởng và tự do bày tỏ chính xác cảm giác của mình.
- Mũ đen. Khi bạn muốn thể hiện sự thận trọng và bày tỏ quan điểm phê phán, đây là chiếc mũ bạn muốn đội. Chiếc mũ đen sẽ đảm bảo rằng bạn tránh xa những quyết định tồi tệ.
- Mũ màu vàng. Khi bạn muốn tích cực, chiếc mũ này là thứ bạn nên chọn. Nó giúp bạn xác định những mặt tích cực của một ý tưởng và là một đối trọng tuyệt vời đối với chiếc mũ đen.
- Mũ xanh. Để khám phá sự sáng tạo, khả năng, lựa chọn thay thế và ý tưởng mới, hãy đội mũ màu xanh lá cây. Đóng góp những ý tưởng và lựa chọn mới là rất quan trọng, đó là lý do tại sao mọi người nên đội mũ xanh.
- Mũ màu xanh nước biển. Đây là chiếc mũ tổ chức tất cả những người khác. Đây là người quản lý toàn bộ quá trình ra quyết định và đảm bảo rằng tất cả những chiếc mũ khác đều tuân theo các quy tắc và hướng dẫn.
Quy trình giải quyết vấn đề bằng sáu chiếc mũ tư duy rất tuyệt vời vì nó cho phép bạn nhìn nhận cùng một vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau, rất nhanh chóng và dễ dàng.
6. Câu hỏi 5 Why
Khi bạn muốn nhanh chóng tìm ra gốc rễ của vấn đề, hãy thử kỹ thuật 5 Why. Tất cả những gì bạn cần làm là đặt câu hỏi “Tại sao” năm lần. Bắt đầu với vấn đề hiện tại và hỏi tại sao nó lại xảy ra, đảm bảo rằng câu trả lời của bạn là khách quan. Tiếp tục hỏi “Tại sao” thêm bốn lần nữa. Đến một lúc nào đó, bạn sẽ đạt được câu trả lời thực sự cho câu hỏi của mình và bạn có thể bắt đầu tìm kiếm giải pháp.
Thách thức lớn nhất với kỹ thuật này là đưa ra câu trả lời hợp lý, khách quan cho từng câu hỏi “tại sao”. Chống lại sự thôi thúc để trả lời từ quan điểm của riêng bạn về bạn. Thay vào đó, hãy nghĩ về lý do hợp lý tại sao điều gì đó lại xảy ra. Hãy nhớ rằng, thừa nhận rằng bạn không biết điều gì đó sẽ tốt hơn nhiều so với việc đưa ra câu trả lời mang tính chủ quan.
7. Chế độ Lỗi và phân tích Hiệu ứng (FMEA)
Chế độ lỗi và phân tích hiệu ứng (FMEA) là một phương pháp toàn diện được sử dụng để định ra, đánh giá, và giảm thiểu rủi ro trong quá trình, sản phẩm hoặc hệ thống. Đây là một công cụ mạnh mẽ giúp tổ chức xác định các khả năng lỗi, xác định mức độ nghiêm trọng của chúng, và đánh giá khả năng phát hiện lỗi trước khi chúng gây ra ảnh hưởng lớn.
FMEA không chỉ giúp ngăn chặn các vấn đề xảy ra mà còn tăng cường sự hiểu biết về các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình hoặc sản phẩm. Điều này giúp tạo ra một môi trường quản lý rủi ro tích cực và nâng cao hiệu suất tổ chức.
8. Thiền và nghĩ ngơi thư giãn
Thiền có ý nghĩa quan trọng đối với giải quyết vấn đề theo nhiều cách.
- Trước hết, thiền giúp chúng ta rèn luyện sự tập trung và chú ý. Khi chúng ta tập trung vào hơi thở hoặc một đối tượng cụ thể, chúng ta đang rèn luyện khả năng loại bỏ những suy nghĩ và cảm xúc lãng phí. Điều này giúp chúng ta tập trung vào vấn đề đang giải quyết và không bị phân tâm bởi những thứ khác.
- Thứ hai, thiền giúp chúng ta nhìn nhận vấn đề một cách khách quan hơn. Khi chúng ta đang bị căng thẳng hoặc lo lắng, chúng ta thường có xu hướng nhìn nhận vấn đề theo hướng tiêu cực hoặc bi quan. Thiền giúp chúng ta bình tĩnh lại và nhìn nhận vấn đề một cách rõ ràng hơn, từ đó đưa ra những quyết định sáng suốt hơn.
- Thứ ba, thiền giúp chúng ta phát triển khả năng sáng tạo. Khi chúng ta đang trong trạng thái thư giãn và bình tĩnh, chúng ta có thể suy nghĩ linh hoạt và sáng tạo hơn. Điều này giúp chúng ta tìm ra những giải pháp mới và đột phá cho vấn đề.
