Giao tiếp tốt là điều không tự nó xảy ra. Người giao tiếp phải có hiểu biết rõ ràng về quá trình giao tiếp và phải có những nỗ lực có ý thức để truyền đạt chính xác thông điệp dự định đến người nhận theo cách phù hợp.
Để xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp, tạo sự hiểu biết và tin tưởng với người khác. Trong số đó, nguyên tắc giao tiếp 7C là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất. Nó bao gồm tính đầy đủ, sự rõ ràng, lịch sự, chính xác, cân nhắc, cụ thể và sử dụng có ý thức ngôn ngữ cơ thể.
Hãy cùng tìm hiểu thêm về các nguyên tắc này và những lời khuyên để áp dụng trong cuộc sống hàng ngày.
Nguyên tắc giao tiếp 7C
Giao tiếp phải tuân theo một số yếu tố còn được gọi là 7C của giao tiếp hoặc Nguyên tắc giao tiếp để giao tiếp hiệu quả. 7C giao tiếp hoặc Nguyên tắc giao tiếp này là:
Tóm tắt Nguyên tắc Giao tiếp 7C
- Complete (Hoàn thành) – Thông điệp phải chứa tất cả các sự kiện cần thiết cho phản ứng mong muốn.
- Clarity (Rõ ràng) – Phải có sự rõ ràng về mặt tư tưởng và cách diễn đạt.
- Concise (Ngắn gọn) – Thông điệp phải đi thẳng vào vấn đề và phải loại bỏ tất cả những từ không cần thiết.
- Courteous (Lịch sự) – Người ta phải giao tiếp một cách thân thiện và lịch sự.
- Chính xác (Corectness) – Mọi dữ kiện, từ ngữ, ngôn ngữ, thông tin của thông điệp phải chính xác.
- Cụ thể (Concrete) – Thông điệp được truyền đạt phải cụ thể và không mơ hồ.
- Cân nhắc (Consideration) – Người ta phải hiểu cảm xúc và tình cảm của người nhận.
7C của giao tiếp ở trên còn được gọi là nguyên tắc giao tiếp. Người giao tiếp phải tập trung vào các nguyên tắc giao tiếp này để truyền đạt thông điệp đến người nhận một cách hiệu quả.
Những nguyên tắc giao tiếp này đã được giải thích dưới đây:
(1) Complete: Tính đầy đủ của thông tin
Người giao tiếp có trách nhiệm suy nghĩ từ đầu đến cuối trước khi truyền đạt thông tin đến đối tượng mục tiêu. Khi người truyền thông không lập kế hoạch từ đầu đến cuối, nó sẽ mở đường cho người nhận đoán hoặc tưởng tượng thông tin chưa được kể theo cách riêng của họ. Điều này dẫn đến những hiểu lầm và nhầm lẫn trong môi trường kinh doanh điển hình thúc đẩy Grapevines.
Ví dụ, khi phát đi thông điệp kêu gọi họp, người giao tiếp có trách nhiệm cung cấp thông tin về chương trình họp (tại sao), địa điểm họp (ở đâu), thành phần tham gia họp (ai). , thông tin được cung cấp bởi những người tham gia (cái gì) và ngày giờ của cuộc họp dự kiến (khi nào). Khi người giao tiếp không bao quát được tất cả những thông tin này trong cuộc giao tiếp của mình, điều đó dẫn đến việc mọi người hỏi từng câu hỏi một, gây tốn công sức và thời gian cho tất cả các bên liên quan.
(2) Clarity: Sự rõ ràng trong giao tiếp
Sự rõ ràng trong giao tiếp là khía cạnh quan trọng nhất vì thiếu sự rõ ràng sẽ đánh bại toàn bộ mục đích của giao tiếp. Người giao tiếp phải có đủ sự rõ ràng về những gì và người mà anh ta dự định giao tiếp. Anh ta phải cấu trúc thông điệp truyền thông để ghi nhớ mức độ hiểu của người nhận.
Thông tin liên lạc phải được dịch theo cách mà nó được cảm nhận theo cùng một cách mà người gửi dự định. Sử dụng những từ đơn giản mà mọi người đều có thể hiểu được, tránh những biệt ngữ và câu nói sáo rỗng mà không phải ai cũng hiểu sẽ giúp thông tin được truyền đạt trở nên rõ ràng hơn.
