Brainstorming là một công cụ quan trọng để giải quyết các vấn đề và tạo ra giải pháp sáng tạo. Tuy nhiên, để đạt được thành công trong một phiên động não nhóm, bạn cần tuân theo những nguyên tắc cơ bản.
Bài viết này sẽ giải thích về động não, liệt kê các quy tắc động não và mô tả lợi ích của động não hiệu quả. Hãy đọc tiếp để cập nhật thông tin mới nhất về công cụ brainstorming và những lợi ích mà nó mang lại cho công việc của bạn!
Tại sao Brainstorming lại quan trọng?
Brainstorm đóng một vai trò quan trọng trong việc khuyến khích sáng tạo và tạo ra những ý tưởng mới. Nó cung cấp cho nhóm một môi trường tự do để thể hiện ý tưởng của họ mà không sợ bị phán xét hoặc hậu quả.
Tuy nhiên, điều quan trọng là suy nghĩ càng rộng càng tốt và dù ban đầu có khó khăn trong việc tìm giải pháp, nhưng động não vẫn có thể tạo ra những ý tưởng khác để sử dụng.
Tham gia vào động não có thể tạo ra một môi trường tương tác, nơi mọi người cảm thấy được trân trọng và đóng góp ý tưởng của mình vào các giải pháp hoặc cải tiến quy trình.
13 nguyên tắc động não để phiên họp thành công
Dưới đây là một số quy tắc cơ bản về động não mà bạn có thể tuân theo để tiến hành một phiên họp thành công:
#1. Đặt giới hạn thời gian
Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của vấn đề, 15–60 phút là bình thường.
#2. Bắt đầu với một vấn đề/bản tóm tắt mục tiêu
Các thành viên nên tiếp cận câu hỏi, kế hoạch hoặc mục tiêu được xác định rõ ràng này và duy trì chủ đề.
3. Tạo không khí tiếp thu độc đáo
Một phiên brainstorming thành công phụ thuộc vào việc tạo ra một môi trường mà các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái để thể hiện ý tưởng và không bị sợ hãi phán xét hay có hậu quả. Bạn cần khuyến khích mọi người tham gia bằng cách giúp họ tin tưởng rằng mọi ý tưởng của họ đều quan trọng và được đánh giá cao.
4. Sử dụng phản hồi một cách cân bằng
Bạn cần quản lý phản hồi trong phiên động não một cách thông minh để đạt được kết quả tốt nhất. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng cần phải giữ lại phản hồi tiêu cực, và ngược lại, bạn cũng không nên giữ lại quá nhiều phản hồi tích cực. Tập trung vào việc tạo ra một môi trường mà mọi người có thể thể hiện ý tưởng của họ một cách tự do mà không bị áp lực.
5. Chuẩn bị kỹ càng trước phiên động não
Điều quan trọng nhất trong phiên động não là chuẩn bị. Hãy báo cho nhóm của bạn biết về phiên brainstorming một tuần trước để họ có thể đưa ra ý tưởng trước khi tham gia. Điều này sẽ giúp bạn bắt đầu phiên động não với các ý tưởng sẵn sàng và tối ưu hóa thời gian của bạn.
6. Khuyến khích ý tưởng độc đáo và đa dạng kể cả kỳ lạ và đối lập
Động não được xây dựng để tạo ra nhiều ý tưởng. Đừng lo lắng nếu có nhiều ý tưởng trùng nhau hoặc đối lập, hãy đánh giá và lựa chọn các ý tưởng tiềm năng để phát triển tiếp. Không nên loại bỏ bất kỳ ý tưởng nào và hãy khuyến khích các thành viên đóng góp những ý tưởng đa dạng và độc đáo.
7. Xây dựng ý tưởng Dựa Trên những ý tưởng khác
Nếu các thành viên trong nhóm trình bày ý tưởng tương tự với những người khác trong nhóm, hãy đưa họ vào danh sách vì mục tiêu của động não là tạo ra nhiều ý tưởng. Lợi ích của việc động não với một nhóm là mỗi thành viên mang đến một quan điểm và trải nghiệm độc đáo.
Ví dụ: nếu một cửa hàng sách đang tìm cách quảng cáo cho một sự kiện sắp diễn ra, ai đó có thể đề xuất giảm giá vào ngày diễn ra sự kiện. Những người khác có thể đề xuất cung cấp sách hoặc hàng hóa miễn phí vào ngày hôm đó hoặc giảm giá khi đăng ký thành viên. Bạn có thể xem xét các biến thể này khi tiến tới giai đoạn lập kế hoạch sau khi động não.
