Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là một yếu tố cơ bản quyết định đến sự thành công trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống. Nhiều công việc đòi hỏi sự tinh thông trong giao tiếp, và những người có kỹ năng này thường có mối quan hệ tốt hơn với bạn bè và gia đình.
Vì vậy, kỹ năng giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng đối với mỗi cá nhân, và việc cải thiện khả năng giao tiếp của mình sẽ mang lại nhiều lợi ích. Tuy nhiên, nhiều người vẫn cảm thấy khó khăn khi bắt đầu, và chưa biết nơi để tập trung để nâng cao kỹ năng này.
Bài viết này sẽ liệt kê các lĩnh vực phổ biến có vấn đề trong giao tiếp và cung cấp những gợi ý để bạn tập trung vào những vấn đề cần giải quyết.
Quy trình hai chiều
Giao tiếp là một quá trình hai chiều. Nó liên quan đến cả cách chúng ta gửi và nhận tin nhắn. Tiếp nhận bao gồm cả cách chúng ta tiếp nhận thông điệp (ví dụ: đọc hoặc nghe) và ‘giải mã’ thông điệp.
Do đó, cải thiện giao tiếp cũng có thể liên quan đến một trong hai hoặc cả hai yếu tố.
Tuy nhiên, nhiều vấn đề phổ biến nhất thực sự nằm ở việc nhận thay vì gửi tin nhắn.
Xác định vấn đề
Nhiều người đánh giá cao rằng họ có vấn đề về kỹ năng giao tiếp, nhưng lại không biết bắt đầu từ đâu để cải thiện. Có một số cách mà bạn có thể xác định các khu vực có vấn đề cụ thể, bao gồm:
- Hãy hỏi bạn bè, gia đình và đồng nghiệp của bạn để tư vấn cho bạn. Hầu hết mọi người sẽ sẵn lòng giúp đỡ bạn trong hành trình hướng tới sự hoàn thiện bản thân. Họ thậm chí có thể đã chờ đợi cơ hội này trong một thời gian.
MẸO HAY:
Bạn có thể thấy hữu ích khi sử dụng cấu trúc như ‘ Bắt đầu, Tiếp tục, Dừng’ khi tìm kiếm phản hồi.
Yêu cầu mọi người cho bạn biết một hoặc hai điều mà bạn cần bắt đầu làm, một hoặc hai điều để tiếp tục và một hoặc hai điều để dừng lại.
Điều này đảm bảo rằng bạn nhận được phản hồi tập trung vào hành động cũng tương đối ngắn gọn.
- Thay vào đó, bạn có thể đơn giản làm việc để cải thiện những vấn đề phổ biến nhất và xem điều gì sẽ xảy ra.
Bốn Khía cạnh chính để cải thiện kỹ năng giao tiếp
Nói chung có bốn lĩnh vực chính của kỹ năng giao tiếp mà hầu hết chúng ta sẽ làm tốt để cải thiện. Đó là lắng nghe, giao tiếp phi ngôn ngữ, nhận thức và quản lý cảm xúc, và đặt câu hỏi.
1. Học cách Lắng nghe
Một trong những lĩnh vực phổ biến nhất cần cải thiện là lắng nghe.
Tất cả chúng ta đều có xu hướng quên rằng giao tiếp là một quá trình hai chiều. Chúng ta rơi vào cái bẫy ‘phát sóng’, nơi chúng ta chỉ đưa ra một thông điệp và không lắng nghe phản hồi. Phần lớn thời gian, chúng ta không thực sự lắng nghe người khác nói chuyện mà chỉ nghĩ về những gì chúng ta định nói tiếp theo.
Cải thiện kỹ năng lắng nghe của bạn có thể giúp cải thiện các mối quan hệ của bạn cả ở nơi làm việc và ở nhà.
Tuy nhiên, lắng nghe là gì? Lắng nghe không giống như lắng nghe.
Học cách lắng nghe có nghĩa là không chỉ chú ý đến những từ được nói mà còn cả cách chúng được nói và những thông điệp phi ngôn ngữ được gửi đi cùng với chúng. Điều đó có nghĩa là bạn hoàn toàn chú ý đến người đang nói và thực sự tập trung vào điều họ đang nói – và điều họ không nói.
Những người lắng nghe giỏi sử dụng các kỹ thuật làm rõ và phản ánh để xác nhận những gì người khác đã nói và tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Những kỹ thuật này cũng chứng minh rất rõ ràng rằng bạn đang lắng nghe, giống như lắng nghe tích cực.