Tránh những từ truyền đạt hai nghĩa và những từ có thể tạo ra sự mơ hồ trong tâm trí người nhận sẽ giúp duy trì sự rõ ràng trong những gì được truyền đạt.
(3) Courteous: Ngắn gọn và nhạy bén trong giao tiếp
Thông tin liên lạc rõ ràng và chính xác mang lại kết quả mong muốn nhanh hơn so với những thông điệp dài mệt mỏi. Hãy nhớ rằng, sự ngắn gọn (cách sử dụng từ ngữ ngắn gọn và chính xác trong văn viết hoặc lời nói) mang lại giá trị to lớn cho giao tiếp.
Người giao tiếp phải đảm bảo rằng anh ta sử dụng số lượng từ tối thiểu để truyền đạt chính xác những gì anh ta định giao tiếp. Tin nhắn dài làm loãng nội dung tin nhắn khiến người đọc cảm thấy nhàm chán.
Người ta phải chuẩn bị thông điệp và sau đó lặp đi lặp lại như vậy cho đến khi nó ngắn gọn. Giao tiếp sắc nét truyền tải thông điệp chính xác cần được truyền đạt trong một khoảng thời gian ngắn.
(4) Courteous: Thực hành Giao tiếp lịch sự
Giao tiếp nhã nhặn và lịch sự sẽ tiếp cận được nhiều đối tượng mục tiêu hơn là giao tiếp có thẩm quyền. Đảm bảo các thuật ngữ chuyên môn được sử dụng trong giao tiếp. Làm cho người nhận cảm thấy được tôn trọng để nhận được phản hồi mong đợi.
Sử dụng những từ như Cảm ơn và Xin lỗi. Những điều này tạo ra những rung động tích cực trong con người, thúc đẩy các mối quan hệ tích cực về lâu dài. Tránh các cụm từ tiêu cực trong khi giao tiếp với người khác ngay cả khi họ thiếu sót.
(5) Correct: Tính chính xác của thông tin được truyền đạt
Người giao tiếp có trách nhiệm thu thập thông tin xác thực và chính xác trước khi truyền đạt thông tin đó cho người khác. Thông tin sai được gửi đến các nhà quản lý đang ở vị trí ra quyết định có thể dẫn đến việc ra quyết định sai. Điều này có thể gây tốn kém tiền bạc và danh tiếng cho tổ chức nếu thông tin liên lạc được gửi ra bên ngoài.
Khi thông tin sai lệch, không chính xác được truyền đạt trong nội bộ có thể gây ra những hoang mang không đáng có cho nhân viên dẫn đến giảm năng suất và mất niềm tin vào Ban lãnh đạo. Do đó, người ta chỉ phải giao tiếp sau khi xác định được tính xác thực và chính xác của thông tin.
Truyền đạt thông tin chính xác, xác thực vào đúng thời điểm theo cách thích hợp sẽ làm tăng uy tín của người truyền thông trong tổ chức cũng như trong mắt các cộng sự bên ngoài.
(6) Consideration: Cân nhắc là chìa khóa của Giao tiếp
Trước khi truyền đạt một thông điệp, người ta phải bước vào vị trí của người nhận. Người giao tiếp phải hiểu nền tảng, tâm lý và hành vi của người nhận và dịch thông điệp theo cách mà người nhận sẽ hiểu rõ và cảm nhận tích cực.
Thông điệp phải được cấu trúc lưu ý đến cảm xúc và tình cảm của người nhận. Khi người giao tiếp tập trung vào việc hiểu người nhận, nó sẽ tự động thúc đẩy những rung cảm tích cực ở người nhận để hiểu người giao tiếp.
(7) Concrete: Tính cụ thể và sử dụng có ý thức ngôn ngữ cơ thể
Người ta phải đảm bảo rằng thông điệp truyền thông gửi đi được đóng khung một cách khách quan chứ không phải chủ quan. Một cách tiếp cận chủ quan có thể dẫn đến phản hồi một phần từ người nhận.
Cách tiếp cận chủ quan trong giao tiếp có thể không nhận được phản hồi tích cực từ nhóm đối tượng. Do đó, thông điệp được truyền đạt phải cụ thể và không mơ hồ. Ngôn ngữ cơ thể cũng đóng một vai trò quan trọng trong giao tiếp kinh doanh.