8. Chỉnh sửa ý kiến sau buổi động não
Đơn giản như việc chỉnh sửa văn bản hoặc ý tưởng ngay lập tức, nhưng việc chờ đợi thực sự có ích. Bạn muốn động não trở thành một hoạt động hiệu quả và bất cứ điều gì lãng phí thời gian nên đợi cho đến khi bạn hoàn thành hoạt động đó. Quy tắc động não này cũng áp dụng cho lỗi chính tả hoặc ngữ pháp, chữ viết tay cẩu thả, điều chỉnh nội dung và vị trí vật lý của các ý tưởng.
9. Đặt mục tiêu cho nhóm đầy tham vọng
Khi động não, sẽ rất hữu ích nếu đảm bảo rằng những người tham gia tập trung ít hơn vào tính thực tế của ý tưởng của họ và tập trung nhiều hơn vào việc tạo ra ý tưởng thuần túy. Sau buổi học, bạn có thể phải suy nghĩ chín chắn về các giải pháp và xem xét các khía cạnh khác nhau của chủ đề của mình, nhưng đó là một quá trình hoàn toàn tách biệt với quá trình động não.
Đặt mục tiêu đầy tham vọng, cả về số lượng và chất lượng ý tưởng bạn muốn tạo ra. Đảm bảo rằng nhóm biết rằng họ có thể hình dung ra các giải pháp ngoài những gì có thể thực hiện được với các công cụ và quy trình hiện tại. Bạn nên khuyến khích nhóm chia sẻ mọi ý tưởng mà họ có, ngay cả khi điều đó dường như là không thể.
10. Xác định phong cách của nhóm
Đảm bảo bạn có hiểu biết cơ bản về phong cách làm việc của nhóm động não. Là người hỗ trợ động não, bạn muốn làm cho tất cả các thành viên cảm thấy thoải mái và khuyến khích sự tham gia hiệu quả.
Nếu bạn biết mọi người hoạt động độc lập tốt hơn, hãy cấu trúc phiên làm việc theo cách cho phép cá nhân suy nghĩ trước khi đưa ý tưởng đến nhóm lớn hơn hoặc nếu bạn đã làm việc trong môi trường có tính cộng tác cao, bạn có thể chia nhóm thành các nhóm nhỏ hơn.
11. Giữ cho buổi họp Tập trung
Những ý tưởng tuyệt vời trong buổi động não có thể dễ dàng khiến bạn mất tập trung vào hoạt động. Hãy tập trung vào nhiệm vụ để tạo ra càng nhiều ý tưởng càng tốt.
Ví dụ: bạn có thể đặt giới hạn thời gian hoặc hạn chế bất kỳ ai nhận xét về các ý tưởng cụ thể cho đến khi bạn tạo được 30 ý tưởng. Có một người chia sẻ ý tưởng của họ tại một thời điểm và hạn chế phản hồi cũng có thể giúp giữ cho nhóm tập trung.
12. Luôn trực quan bằng các công cụ hỗ trợ
Cho dù sử dụng ghi chú dán, bảng trắng hay sơ đồ, việc sử dụng các công cụ trực quan cho phép mọi người làm việc nhanh chóng và đánh giá tiến độ họ đang đạt được.
Ghi chú dán trên tường là công cụ phổ biến cho các phiên động não vì sau khi hoàn thành, bạn có thể phân loại và sắp xếp lại chúng khi cần. Tuy nhiên, cố gắng tránh sắp xếp lại cho đến sau khi phiên kết thúc.
13. Không chỉ trích/phán xét ý tưởng của người khác
Không thể động não nếu không có sự tôn trọng lẫn nhau—các nhóm cần cảm thấy thoải mái khi nói lên suy nghĩ của mình và chấp nhận rủi ro. Như chúng tôi đã lưu ý trong bài viết về sự an toàn tâm lý, cũng giống như lòng tin, “sự an toàn tâm lý rất mong manh: nó hình thành từ từ, nhưng tan vỡ rất nhanh”. Hãy chắc chắn nhắc nhở những người cộng tác động não của bạn rằng không có ý tưởng nào tồi cả.
Chủ ý thiết lập một môi trường nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi đóng góp và tiếng nói của họ được lắng nghe là điều quan trọng. Nhưng làm thế nào bạn có thể tạo ra một môi trường như vậy?
Khi suy nghĩ về hoàn cảnh của phiên động não của bạn, hãy xem xét các yếu tố sau:
- Nếu phiên động não của bạn diễn ra đồng bộ, hãy đảm bảo rằng bạn lên lịch vào thời điểm phù hợp với giờ làm việc của tất cả các bên liên quan. Nếu không có cách nào để tránh khoảng thời gian khó khăn cho một số thành viên trong nhóm, hãy liên hệ và hỏi xem điều đó có được chấp nhận trước khi lên lịch cuộc họp hay không.