2. Nghiên cứu và hiểu Giao tiếp Phi ngôn ngữ
Phần lớn bất kỳ thông điệp nào được truyền đạt không bằng lời nói. Một số ước tính cho rằng điều này có thể chiếm tới 80% giao tiếp.
Do đó, điều quan trọng là phải xem xét và hiểu giao tiếp phi ngôn ngữ, đặc biệt khi nó vắng mặt hoặc bị giảm bớt, chẳng hạn như khi bạn giao tiếp bằng văn bản hoặc qua điện thoại.
Giao tiếp phi ngôn ngữ thường được coi là ngôn ngữ cơ thể, nhưng nó thực sự bao hàm nhiều hơn thế. Ví dụ, nó bao gồm âm điệu và cao độ của giọng nói, chuyển động cơ thể, giao tiếp bằng mắt, tư thế, nét mặt và thậm chí cả những thay đổi sinh lý như đổ mồ hôi.
Do đó, bạn có thể hiểu người khác tốt hơn bằng cách chú ý đến giao tiếp phi ngôn ngữ của họ. Bạn cũng có thể đảm bảo rằng thông điệp của mình được truyền tải rõ ràng hơn bằng cách đảm bảo rằng lời nói và ngôn ngữ cơ thể của bạn nhất quán.
Tìm hiểu thêm về giao tiếp phi ngôn ngữ.
3. Nhận thức và Quản lý cảm xúc
Lĩnh vực giao tiếp chưa được chú ý thứ ba là nhận thức về cảm xúc của chính chúng ta và của người khác, và khả năng quản lý những cảm xúc đó.
Tại nơi làm việc, bạn rất dễ rơi vào cái bẫy suy nghĩ rằng mọi thứ nên logic và cảm xúc không có chỗ đứng. Tuy nhiên, chúng ta là con người và do đó lộn xộn và cảm xúc. Không ai trong chúng ta có thể để cảm xúc của mình ở nhà và chúng ta cũng không nên cố gắng làm như vậy. Điều đó không có nghĩa là chúng ta nên ‘bỏ qua tất cả’. Tuy nhiên, nhận thức về cảm xúc, cả tích cực và tiêu cực, chắc chắn có thể cải thiện giao tiếp.
Sự hiểu biết về cảm xúc của chính chúng ta và của người khác được gọi là Trí tuệ cảm xúc.
Có bằng chứng đáng kể cho thấy để thành công trong cuộc sống quan trọng hơn nhiều so với cái mà chúng ta có thể gọi là ‘trí tuệ’.
Trí tuệ cảm xúc bao gồm một loạt các kỹ năng, thường được chia thành kỹ năng cá nhân và kỹ năng xã hội. Các kỹ năng cá nhân bao gồm tự nhận thức, tự điều chỉnh và động lực. Các kỹ năng xã hội bao gồm sự đồng cảm và kỹ năng xã hội. Mỗi một trong số này được chia nhỏ thành nhiều kỹ năng hơn.
Ví dụ:
- Tự nhận thức bao gồm nhận thức về cảm xúc, đánh giá bản thân chính xác và tự tin.
- Đồng cảm là khả năng ‘cảm nhận’ người khác: chia sẻ cảm xúc của họ và hiểu họ. Nó bao gồm việc hiểu người khác, phát triển họ, có định hướng phục vụ, đánh giá cao và tận dụng sự đa dạng cũng như nhận thức chính trị.
Về cơ bản, nguyên tắc đằng sau các kỹ năng khác nhau tạo nên trí tuệ cảm xúc là bạn phải nhận thức và hiểu được cảm xúc của chính mình, đồng thời có thể làm chủ chúng, để hiểu và làm việc tốt với người khác.
4. Kỹ năng Đặt Câu hỏi
Lĩnh vực thứ tư mà nhiều người đấu tranh là đặt câu hỏi.
Đặt câu hỏi là một kỹ năng quan trọng để đảm bảo rằng bạn đã hiểu đúng thông điệp của ai đó. Đó cũng là một cách rất tốt để thu thập thêm thông tin về một chủ đề cụ thể, hoặc đơn giản là bắt đầu một cuộc trò chuyện và tiếp tục cuộc trò chuyện. Những người có kỹ năng đặt câu hỏi tốt cũng thường được coi là những người lắng nghe rất giỏi, bởi vì họ có xu hướng dành nhiều thời gian hơn để thu thập thông tin từ người khác hơn là đưa ra ý kiến của riêng mình.
