Bạn đã bao giờ gặp phải một vấn đề và không biết bắt đầu từ đâu để giải quyết? Đó là tình huống mà chúng ta đều gặp phải trong cuộc sống và công việc hàng ngày. Nhưng đừng lo lắng, bởi giờ đây đã có một công cụ hữu ích giúp chúng ta giải quyết vấn đề một cách nhẹ nhàng hơn đó là Sơ đồ Xương cá.
Biểu đồ xương cá được sử dụng trong nhiều môi trường khác nhau, cả trong học thuật và chuyên nghiệp. Chúng đặc biệt phổ biến trong môi trường sản xuất, kinh doanh, chăm sóc sức khỏe, đặc biệt là điều dưỡng hoặc trong các buổi nghiên cứu động não nhóm.
Trong thế giới kinh doanh, chúng là một công cụ thường được sử dụng cho các chuyên gia nhân sự hoặc đảm bảo chất lượng.
Hãy cùng Chamdocsach tìm hiểu về Sơ đồ Xương cá và Top 10+ ví dụ sử dụng nó để giải quyết vấn đề trong bài viết dưới đây.
Ví dụ 1: Dự án chậm tiến độ, trong lĩnh vực sản xuất phần mềm
Đây là một ví dụ về cách sử dụng sơ đồ xương cá Ishikawa để giải quyết vấn đề dự án chậm tiến độ trong lĩnh vực sản xuất phần mềm:
Bước 1: Vẽ một hình cá và viết vấn đề chính lên đỉnh hình cá, ví dụ: “Dự án chậm tiến độ”.
Bước 2: Chia sơ đồ thành các nhánh chính, ví dụ: “Nhân lực”, “Quy trình”, “Công nghệ”, “Phần mềm thứ ba”, “Khách hàng”.
Bước 3: Phân tích các nguyên nhân trong từng nhánh bằng cách đặt các câu hỏi, ví dụ:
- Nhân lực: Tại sao dự án chậm tiến độ? Có phải do thiếu nhân lực kỹ thuật chuyên môn?
- Quy trình: Tại sao dự án chậm tiến độ? Có phải do quy trình phát triển phần mềm không hiệu quả?
- Công nghệ: Tại sao dự án chậm tiến độ? Có phải do công nghệ sử dụng không đáp ứng được yêu cầu của dự án?
- Phần mềm thứ ba: Tại sao dự án chậm tiến độ? Có phải do sử dụng phần mềm thứ ba không đáp ứng được yêu cầu của dự án?
- Khách hàng: Tại sao dự án chậm tiến độ? Có phải do khách hàng thay đổi yêu cầu quá nhiều lần?
Bước 4: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra giải pháp thích hợp để khắc phục.
Trong ví dụ này, sau khi sử dụng sơ đồ xương cá Ishikawa, bạn phát hiện ra rằng nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là do quy trình phát triển phần mềm không hiệu quả. Bạn có thể giải quyết vấn đề bằng cách:
- Đánh giá lại quy trình phát triển phần mềm và cải thiện quy trình.
- Tăng cường đào tạo cho nhân viên về quy trình phát triển phần mềm để đảm bảo sự đồng nhất trong công việc của họ.
- Sử dụng công nghệ mới và phần mềm thứ ba phù hợp để đáp ứng yêu cầu của dự án.
- Đảm bảo khách hàng không thay đổi yêu cầu quá nhiều lần, nếu có thay đổi thì phải thông báo kịp thời để đưa ra phương án phù hợp.
Ngoài ra, bạn cũng có thể áp dụng một số giải pháp khác như:
- Tăng cường giám sát và kiểm soát tiến độ dự án để phát hiện sớm các vấn đề và đưa ra giải pháp kịp thời.
- Tăng cường giao tiếp và tương tác với khách hàng để đảm bảo thông tin và yêu cầu của khách hàng được hiểu rõ và đáp ứng đúng cách.
- Tăng cường quản lý nhân lực để đảm bảo đủ số lượng nhân viên và kỹ năng chuyên môn để đáp ứng yêu cầu của dự án.
Như vậy, sơ đồ xương cá là một công cụ hữu ích để giải quyết vấn đề dự án chậm tiến độ trong lĩnh vực sản xuất phần mềm. Bằng cách sử dụng sơ đồ xương cá, bạn có thể phân tích các nguyên nhân gây ra vấn đề và đưa ra giải pháp thích hợp để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Ví dụ #2 về Biểu đồ xương cá: Các lỗi sản xuất tăng lên 20% so với qúi trước
Báo cáo vấn đề: Trong quý đầu tiên của năm 2023, các lỗi sản xuất được báo cáo đã tăng lên 20%.
