Phương pháp động não Brainwriting là một trong những công cụ động não hiệu quả, giúp tạo ra những ý tưởng mới và sáng tạo trong các cuộc họp, phiên làm việc nhóm hoặc các dự án thực hiện trong tổ chức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về phương pháp Brainwriting và các bước để áp dụng phương pháp này hiệu quả.
Phương pháp Brainwriting là gì?
Brainwriting là một phương pháp động não trong đó các thành viên trong một nhóm sẽ đưa ra các ý tưởng của mình bằng cách viết chúng lên giấy. Khác với các phương pháp động não truyền thống, Brainwriting cho phép mỗi người trong nhóm đưa ra ý tưởng của mình một cách độc lập không bị ảnh hưởng bởi người khác trong nhóm.
Các ý tưởng được viết lên giấy, rồi đưa cho các thành viên khác trong nhóm xem xét và bổ sung.
Phương pháp động não này giúp đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm đều có cơ hội để đóng góp ý tưởng và đưa ra giải pháp trong quá trình động não. Kết quả là, nó giúp tạo ra những ý tưởng mới và sáng tạo, cải thiện sự tập trung và khả năng đồng tình trong nhóm, đồng thời tăng tính khả thi và tính ứng dụng của các ý tưởng được đưa ra.
Các bước thực hiện động não Brainwriting
5 bước để tiến hành một buổi brainwriting là:
#1. Chọn người điều hành
Mỗi phiên động não nên có một người điều hành. Bước đầu tiên để tiến hành bước viết não là chọn ai sẽ là người điều hành, người giám sát toàn bộ phiên viết não.
#2. Lên kế hoạch cho các vòng
Dành một khung thời gian cho mỗi vòng viết não và quyết định cần bao nhiêu vòng để giải quyết vấn đề đã cho.
#3. Bắt đầu vòng đầu tiên
Người điều hành thông báo tóm tắt cho nhóm về vấn đề và bàn giao các mẫu viết não cho từng người tham gia. Người điều hành bắt đầu vòng một và yêu cầu mọi người viết ra ý tưởng của mình mà không thảo luận với người khác.
Người điều hành cũng theo dõi giới hạn thời gian và yêu cầu mọi người ngừng viết sau thời gian quy định. Sau đó, các bảng hoặc mẫu viết não được thu thập và phân phối lại cho vòng thứ hai.
#4. Lặp lại các vòng
Khi vòng tiếp theo bắt đầu, những người tham gia phải viết bộ ý tưởng thứ hai. Họ có thể đề xuất những ý tưởng mới hoặc xây dựng dựa trên những ý tưởng hiện có đã được viết bởi một thành viên khác trong vòng trước. Sau một khoảng thời gian nhất định, vòng này kết thúc và một vòng khác bắt đầu.
#5. Thảo luận về tất cả các ý tưởng
Khi kết thúc tất cả các vòng, như đã xác định ở bước hai, người điều hành phiên viết não phải thu thập tất cả các mẫu và chia sẻ tất cả các ý tưởng với nhóm để quyết định mẫu tốt nhất.
Ví dụ về phương pháp Brainwriting
Ví dụ 1: Brainwriting ý tưởng sản phẩm mới
Dưới đây là một ví dụ về cách áp dụng phương pháp Brainwriting trong việc lấy ý tưởng phát triển tính năng mới cho một sản phẩm phần mềm:
- Bước 1: Thành lập một nhóm gồm 3-6 thành viên.
- Bước 2: Chọn một chủ đề để đặt câu hỏi, ví dụ: “Có thể phát triển tính năng gì mới cho ứng dụng xem phim của chúng ta?”
- Bước 3: Có thể chia nhỏ chủ đề bằng cách đặt câu hỏi cụ thể hơn, ví dụ: “Tính năng nào giúp cho người dùng có thể xem phim mà không bị giật?”.
- Bước 4: Mỗi người sẽ viết 3 ý tưởng của mình lên giấy sau đó trao đổi với các thành viên khác để có thêm ý tưởng mới.
- Bước 5: Đưa tất cả các ý tưởng đã được sắp xếp và phát triển trong các bước trước đó lên một bảng và đánh giá để chọn ra những ý tưởng tiềm năng nhất.
Ví dụ 2: chiến dịch quảng cáo mới cho sản phẩm mới
Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Mỗi thành viên trong nhóm được cung cấp một tờ giấy trống và được yêu cầu viết ra 3 ý tưởng đầu tiên về chiến dịch quảng cáo của sản phẩm này.
- Bước 2: Sau khi đã viết xong, các thành viên trong nhóm sẽ đưa tờ giấy của mình cho các thành viên khác trong nhóm xem xét và bổ sung.
- Bước 3: Các thành viên khác trong nhóm sẽ đọc các ý tưởng và bổ sung thêm ý tưởng của mình lên tờ giấy của người khác.
- Bước 4: Tiếp tục quá trình trao đổi và bổ sung ý tưởng như trên cho đến khi mọi thành viên trong nhóm đều đã có đầy đủ các ý tưởng của mình và của những người khác trong nhóm.