- Xem thêm: 10 Mẹo hay giúp Bạn Đặt Câu Hỏi Tốt Hơn
Truyền tải thông điệp
Bốn lĩnh vực giao tiếp chính này đều có chung một đặc điểm: tất cả (hoặc chủ yếu) đều là về việc nhận thông điệp.
Tuy nhiên, cũng có những điều quan trọng mà bạn có thể làm để cải thiện khả năng ‘truyền tải’ thông điệp một cách hiệu quả. Ví dụ:
- Đừng chỉ nói điều đầu tiên xuất hiện trong đầu bạn. Thay vào đó, hãy dành một chút thời gian và chú ý đến những gì bạn nói và cách bạn nói.
- Tập trung vào ý nghĩa của những gì bạn muốn truyền đạt.
Xem xét cách người khác có thể nhận được thông điệp của bạn và điều chỉnh thông tin liên lạc của bạn cho phù hợp. Bằng cách giao tiếp rõ ràng, bạn có thể giúp tránh hiểu lầm và xung đột tiềm tàng với người khác. Ví dụ, bạn có thể kiểm tra xem họ đã hiểu chưa bằng cách yêu cầu họ phản ánh hoặc tóm tắt những gì họ đã nghe và hiểu.
Cũng có thể hữu ích khi đặc biệt chú ý đến sự khác biệt về văn hóa, kinh nghiệm trong quá khứ, thái độ và khả năng khi truyền tải thông điệp của bạn. Tránh biệt ngữ và ngôn ngữ quá phức tạp, đồng thời giải thích mọi thứ đơn giản nhất có thể. Luôn tránh các thuật ngữ phân biệt chủng tộc và phân biệt giới tính hoặc bất kỳ ngôn ngữ nào có thể gây xúc phạm.
Bạn cũng có thể thấy hữu ích khi đọc các bài về:
- Giao tiếp bằng lời nói
- Nói hiệu quả
- Xây dựng mối quan hệ
10 Cách để Cải thiện Kỹ năng Giao tiếp của bạn
Cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn bằng cách làm theo các bước dưới đây:
1. Ghi lại quá trình giao tiếp của bạn
Cho dù làm việc trong một dự án nhóm, phát biểu hay chỉ đơn giản là nói chuyện với người khác, hãy ghi lại một vài thông tin liên lạc và đánh giá các cơ hội để cải thiện. Khám phá nơi bạn có thể cải thiện là bước đầu tiên tốt để thiết lập cơ sở phát triển kỹ năng.
Hãy chú ý đến cách phát âm và cách phát âm các từ cũng như tốc độ nói của bạn để xác định xem khán giả có dễ hiểu bạn không. Xác định những lĩnh vực mà bạn cảm thấy mình thành thạo và những lĩnh vực bạn muốn nhắm mục tiêu khi bạn nhắm đến việc nâng cao khả năng giao tiếp của mình.
2. Cải thiện kỹ năng nghe của bạn
Bên cạnh việc nói, một cuộc trò chuyện thành công trong môi trường làm việc bao gồm việc lắng nghe và phản hồi. Thực hành lắng nghe tích cực, một kỹ thuật yêu cầu bạn sử dụng các kỹ thuật bằng lời nói và phi ngôn ngữ để nghe và diễn giải những gì phần đàm thoại của bạn đang nói.
Diễn giải những gì họ nói để cho thấy bạn đang chú ý đến cuộc thảo luận. Câu trả lời của bạn cũng có thể kết hợp với cách giải thích của bạn về những gì họ nói để thúc đẩy cuộc trò chuyện về phía trước.
3. Học cách quản lý cảm xúc của bạn
Những người giao tiếp giỏi xây dựng các kỹ năng giúp họ kiểm soát phản ứng của mình và phản ứng một cách thích hợp. Học cách giao tiếp với người khác có nghĩa là tìm hiểu thêm về bản thân và sự phát triển cảm xúc của chính bạn.
Hãy nghĩ về những chủ đề mà bạn đam mê và nhạy cảm để duy trì sự điềm tĩnh khi nói chuyện với ai đó. Trí tuệ cảm xúc của bạn cũng có thể đề cập đến khả năng xác định cảm xúc của bạn ở người khác. Khi bạn giới thiệu một chủ đề mới hoặc trả lời một câu hỏi, hãy quan sát phản ứng của cử tọa để bạn biết họ cảm thấy thế nào về cách nói của bạn.
4. Cải thiện khả năng giao tiếp phi ngôn ngữ của bạn
Giao tiếp phi ngôn ngữ rất quan trọng để hiểu những gì bạn và những người khác có thể truyền đạt ngoài lời nói. Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể và nét mặt của ai đó và lắng nghe giọng điệu của họ. Những gì họ đang nói và những gì họ đang làm có thể truyền đạt những điều khác nhau.