Ví dụ về Sơ đồ xương cá
Sử dụng câu hỏi Tại sao cho từng nguyên nhân trong mỗi thành phần “Xương sườn”.
Nhân lực:
Ví dụ trong sườn Nhân lực: Đặt câu hỏi “Vì sao các lỗi lại tăng lên?”
Và nhóm tập trung vào tìm các nguyên nhân khiến lỗi tăng lên bằng cách trả lời câu hỏi, và sau khi có câu trả lời tiếp tục đào sâu với phương pháp 5 why tiếp tục hỏi cho câu trả lời vừa nhận được, một số nguyên nhân tiềm năng có thể như sau:
- Vì sao các lỗi lại tăng lên? Trả lời: sử dụng Lao động phổ thông
- Vì sao: Lao động phổ thông lại ít kinh nghiệm?, Trả lời : Do Thiếu đào tạo nhất quán
- Không làm theo hướng dẫn
- Công nhân mất tinh thần
Tương tự như vậy đặt câu hỏi cho các sườn tiếp theo.
Phương pháp (Method):
- Thủ tục không rõ ràng
- Thiếu chính sách kiểm soát chất lượng
Đo lường (Measurement):
- Lỗi trong tính toán
- Máy móc:
- Thiếu bảo trì thích hợp
- Máy được thiết lập để sản xuất thừa
Nguyên vật liệu (Material):
- Nhà cung cấp chất lượng thấp
- Không có kho phù hợp
Mẹ Thiên nhiên/Môi trường (Mother Nature):
- Thời tiết ẩm ướt
- Nhiệt độ tăng
Ví dụ #3: Xuất hiện hạt nhựa trong sản phẩm “thực phẩm”
Giả sử bạn là một quản lý sản xuất trong một công ty sản xuất thực phẩm. Gần đây, khách hàng đã phản ánh về sự xuất hiện các hạt nhựa trong sản phẩm của bạn.
Vấn đề này có thể gây ra rủi ro về sức khỏe cho người tiêu dùng và ảnh hưởng đến uy tín của công ty của bạn. Bạn cần phải tìm ra nguyên nhân gốc rễ và giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng.
Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng sơ đồ xương cá Ishikawa như sau:
Bước 1: Vẽ một hình cá (sơ đồ xương cá) và viết vấn đề chính lên phía đầu con cá, ví dụ: “Hạt nhựa xuất hiện trong sản phẩm”.
Bước 2: Chia sơ đồ thành các nhánh chính, ví dụ: “Nguyên liệu”, “Quy trình sản xuất”, “Nhân viên”, “Công cụ và thiết bị”, “Môi trường”.
Bước 3: Phân tích các nguyên nhân trong từng nhánh bằng cách hỏi các câu hỏi, ví dụ:
- Nguyên liệu: Tại sao hạt nhựa lại có trong nguyên liệu? Có phải do nhà cung cấp không đáp ứng được tiêu chuẩn?
- Quy trình sản xuất: Tại sao hạt nhựa lại xuất hiện trong sản phẩm? Có phải do quy trình sản xuất không đúng cách?
- Nhân viên: Tại sao hạt nhựa lại có trong sản phẩm? Có phải do nhân viên không thực hiện đúng quy trình kiểm tra chất lượng?
- Công cụ và thiết bị: Tại sao hạt nhựa lại có trong sản phẩm? Có phải do thiết bị không đáp ứng được yêu cầu về an toàn và vệ sinh?
- Môi trường: Tại sao hạt nhựa lại xuất hiện trong sản phẩm? Có phải do môi trường làm việc không đảm bảo sạch sẽ?
Bước 4: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra giải pháp thích hợp để khắc phục.
Trong ví dụ này, sau khi sử dụng sơ đồ xương cá, bạn phát hiện ra rằng nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là do nguyên liệu được cung cấp không đáp ứng được tiêu chuẩn, chứ không phải do các yếu tố khác như quy trình sản xuất, nhân viên, công cụ và thiết bị hay môi trường. Do đó, bạn có thể giải quyết vấn đề bằng cách:
- Liên lạc với nhà cung cấp để đảm bảo rằng nguyên liệu được cung cấp đáp ứng được tiêu chuẩn.
- Tăng cường quy trình kiểm tra và đánh giá chất lượng nguyên liệu trước khi đưa vào sản xuất.
- Tăng cường đào tạo cho nhân viên về quy trình sản xuất và kiểm tra chất lượng để đảm bảo sự đồng nhất trong công việc của họ.
Như vậy, sơ đồ Ishikawa giúp bạn phân tích các nguyên nhân gây ra vấn đề và tìm ra giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Ví dụ #4 về Biểu đồ xương cá: Café không ngon
Vấn đề: Thời gian gần đây chuỗi café nổi tiếng bị giảm doanh số 30%, và nhận được nhiều phản ánh từ Khách hàng là chất lượng café không ngon như trước.