- Bước 5: Cuối cùng, nhóm sẽ thu thập và đánh giá các ý tưởng được đưa ra, lựa chọn những ý tưởng phù hợp nhất để sử dụng trong chiến dịch quảng cáo của sản phẩm.
Brainwriting biến thể
Có nhiều hơn một cách để tiếp cận brainwriting. Các biến thể brainwriting phổ biến khác bao gồm:
- Brainwriting 6-3-5
- Brainwriting cộng tác
Phương pháp bạn chọn sẽ phụ thuộc vào nhóm của bạn và các mục tiêu cụ thể.
Brainwriting 6-3-5
Đây là một biến thể đơn giản của brainwriting cơ bản, trong đó bạn có một nhóm sáu người viết ra ba ý tưởng trong năm phút trên một bảng tính. Khi hết năm phút, mỗi người chuyển tờ giấy của mình cho người tiếp theo để thêm ba ý tưởng khác, v.v.
Quá trình này kéo dài trong sáu vòng (cho đến khi bảng tính được lấp đầy và mỗi người đều nhận được bản gốc của họ – chứa đầy ý tưởng). Khi kết thúc quá trình, bạn sẽ có 108 ý tưởng được viết ra và sẵn sàng để xem xét.
Phương pháp 6-3-5 là một lựa chọn tốt nếu bạn có một nhóm lớn những người mà bạn muốn lấy ý tưởng từ họ. Đơn giản chỉ cần chia nhóm thành các nhóm sáu người và bắt đầu. Nó làm cho quá trình tạo (và chia sẻ) ý tưởng trở nên đơn giản hơn nhiều giữa nhiều người.
Brainwriting cộng tác
Nếu bạn muốn tránh một cuộc họp chính thức, thì viết theo nhóm hợp tác là một lựa chọn tốt. Trong quá trình này, bạn chọn một không gian (ví dụ: tường hoặc bảng trắng) mà nhóm của bạn có thể dễ dàng truy cập và đăng lời nhắc.
Sau đó, trong suốt cả ngày hoặc tuần (bất kể khung thời gian nào bạn chọn), nhóm của bạn có thể thêm ý tưởng vào bảng dưới dạng nguồn cảm hứng hoặc sự thuận tiện.
Phương pháp brainwriting cộng tác linh hoạt và ít tốn kém hơn, có thể hoạt động tốt hơn đối với những người thích suy nghĩ thấu đáo các vấn đề trong thời gian của riêng họ mà không chịu áp lực của người khác hoặc thời gian.
Những lưu ý khi sử dụng Brainwriting
Dưới đây là một số lưu ý khi sử dụng Brainwriting :
- Thiết lập quy tắc rõ ràng: Trước khi bắt đầu, nhóm cần thiết lập quy tắc rõ ràng để đảm bảo mọi người đều hiểu và tuân thủ. Ví dụ: thời gian để đưa ra ý tưởng, số lượng ý tưởng tối thiểu hoặc tối đa, cách ghi chép ý tưởng, và cách bổ sung ý tưởng.
- Tạo không gian yên tĩnh: Môi trường yên tĩnh sẽ giúp tất cả thành viên trong nhóm tập trung đưa ra ý tưởng của mình một cách tốt nhất.
- Không cần phải đánh giá ý tưởng ngay lập tức: Mục đích của Brainwriting là thu thập nhiều ý tưởng mới và sáng tạo, vì vậy nhóm không cần phải đánh giá ý tưởng ngay lập tức. Thay vào đó, nhóm có thể thu thập tất cả các ý tưởng đó và sau đó đánh giá và lựa chọn ý tưởng phù hợp nhất.
- Không cần phải sửa đổi ý tưởng của người khác: Một trong những lợi ích của Brainwriting là mỗi người có thể đưa ra ý tưởng của mình một cách độc lập và không cần phải sửa đổi ý tưởng của người khác. Tuy nhiên, nếu muốn bổ sung thêm ý tưởng của người khác, hãy viết ý tưởng của mình lên giấy đó.
- Chọn người chủ trì cho Brainwriting: Chọn người chủ trì có kinh nghiệm và có thể giúp các thành viên trong nhóm đưa ra ý tưởng tốt hơn. Nếu nhóm chưa có ai có kinh nghiệm với phương pháp này, hãy cùng học cách thực hiện phương pháp này.
- Sử dụng các công cụ hỗ trợ: Các công cụ hỗ trợ như giấy, bút, bảng trắng hoặc phần mềm đồng bộ hóa đều có thể giúp tăng tính hiệu quả của Brainwriting .
Phần kết
Phương pháp Brainwriting là một công cụ động não hiệu quả giúp tạo ra những ý tưởng mới và sáng tạo trong các cuộc họp động não, phiên làm việc nhóm hoặc các dự án thực hiện trong tổ chức. Nhờ các bước thực hiện đơn giản và tính linh hoạt, phương pháp này đem lại sự hiệu quả và tính sáng tạo cao. Tuy nhiên, cần lưu ý những điểm quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả của cuộc họp động não.