Giao tiếp bằng mắt cũng là một phần quan trọng của giao tiếp phi ngôn ngữ. Làm điều gì đó đơn giản như giao tiếp bằng mắt trong khi nói và nghe có thể giúp duy trì sự tập trung của bạn vào cuộc trò chuyện.
5. Đặt câu hỏi và tóm tắt những điểm chính của người khác.
Một phần của việc trở thành người lắng nghe tích cực là đặt câu hỏi có liên quan và lặp lại các phần của cuộc trò chuyện để cho thấy rằng bạn hiểu một điểm. Lắng nghe làm cho giao tiếp trở thành một con đường hai chiều và đặt câu hỏi là một phần quan trọng trong đó.
6. Hãy sẵn sàng cho những câu trả lời khác nhau.
Lắng nghe mà không phán xét. Đó là mục tiêu của mọi cuộc trò chuyện, nhưng đặc biệt là nếu bạn nghe thấy những phản hồi không mong đợi hoặc khác với những gì bạn dự đoán. Hãy lắng nghe người đó một cách cởi mở, chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của bạn và đừng ngắt lời.
7. Ưu tiên phát triển kỹ năng mềm
Các kỹ năng mềm, chẳng hạn như sự đồng cảm và cởi mở, có thể cải thiện cách bạn giao tiếp. Với một tâm hồn cởi mở, bạn có thể cho bạn thấy những quan điểm đáng hoan nghênh khác với quan điểm của bạn và sẵn sàng học hỏi những điều mới từ đối tác trò chuyện của bạn.
Bạn cũng có thể đồng cảm với cảm xúc của đối tác để giảm bớt căng thẳng và cho thấy bạn quan tâm đến cảm giác của họ và những gì họ muốn. Một kỹ năng mềm khác cần xem xét là khả năng thích ứng. Thực hành thay đổi cuộc trò chuyện để duy trì sự tích cực và đạt được mục tiêu của bạn.
8. Tiếp thu phản hồi
Khi nói, hãy chú ý đến cả phản hồi bằng lời nói và phi ngôn ngữ. Nếu đồng nghiệp của bạn nói rằng họ không hiểu điều gì đó, hãy giải thích thêm để trả lời câu hỏi của họ và hướng dẫn họ về chủ đề này.
Nếu họ gật đầu, thì bạn có thể kết luận rằng họ đồng ý với đánh giá của bạn và tò mò muốn biết thêm điều gì bạn nói. Khả năng tiếp thu phản hồi của khán giả làm nổi bật kỹ năng thích ứng của bạn và bạn có thể đảm bảo rằng cuộc trò chuyện mà bạn đang dẫn dắt sẽ hiệu quả.
9. Giao tiếp rõ ràng và thường xuyên
Với cả giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản, hãy đảm bảo rằng bạn đang tập trung vào chủ đề và cung cấp cho khán giả tất cả thông tin liên quan mà họ cần hiểu. Hãy nghĩ về những cách bạn có thể đơn giản hóa các chủ đề phức tạp hoặc chuyển tiếp thông điệp của mình theo cách ngắn gọn giúp khán giả theo dõi cuộc thảo luận.
Bạn cũng có thể giao tiếp thường xuyên với đối tượng dự định của mình. Ví dụ: gửi email nhắc nhở đồng nghiệp về các cuộc họp sắp tới để đảm bảo họ biết thời điểm diễn ra và sắp xếp thời gian.
10. Nhận thức được cảm xúc của bạn.
Bạn đang cảm thấy thế nào có thể phát sinh không bằng lời nói. Trong một cuộc trò chuyện, cuộc họp hoặc thuyết trình, hãy luôn thể hiện cảm xúc của bạn và suy nghĩ xem liệu ngôn ngữ cơ thể của bạn—và thậm chí cả độ to của giọng nói—có đang truyền đạt những gì bạn muốn hay không.
11. Sử dụng sự đồng cảm.
Cân nhắc cảm xúc của người khác khi bạn giao tiếp với họ. Một phần của cuộc trò chuyện có ý nghĩa hoặc phát triển một bài thuyết trình có ý nghĩa là nhận thức được người khác—nói cách khác là đồng cảm. Nếu bạn thử đặt mình vào vị trí của họ, bạn có thể hiểu rõ hơn họ cần gì và giao tiếp hiệu quả hơn.
