Trong cuộc sống hàng ngày, giao tiếp là một phần không thể thiếu và quan trọng của chúng ta. Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng thực hiện giao tiếp một cách hiệu quả và trôi chảy. Thậm chí, chúng ta có thể gặp phải các lỗi phổ biến trong giao tiếp, từ việc sử dụng sai từ ngữ, tôn trọng người khác, vv.
Trong bài đăng này, chúng ta sẽ điểm qua các lỗi phổ biến nhất trong giao tiếp và cách tránh chúng để có thể giao tiếp hiệu quả hơn trong cuộc sống và công việc.
Những Sai Lầm Thường Gặp Trong Giao Tiếp
Có nhiều cách để mắc lỗi khi giao tiếp. Đây không phải là một danh sách đầy đủ. Tuy nhiên, nó bao gồm nhiều sai lầm phổ biến nhất trong các tình huống phổ biến.
1. Áp dụng cùng cách với các trường hợp khác nhau
Thật hấp dẫn khi nghĩ rằng bạn ‘có’ kỹ năng giao tiếp. Bạn biết cách lắng nghe, bạn biết cách nói hiệu quả. Nhưng có thể có gì sai?
Câu trả lời là giao tiếp là một quá trình hai chiều.
Nói cách khác, không có một kích thước phù hợp với tất cả. Bạn cần thay đổi cách giao tiếp để phù hợp với người hoặc nhóm trước mặt bạn—và khi giao tiếp với một nhóm, bạn có thể cần xem xét một số cách tiếp cận khác nhau để truyền tải thông điệp của mình đến mọi người.
2. Để cảm xúc của bạn chi phối
Tất nhiên, giao tiếp là một phần cảm xúc – và việc truyền đạt cảm xúc của bạn là rất quan trọng.
Tuy nhiên, điều quan trọng không kém là đảm bảo rằng bạn không để cảm xúc chi phối quá trình giao tiếp của mình.
Nói cách khác, đừng chỉ phản ứng theo cảm xúc với những gì bạn đang nghe. Dành một chút thời gian để suy ngẫm và phản hồi một cách chu đáo, cũng như cảm xúc. Điều này đặc biệt quan trọng khi cảm xúc chính của bạn trong lúc này là tức giận. Những lời nói trong cơn giận hiếm khi bị lãng quên, ngay cả khi được tha thứ.
3. Nói nhiều hơn nghe
Điều đáng nói lại là: giao tiếp là một quá trình hai chiều.
Đặc biệt là khi mọi người trở nên cấp cao hơn trong các tổ chức – hoặc thậm chí chỉ lớn tuổi hơn – họ có xu hướng cho rằng, thường là một cách vô thức, rằng ý kiến của họ và thông tin họ muốn truyền đạt là quan trọng hơn.
Họ quên rằng những người khác cũng có thông tin quan trọng để giao tiếp.
Ví dụ tình huống sai lầm trong giao tiếp, nói nhiều hơn nghe:
Hai người đang trò chuyện về công việc của họ tại một buổi họp. Người A đang miệt mài nói về kế hoạch của mình và không để cho người B có cơ hội để phát biểu ý kiến của mình. Người A cứ nói và nói, khiến cho người B cảm thấy bị lạc quan và không có giá trị.
Trong tình huống này, người A không lắng nghe người B và nói nhiều hơn nghe. Thay vì cho phép một cuộc trò chuyện hai chiều xảy ra, người A đã áp đặt quan điểm của mình lên người B mà không cần lắng nghe ý kiến khác.
Cách giải quyết tình huống này là người A nên lắng nghe người B và cho phép họ có cơ hội để phát biểu ý kiến. Nếu người A muốn chia sẻ quan điểm của mình, họ nên làm điều đó một cách tế nhị và đảm bảo rằng họ không áp đặt lên người khác.
Việc lắng nghe là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp và nó có thể giúp bạn tránh được những lỗi giao tiếp sai lầm. Bằng cách lắng nghe người khác, bạn có thể hiểu họ hơn và đưa ra phản hồi tốt hơn.
Lắng nghe nhiều hơn nói luôn là điều khôn ngoan.
Có nhiều thông tin hơn về việc cải thiện cách bạn nghe trong các trang của chúng tôi về Kỹ năng Nghe.
4. Ngắt lời người khác
Ngắt lời khi người khác đang nói là hành động không chỉ thô lỗ mà còn cho thấy sự coi thường ý kiến của họ. Hơn nữa, việc giả định rằng bạn biết những gì họ sắp nói thường là sai.
Nếu có những người liên tục ngược lại và không để bạn nói, hãy chờ cho đến khi họ ngừng lấy hơi trước khi bắt đầu diễn đạt ý kiến của mình. Trường hợp bạn là người chủ trì cuộc họp mà gặp người nói nhiều chiếm sóng khi đó bạn có thể nhắc nhở thời lượng của phiên họp và thời gian tối đa dành cho mỗi người.