Ngôn ngữ cơ thể phải phù hợp với giao tiếp bằng lời nói đang diễn ra. Mọi sự không phù hợp sẽ tạo ra sự hiềm khích và thiếu niềm tin giữa các bên liên quan. Người ta cũng phải chú ý đến phản hồi và trả lời một cách đồng cảm tùy theo phản hồi.
Các nguyên tắc giao tiếp khác
Nguyên tắc: Nghĩ trước khi nói
Nguyên tắc đầu tiên trong giao tiếp được dạy cho hầu hết các trẻ nhỏ là “uốn lưỡi bảy lần trước khi nói”. Lý do cho nguyên tắc này là để tránh nói lung tung, nhẹ nhàng hoặc khi nói những điều không hay có thể gây khó chịu và mất thể diện của người nghe hoặc của chính bản thân mình. Cách nói tùy tiện có thể gây hậu quả không lường trước được.
Sử dụng ánh mắt
Cách ứng xử thông minh trong giao tiếp không chỉ nằm ở từng lời nói mà còn thể hiện qua cử chỉ và ánh mắt của bạn. Nếu liên tục cúi đầu hoặc nhìn tránh mắt khi nói chuyện, đối tác sẽ có ấn tượng xấu về bạn.
Vì vậy, cần nhìn thẳng vào mắt người đối diện để tạo cảm giác tôn trọng và lắng nghe đối phương. Tuy nhiên, không nên nhìn chằm chằm mà thỉnh thoảng nên dừng lại và nhìn xung quanh để giảm bớt căng thẳng và tạo sự thoải mái cho cả hai.
Không tùy tiện ngắt lời
Khi người khác nói, bạn nên tôn trọng ý kiến của họ bằng cách nghe hết rồi mới phản bác hoặc có ý kiến phản hồi lại. Trong khi họ đang nói, tránh ngắt lời nếu như không thật sự cần thiết, thường xuyên ngắt lời người khác họ sẽ nghĩ bạn thích “nhảy vào họng” của họ và biểu hiện của bạn như thế là không tôn trọng người nói.
Nguyên tắc: Nói rõ ràng, mạch lạc
Một nguyên tắc quan trọng trong giao tiếp là rõ ràng và mạch lạc. Nói rõ ràng có nghĩa là truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu và chính xác, tránh gây nhầm lẫn hoặc hiểu nhầm. Để nói rõ ràng, bạn nên sử dụng từ ngữ dễ hiểu, câu văn đơn giản và đưa ra các ví dụ cụ thể. Nếu cần, hãy lặp lại lại thông tin để đảm bảo đối tác đã hiểu đúng ý bạn.
Mạch lạc có nghĩa là nối các ý tưởng lại với nhau một cách hợp lý và trôi chảy. Điều này giúp người nghe dễ dàng theo dõi và hiểu được ý bạn muốn truyền đạt. Để đảm bảo mạch lạc, bạn nên sắp xếp ý tưởng theo một thứ tự hợp lý, sử dụng các từ nối và kết thúc bằng một kết luận hoặc ý chính rõ ràng.
Thể hiện sự quan tâm
Trong giao tiếp, thể hiện sự quan tâm là một nguyên tắc quan trọng để tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp. Bạn có thể thể hiện sự quan tâm bằng cách lắng nghe và hỏi thăm về cuộc sống của người khác, chia sẻ cảm xúc và quan tâm đến những vấn đề quan trọng đối với họ. Sự quan tâm giúp người khác cảm thấy được yêu thương, sự chăm sóc và tôn trọng từ bạn, từ đó tạo ra mối quan hệ giao tiếp hiệu quả và bền vững.
Hạn chế khiển trách
Ai cũng muốn được khen, không ai thích bị chỉ trích. Nhưng chúng ta không ai là hoàn hảo, đôi khi hành động hay lời nói của người khác làm chúng ta không hài lòng hoặc khó chịu. Nếu muốn chỉ trích, hãy nói về hành động sai ngay tại thời điểm đó.
Không nên nói nhiều tật xấu của người khác cùng một lúc khi đang tức giận, điều này có thể gây ra tranh cãi và khiến họ cảm thấy tức giận.