Các khía cạnh khác có thể ảnh hưởng đến giao tiếp
Có một số yếu tố và khía cạnh khác có thể ảnh hưởng đến cách một thông điệp được truyền và nhận. Chúng bao gồm việc sử dụng sự hài hước, cách bạn đối xử với mọi người nói chung hơn và thái độ của chính bạn—đối với cuộc sống nói chung cũng như với người khác và giao tiếp.
Sử dụng hài hước
- Cười giải phóng endorphin có thể giúp giảm căng thẳng và lo lắng. Hầu hết mọi người đều thích cười và sẽ cảm thấy bị thu hút bởi ai đó có thể khiến họ cười. Đừng ngại trở nên hài hước hoặc thông minh, nhưng hãy đảm bảo rằng sự hài hước của bạn phù hợp với tình huống.
- Sử dụng khiếu hài hước của bạn để phá vỡ lớp băng, hạ thấp rào cản và giành được tình cảm của người khác. Bằng cách sử dụng sự hài hước phù hợp, bạn sẽ được coi là lôi cuốn hơn.
Đối xử bình đẳng với mọi người
- Luôn đặt mục tiêu giao tiếp trên cơ sở bình đẳng và tránh bảo trợ mọi người. Đừng nói về người khác sau lưng họ và cố gắng không phát triển sự yêu thích: bằng cách đối xử với mọi người bình đẳng với bạn và cũng bình đẳng với nhau, bạn sẽ xây dựng được lòng tin và sự tôn trọng. Nếu tính bảo mật là một vấn đề, hãy đảm bảo ranh giới của nó được biết đến và đảm bảo duy trì nó.
Nỗ lực giải quyết xung đột
- Việc giải quyết các vấn đề và xung đột khi chúng phát sinh hầu như luôn luôn hữu ích thay vì để chúng trở nên trầm trọng. Những người giao tiếp hiệu quả nhất cũng là những người hòa giải và đàm phán giỏi . Họ không thiên vị hay phán xét mà thay vào đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết xung đột.
Duy trì thái độ tích cực và nụ cười
- Rất ít người muốn ở gần một người khốn khổ. Cố gắng hết sức để trở nên thân thiện, lạc quan và tích cực với người khác. Duy trì thái độ tích cực, vui vẻ với cuộc sống: khi mọi thứ không theo kế hoạch, hãy lạc quan và học hỏi từ những sai lầm của bạn. Nếu bạn cười thường xuyên và luôn vui vẻ, mọi người có nhiều khả năng sẽ phản hồi tích cực hơn với bạn.
- Tương tự, nếu điều gì đó khiến bạn tức giận hoặc khó chịu, hãy đợi vài giờ và bình tĩnh lại trước khi hành động. Nếu bạn phàn nàn, hãy bình tĩnh, cố gắng tìm ra một số khía cạnh tích cực của tình huống và tránh đưa ra những lời chỉ trích không cần thiết.
Giảm thiểu căng thẳng
Về bản chất, một số tình huống giao tiếp là căng thẳng. Tuy nhiên, căng thẳng có thể là một rào cản lớn đối với giao tiếp hiệu quả. Do đó, tất cả các bên nên cố gắng giữ bình tĩnh và tập trung.
Để biết các mẹo và lời khuyên về cách giảm và tránh căng thẳng, hãy xem các bài viết của chúng tôi Tránh Căng thẳng và Mẹo Giảm Căng thẳng. Học cách thư giãn cũng rất quan trọng, và chúng tôi có một loạt trang đề cập đến các Kỹ thuật Thư giãn.
Kết luận: Hành trình học tập suốt đời
Đối với hầu hết chúng ta, cải thiện kỹ năng giao tiếp là một quá trình liên tục. Sẽ không bao giờ có lúc bất kỳ ai trong chúng ta có thể thành thật nói rằng chúng ta không thể học thêm về giao tiếp: rằng giờ đây chúng ta đã là chuyên gia và không bao giờ hiểu sai.
Tuy nhiên, chỉ vì chúng ta sẽ không bao giờ là ‘chuyên gia’, không có nghĩa là chúng ta không nên bắt đầu quá trình cải tiến.
Cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn gần như chắc chắn sẽ làm dịu và cải thiện tất cả các mối quan hệ giữa các cá nhân của bạn, cả ở nhà và tại nơi làm việc. Đó là một sự đầu tư về thời gian chắc chắn sẽ được đền đáp.
Nguồn tham khảo:
- https://www.skillsyouneed.com/ips/improving-communication.html
- https://www.coursera.org/articles/communication-skills
- https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-improve-communication-skills