Tuy nhiên, đừng ngắt lời và nói át mọi người trước khi họ kịp đưa ra quan điểm của mình. Hãy lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác.
5. Không chú ý đến giọng điệu
Có hai khía cạnh cần lưu ý ở đây.
Đầu tiên là giọng nói của bạn, bao gồm cả giai điệu và các thể hiện phi ngôn ngữ khác, có thể tiết lộ rất nhiều thông tin về cảm xúc của bạn. Ví dụ, giọng điệu thô lỗ có thể thể hiện sự bất mãn và coi thường người khác. Để tránh điều này, bạn có thể thử hít một hơi thật sâu trước khi nói để có thời gian suy nghĩ và đưa ra phản hồi chín chắn hơn.
Thứ hai, một người có thể bị miêu tả là “điếc âm thanh” – một thuật ngữ thường được sử dụng trong âm nhạc để chỉ người không thể nghe âm thanh. Tuy nhiên, trong giao tiếp chung, điều này có nghĩa là họ có thể nói sai hoặc sai cách hoặc không phù hợp với tình huống. Điều này có thể xảy ra trong cả việc viết hoặc nói chuyện trực tiếp hoặc gửi tin nhắn văn bản.
Có một quy tắc hữu ích ở đây. Nếu bạn từng muốn mở đầu những gì bạn đang nói bằng câu “ Chà, dù sao thì… ”, thì điều đó có thể không phù hợp.
Chỉ cần dừng lại một chút và cân nhắc xem bạn có muốn nghe những gì bạn sắp nói không, ngay bây giờ. Vậy thì đừng nói nữa.
6. Ngại đối diện với những cuộc trò chuyện khó khăn
Không ai thích phải đối diện với những cuộc trò chuyện khó khăn. Không ai muốn phải nói với ai rằng họ đã bị sa thải, hoặc làm việc kém hiệu quả, hoặc vệ sinh cá nhân của họ cần được cải thiện.
Tuy nhiên, tốt nhất vẫn là phải có những cuộc trò chuyện này – và điều này đòi hỏi phải trò chuyện trực tiếp chứ không phải gửi email hoặc tin nhắn. Không có gì có thể được cải thiện bằng cách trì hoãn hoặc không có sự giao tiếp trực tiếp.
Ví dụ về tình huống này:
Bạn là một nhân viên mới và cần phải đưa ra ý kiến về một dự án quan trọng trong buổi họp. Tuy nhiên, khi tới lúc phát biểu, bạn thấy mình bị chặn ngữ ngời, những ý tưởng mà bạn đã nghĩ ra trước đó đã biến mất và bạn cảm thấy rất ngượng ngùng và lo lắng vì không thể góp phần vào cuộc họp một cách hiệu quả.
Trong tình huống này, bạn có thể sử dụng một số kỹ năng giao tiếp để vượt qua sự ngại ngùng của mình. Ví dụ, bạn có thể chuẩn bị trước bằng cách tập luyện các ý tưởng của mình và trình bày chúng trước những người quen trước khi tham gia cuộc họp. Bạn cũng có thể tìm một người đồng nghiệp hoặc người quen có thể trao đổi ý kiến trước khi tham gia cuộc họp để giúp bạn tăng thêm sự tự tin và cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình.
Để có kiến thức về cách xử lý các cuộc trò chuyện khó khăn bạn tham khảo bài viết về Giao tiếp trong các tình huống khó khăn.
7. Không sẵn sàng nói lên về mong muốn và nhu cầu của bản thân
Điều quan trọng là phải tôn trọng nhu cầu của người khác. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải chuẩn bị để nói lên những gì bạn muốn và cần.
Nếu bạn không làm điều này, sẽ không ai biết về nhu cầu của bạn và sẽ rất khó tôn trọng chúng.
Điều này có thể có nghĩa là học cách trở nên quyết đoán hơn và có nhiều thông tin hơn về cách thực hiện điều này trong bài viết về Tính quyết đoán.
8. Không kiểm tra xem người nghe đã được hiểu chưa
Điều cần thiết là kiểm tra lại với (những) người nghe của bạn để đảm bảo rằng thông điệp của bạn đã được hiểu.
Một lần nữa: giao tiếp là một quá trình hai chiều.
Nếu thông điệp của bạn không được nghe và hiểu, nó sẽ không được thực hiện.
Dành thời gian để kiểm tra xem khán giả của bạn đã hiểu chưa. Khuyến khích họ sử dụng các kỹ thuật như làm rõ và kiểm tra để chứng minh sự hiểu biết đó. Trên hết, hãy cởi mở với các câu hỏi và cân nhắc đưa ra câu trả lời của bạn theo các thuật ngữ khác với thông điệp ban đầu của bạn.