Thể hiện sự tôn trọng
Trong giao tiếp, việc thể hiện sự tôn trọng đối với người khác là rất quan trọng. Điều này bao gồm việc lắng nghe đối tác một cách tôn trọng, đưa ra phản hồi thích hợp và không phân biệt đối xử dựa trên giới tính, tuổi tác hoặc văn hoá. Bạn cũng cần cẩn trọng khi sử dụng ngôn từ và biểu hiện của mình, tránh gây ra cảm giác khó chịu hoặc xúc phạm đối với người khác.
Lắng nghe và khuyến khích đối tác nói về họ
Lắng nghe là yếu tố quan trọng trong giao tiếp. Nếu thiếu sự lắng nghe và thấu hiểu, giao tiếp sẽ thiếu đi điểm nhấn. Hãy học cách lắng nghe và khuyến khích người khác chia sẻ nhiều hơn. Sự chia sẻ chân thật giữa hai người sẽ kết nối họ lại với nhau và tạo ra mối quan hệ hiệu quả.
Trong giao tiếp, cần cẩn trọng khi lắng nghe và không nên đào sâu quá sâu vào cuộc sống của người khác. Hãy lắng nghe và chọn lọc thông tin hữu ích, đừng cho rằng những gì người khác nói là đúng. Nhớ rằng “nói ít, nghe nhiều” và chắt lọc thông tin để có những kinh nghiệm giao tiếp bổ ích.
Luôn nở nụ cười trên môi
Câu ngạn ngữ Trung Quốc nói rằng: “Nếu bạn không biết cười, bạn sẽ không biết cách mở ra cánh cửa hạnh phúc”. Điều này cho thấy rằng nụ cười không chỉ là cách để thể hiện sự thiện cảm đối với người khác, mà còn là một “liều thuốc bổ” giúp tăng cường niềm hy vọng trong quá trình giao tiếp và hành động.
Hãy tưởng tượng, trong một cuộc đàm phán căng thẳng, nếu mọi người đều giữ vẻ mặt căng thẳng và không thoải mái, buổi đàm phán sẽ không hiệu quả và rất có thể sẽ không đạt được mục tiêu cuối cùng.
Vì vậy, thay vì giữ vẻ mặt buồn chán và căng thẳng, tại sao không nở một nụ cười thật tươi, một nụ cười có thể xuất hiện chỉ trong nháy mắt nhưng có thể để lại dấu ấn suốt đời. Bởi vậy, dù cuộc sống có thiếu thốn về vật chất nhưng không thể thiếu nụ cười. Bất kể bạn là ai, hãy cười mỗi ngày, cuộc đời sẽ trao cho bạn những niềm vui khác biệt.
Xây dựng niềm tin
Nguyên tắc này không chỉ giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và đối tác, mà còn cải thiện đáng kể mối quan hệ cá nhân của bạn. Đặc biệt, đối với những người quản lý, đây là yếu tố quyết định thành công hay thất bại của mọi tổ chức và cá nhân.
Nếu bạn thiếu niềm tin, sẽ rất khó để xác định hướng đi đúng đắn. Vì vậy, những người đứng đầu cần có niềm tin đúng hướng để dẫn dắt tập thể phát triển toàn diện.
Khen ngợi đúng cách, kịp thời
Các cá nhân thường mong muốn được tán dương về những phẩm chất tốt của mình hoặc công nhận những thành tích đạt được. Nhận được lời khen này giúp họ cảm thấy có giá trị và động lực hơn trong công việc.
Trong giao tiếp, nên tìm ra những điểm mạnh của người khác dù nhỏ nhất và khen ngợi chân thành và kịp thời. Ngoài ra, không nên tập trung quá nhiều vào điểm yếu của họ vì tất cả đều có những điểm mạnh và yếu, lời khen sẽ giúp họ phát triển bản thân hơn.
Kết luận
Những nguyên tắc giao tiếp cơ bản có thể giúp chúng ta xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với người khác và thành công trong sự nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể thực hiện đầy đủ và hoàn hảo các nguyên tắc này. Hãy tập luyện và cải thiện khả năng giao tiếp của mình mỗi ngày, bạn sẽ thấy sự khác biệt đáng kể trong cuộc sống và công việc của mình.