Tập trung vào 4 nguyên nhân chính:
Nguyên vật liêu:
- Bột kêm không ngon
- Nắp không vừa cốc
- Đường chất lượng kém
Phương pháp:
- Cho quá nhiều nước
- Cho quá nhiều cafe
Con người:
- Làm không đúng theo quy trình
- Không được đào tạo tốt
Máy móc, thiết bị:
- Thời gian ủ quá lâu
- Café không đủ nóng
Ví dụ #5: Cơm không ngon
1 ví dụ đơn giản khi quán ăn nổi tiếng mọi thứ đều rất ổn nhưng có 1 vấn đề là Chất lượng cơm ngày càng tệ đi.
Nhờ phân tích nguyên nhân chi tiết với sơ đồ xương cá, quán ăn đã tìm ra nguyên nhân do chất lượng bếp nấu công nghiệp sau thời gian sử dụng đã không cho ra kết quả cơm ngon như thời gian đầu nữa.
Ví dụ #6: Kết quả hoạt động của DN giảm 50% so với kỳ trước
Doanh nghiệp quy mô lớn khá đau đầu trong việc xác định nguyên nhân dẫn tới việc giảm doanh thu, bằng cách xử dụng sơ đồ xương cá những nguyên nhân ẩn sâu hơn dần được hé lộ, khi kết hợp với phương pháp 5 Why để đào sâu cho từng nguyên nhân.
Ví dụ sơ đồ xương cá #7: Đảm bảo chất lượng website
Các chuyên gia QA cũng sử dụng biểu đồ xương cá để khắc phục các sự cố về khả năng sử dụng, chẳng hạn như: tại sao trang web ngừng hoạt động?
4 nguyên nhân chính cần đào sâu để tìm nguyên nhân gốc rễ:
- Lỗi do con người (Human)
- Do hacker tấn công
- Các nhân sự trẻ thiếu kinh nghiệm xử lý vấn đề
- Lỗi do Hệ thống (System)
- Vấn đề Plugin
- Lưu lượng traffic quá tải
- Lỗi do Tên miền (Domain)
- Domain quá hạn
- Dịch vụ hosting hết hạn
- Lỗi do Máy chủ (Server)
- DNS(dịch vụ tên miền) lỗi
- Server ngừng hoạt động
Ví dụ #8: Biến đổi khí hậu
Hãy bắt đầu với một ví dụ hàng ngày: nguyên nhân chính của biến đổi khí hậu là gì?
Ví dụ sơ đồ xương cá #9: Chăm sóc sức khỏe và điều dưỡng
Biểu đồ xương cá thường được sử dụng trong điều dưỡng và chăm sóc sức khỏe để chẩn đoán bệnh nhân có các triệu chứng không rõ ràng hoặc để hợp lý hóa các quy trình hoặc khắc phục các sự cố đang diễn ra.
Ví dụ: tại sao các cuộc khảo sát cho thấy mức độ hài lòng của bệnh nhân giảm?
Ví dụ sơ đồ xương cá #10: Nhân sự
Cuối cùng, một ví dụ về nhân sự: tại sao nhân viên rời công ty?
Vấn đề: TẠI SAO nhân viên rời bỏ công ty?
Lương thấp (Low wage)
- Phạm vi lương không minh bạch
- Không thưởng, tăng lương định kỳ
Giờ làm việc dài (Long work hours)
- PTO (Paid Time Off – Thời gian nghỉ có lương) thấp
- Làm thêm giờ dự kiến nhưng không được trả lương
Thiếu lợi ích (Lack benefits)
- Không có lợi ích phổ biến được cung cấp như phòng tập thể dục hoặc phương tiện đi lại
- PTO không chuyển sang năm mới
Thiếu hụt nhân viên (Staff Shortages)
- Các thành viên trong nhóm khởi hành không được thay thế
- Không tuyển dụng giờ cho nhân viên
Lời kết
Hy vọng qua Top 10+ ví dụ về Sơ đồ Xương cá, bạn đã có thêm kiến thức và kinh nghiệm trong việc giải quyết các vấn đề khác nhau. Hãy áp dụng công cụ này vào thực tế để tăng cường khả năng giải quyết vấn đề của bản thân và đưa công việc của mình đến một tầm cao mới.
Nếu bạn có thêm các ví dụ về Sơ đồ Xương cá và kinh nghiệm trong việc sử dụng công cụ này, hãy chia sẻ với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới. Chúc bạn thành công trong việc giải quyết các vấn đề của mình!
Tham khảo:
- https://slidemodel.com/fishbone-diagram-cause-and-effect-analysis/
- https://www.scribbr.com/research-process/fishbone-diagram/