Ví dụ về tình huống này:
Khi một người quản lý đưa ra một chỉ dẫn cho một nhân viên mới, nhưng không đảm bảo rằng nhân viên đó đã hiểu đúng hoặc có bất kỳ câu hỏi nào để làm rõ thêm.
Khi nhân viên thực hiện theo hướng dẫn của quản lý nhưng lại làm sai hoặc không đạt được kết quả như mong đợi, điều này có thể dẫn đến sự thất vọng hoặc thậm chí là mất niềm tin vào quản lý của nhân viên đó.
Việc kiểm tra lại sau khi truyền thông là một bước quan trọng trong quá trình giao tiếp để đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt đúng và hiệu quả.
9. Phản Ứng, Không Phản Hồi
Bạn đã bao giờ hét vào mặt một đồng nghiệp trong sự thất vọng, hoặc gửi một câu trả lời ngắn gọn cho một email mà không suy nghĩ thấu đáo quan điểm của mình chưa? Nếu vậy, rất có thể bạn đã phản ứng theo cảm xúc thay vì phản ứng một cách bình tĩnh.
Loại phản ứng cảm xúc này có thể làm hỏng danh tiếng của bạn. Bạn có thể khiến mọi người khó chịu với những cảm xúc mạnh mẽ của mình và tạo ấn tượng rằng bạn thiếu tự chủ và thiếu trí tuệ cảm xúc.
Đọc bài viết về quản lý cảm xúc để biết các mẹo về cách kiểm soát phản ứng của bạn.
10. Không kiểm tra xem bạn đã hiểu chưa
Mặt trái của vấn đề là điều quan trọng là phải kiểm tra xem bạn đã hiểu đúng ý của người khác chưa.
Các kỹ thuật như phản xạ giúp bạn cho người nói thấy những gì bạn đã nghe, kể cả bất kỳ sắc thái cảm xúc nào. Đặt câu hỏi hiệu quả có thể phát hiện ra bất kỳ lĩnh vực hiểu lầm tiềm ẩn nào và là một cách quan trọng để làm rõ sự hiểu biết của bạn.
Nắm vững những kỹ năng này sẽ giúp đảm bảo rằng bạn thực hiện đúng phần việc của mình để tránh mọi hiểu lầm.
11. Không có đầu óc cởi mở
Thật không may, thật quá dễ dàng để đóng tâm trí của bạn với người khác.
Hiệu ứng “hộp đen âm thanh” trong các phương tiện truyền thông xã hội có nghĩa là chúng ta thường nghe thấy những suy nghĩ giống với của mình và bị đẩy trở lại. Điều này cũng xảy ra trong nhóm bạn bè, vì những người có quan điểm khác nhau thường tìm kiếm nhóm của mình.
Tuy nhiên, quan trọng là bạn phải mở rộng tầm nhìn và chấp nhận sự đa dạng. Mọi người đều khác nhau – và sự đa dạng tăng cường sức mạnh cho cả nhóm và nơi làm việc. Nó cũng làm cuộc sống trở nên phong phú hơn cho mọi người.
12. Không cởi mở khi gặp người mới
Khi gặp người mới, chúng ta thường có xu hướng rập khuôn đối phương dựa trên những thông tin hạn chế mà chúng ta có được. Việc này dẫn đến giả định và định kiến không cần thiết về người đó, gây ra sự khác biệt và khó khăn trong giao tiếp.
Tuy nhiên, nếu chúng ta dành thời gian để lắng nghe và tiếp thu quan điểm của người khác, chúng ta có thể tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực và đóng góp vào sự hiểu biết và đồng cảm của chúng ta với người khác.
Kết luận
Giao tiếp là một kỹ năng cần thiết trong cuộc sống và công việc. Tuy nhiên, rất nhiều người gặp phải những sai lầm thường gặp trong giao tiếp mà không hề hay biết. Những sai lầm này có thể gây ra hiểu nhầm và mất mát trong mối quan hệ với người khác.
Để tránh những sai lầm phổ biến này, chúng ta cần áp dụng các cách tiếp cận khác nhau tùy thuộc vào từng trường hợp, để kiểm soát cảm xúc của mình và đặc biệt là chú ý đến giọng điệu. Chúng ta cũng cần sẵn sàng lên tiếng về mong muốn và nhu cầu của bản thân, cởi mở đầu óc và lắng nghe người khác. Đồng thời, kiểm tra và đảm bảo rằng thông điệp của mình được hiểu đúng và mình hiểu đúng thông điệp của người khác.
Chúc bạn thành công trong giao tiếp!