- Nếu bạn đang gặp gỡ nhiều người, thì điều đó thôi cũng có thể đáng sợ, đặc biệt là trong môi trường ảo nơi mọi người có thể không biết nhau. Trong những trường hợp này, chia thành các nhóm thảo luận nhỏ hơn có thể thúc đẩy sự tham gia tốt hơn.
- Trì hoãn phán xét và yêu cầu làm rõ ý tưởng của đồng đội trước khi thách thức họ trước nhóm.
- Nhắc nhở mọi người rằng quan điểm trái ngược là bình thường, nó cần được tôn trọng. (Rất có thể, nếu mọi người hoàn toàn đồng ý, thì đó không phải là một buổi làm việc hiệu quả.)
14. Làm cho buổi động não trở nên hợp tác và vui vẻ
Mặc dù thật dễ dàng để lo lắng về việc suy nghĩ theo nhóm cản trở ý tưởng, nhưng đừng quên rằng mục tiêu chính của việc động não theo nhóm là cộng tác và cùng nhau tạo ra thứ gì đó.
Những phiên có giá trị này là cơ hội để xây dựng ý tưởng của nhau và tạo ra tầm nhìn chung cho các bước tiếp theo. Với sự chuẩn bị, tư duy và môi trường phù hợp (cũng như các công cụ phù hợp), việc động não sẽ trở nên thú vị. Đó là một cách để không chỉ cùng nhau giải quyết các vấn đề khó khăn mà còn hiểu nhau hơn và đánh giá cao giá trị độc đáo mà mỗi thành viên trong nhóm mang lại.
15. Tham khảo ý kiến bên ngoài
Giao tiếp với những người bên ngoài nhóm hoặc bộ phận động não cũng có thể mang lại lợi ích, vì nó thúc đẩy sự gắn kết với khách hàng hiện tại hoặc khách hàng mới, cũng như các đồng nghiệp có thể cung cấp phản hồi bên ngoài.
Bạn có thể mời khách hàng ngẫu nhiên tham gia một phiên hoặc mời các nhóm được nhắm mục tiêu nếu bạn muốn phản hồi về một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.
Các quy tắc động não tương tự cũng sẽ áp dụng cho các phiên này, với tất cả các ý tưởng đều là chỉnh sửa và phản hồi hợp lệ và tối thiểu.
16. Nhắm đến số lượng thay vì chất lượng
Hãy nhớ rằng, “số lượng sinh ra chất lượng”. Quá trình sàng lọc và sắp xếp diễn ra sau đó.
Nnhắm đến số lượng ý tưởng trong brainstorming là để tạo ra một lượng lớn các ý tưởng mới để tăng khả năng tìm ra những ý tưởng tốt nhất. Khi có nhiều ý tưởng hơn, đội ngũ có nhiều cơ hội để sàng lọc và chọn lọc ra những ý tưởng tốt nhất để phát triển.
Ngoài ra, tập trung vào số lượng ý tưởng cũng có thể khuyến khích sự sáng tạo và phát triển ý tưởng. Khi có nhiều ý tưởng khác nhau, người tham gia sẽ cảm thấy được tự do để phát triển những ý tưởng táo bạo và đột phá hơn.
Nếu chỉ tập trung vào chất lượng ý tưởng, đội ngũ có thể bị hạn chế trong khả năng sáng tạo và không có đủ thời gian để tìm ra ý tưởng tốt nhất. Tuy nhiên, sau khi thu thập đủ số lượng ý tưởng, đội ngũ có thể sàng lọc và đánh giá chất lượng của từng ý tưởng để tìm ra những ý tưởng tiềm năng nhất.
Kết luận
Brainstorming là một phương pháp tưởng tượng, đòi hỏi sự sáng tạo, tập trung và sự tham gia tích cực của mọi người trong nhóm. Nó là một công cụ mạnh mẽ giúp đưa ra các giải pháp sáng tạo và hiệu quả cho các vấn đề khó khăn. Điều quan trọng là tuân thủ các nguyên tắc động não để đảm bảo một phiên họp thành công và đạt được mục tiêu của nhóm.
Trong bài viết này,Chamdocsach đã giới thiệu cho bạn 13 nguyên tắc động não để có một phiên họp thành công, bao gồm việc tạo không khí tiếp thu độc đáo, chuẩn bị kỹ càng trước phiên động não, và những quy tắc trình bày ở trên. Tuân thủ các quy tắc này sẽ giúp đảm bảo rằng phiên họp động não của bạn sẽ thành công và đạt được mục tiêu của nhóm.
Chúc bạn và nhóm của mình có những phiên động não thú vị và thành công!