- Tạo Ra Tầm Nhìn Tổng Thể: Thiền khuyến khích việc nhìn nhận vấn đề từ góc độ toàn diện, giúp bạn thấy rõ mối quan hệ giữa các yếu tố khác nhau và tác động của chúng đối với vấn đề.
- Tăng khả năng đồng cảm: Thiền giúp chúng ta hiểu rõ hơn về bản thân và người khác. Điều này giúp chúng ta có thể nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau, từ đó đưa ra những giải pháp phù hợp hơn.
9. Dành chỗ cho trí tưởng tượng
Nếu những gì tôi đã nêu trên không giúp bạn giải quyết vấn đề, hãy thử áp dụng sự sáng tạo. Đôi khi, cách tiếp cận mới và độc đáo có thể mang lại kết quả tích cực. Nếu bạn tìm thấy một phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả trong các tình huống khác ngoài công việc, hãy áp dụng nó vào công việc của bạn.
Bạn có thể thử nghiệm và áp dụng phương pháp “Phòng Bình tĩnh” hoặc tìm những cách sáng tạo khác, cho phép bạn sử dụng trí tưởng tượng thay vì những sự thật lạnh lùng để giải quyết vấn đề tại nơi làm việc.
10. Đánh bại những ĐỊNH KIẾN
Tư duy của con người thường bị hạn chế bởi những thói quen tích tụ. Việc giữ lại các chiến lược đã đạt được kết quả tích cực trong quá khứ thường mang lại sự thoải mái, vì chúng ta không cần phải đầu tư nhiều vào việc học lại nhiệm vụ tương tự.
Tuy nhiên, trong việc giải quyết vấn đề, thái độ này có thể trở thành một chướng ngại. Sự cố định vào một giải pháp từng thành công có thể dẫn đến sự thất bại, khiến tinh thần chúng ta chật vật và tự đặt câu hỏi về hướng tiếp theo.
Để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, nhân viên cần vượt qua những giới hạn trong trí tưởng tượng. Điều này giúp phá bỏ tính cố định của chức năng, loại bỏ niềm tin rằng một vật phẩm chỉ phục vụ chức năng đã được xác định trước.
Thử Nghiệm Ứng Dụng Thay Thế
Một trò chơi sáng tạo, như “Phá Băng,” có thể khuyến khích nhân viên suy nghĩ đa dạng về cách sử dụng các đồ vật hàng ngày. Hãy thử áp dụng trò chơi này trong cuộc họp hoặc sự kiện xây dựng nhóm tiếp theo và chứng kiến nhóm của bạn khám phá khả năng sáng tạo mới của họ.
Phương pháp Giải quyết Vấn đề nào là tốt nhất cho bạn?
Phương pháp giải quyết vấn đề tốt nhất cho bạn có thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Một điểm quan trọng là nhận thức rằng vấn đề là một phần không thể tránh khỏi và sẽ liên tục xuất hiện. Nếu vấn đề xảy ra tại nơi làm việc, đó cũng là cơ hội để thu thập thông tin và tìm ra những cải tiến cần thiết. Mục tiêu của quá trình giải quyết vấn đề là tạo ra môi trường làm việc mở cửa và giải quyết xung đột một cách tích cực.
Dưới đây là một số cách chính rút ra từ các kỹ thuật giải quyết vấn đề:
- Giữ bình tĩnh và tránh tiếp cận vấn đề một cách cao cấp và khô khan.
- Đặt câu hỏi sâu sắc, nhiều trong số đó tập trung vào hiểu rõ vấn đề.
- Nhìn vào bức tranh lớn hơn và xem xét bối cảnh tổng thể của tình huống.
- Thử nghiệm các kỹ thuật động não độc đáo như vòng tròn và động não im lặng.
- Sử dụng Sáu chiếc mũ tư duy để xem xét các cách tiếp cận khác nhau.
- Áp dụng phương pháp đặt câu hỏi “5 Whys” để đi sâu vào nguyên nhân của vấn đề.
- Ngăn chặn sự cố tiềm ẩn bằng cách sử dụng Chế độ lỗi và Phân tích hiệu ứng.
- Dành chỗ cho sự sáng tạo và trí tưởng tượng ở cuối quá trình giải quyết vấn đề.
Tùy thuộc vào ngữ cảnh, bạn có thể áp dụng một hoặc nhiều phương pháp này để giải quyết vấn đề, và quan trọng nhất là lựa chọn phương pháp phù hợp với tình huống, đội ngũ, và tính cách của bạn. Chúc bạn may mắn!
