Phương pháp hay nhất để phân tích nguyên nhân gốc hiệu quả yêu cầu thực hiện các bước sau: xác định vấn đề, thu thập dữ liệu, xác định nguyên nhân bổ sung, xác định nguyên nhân hoặc nguyên nhân gốc, ưu tiên nguyên nhân và triển khai giải pháp.
6 bước phân tích nguyên nhân gốc rễ
1. Xác định vấn đề
Bước đầu tiên khi thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ là phân tích tình hình hiện tại. Đây là nơi nhóm xác định các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện có vấn đề. Kết quả của bước này là một tuyên bố bao gồm các vấn đề cụ thể.
Một nhóm nhỏ được giao nhiệm vụ xác định vấn đề. Đây có thể là nhân viên nghiên cứu đánh giá và phân tích tình hình. Câu hỏi cần được trả lời ở giai đoạn ban đầu này là:
- Vấn đề là gì?,
- Vấn đề ảnh hưởng đến nhu cầu của khách hàng như thế nào?
- vân vân.
2. Thu thập dữ liệu về vấn đề
Một bước quan trọng trong phân tích nguyên nhân gốc rễ là thu thập dữ liệu liên quan về một sự cố hoặc sự kiện có vấn đề.
Ghi lại tất cả các đặc điểm và thông số kỹ thuật của sự kiện sẽ giúp bạn trả lời các câu hỏi như
- Các yếu tố góp phần là gì?
- Vấn đề xảy ra khi nào?
- Nó có phải là một sự kiện lặp đi lặp lại?
- Tác động quan sát được là gì?
- vân vân.
3. Xác định các yếu tố nguyên nhân tiềm tàng
Việc tạo ra một chuỗi các sự kiện là rất quan trọng để xác định các yếu tố nguyên nhân có thể góp phần vào vấn đề hoặc sự kiện được quan sát.
Nhóm dự án được giao nhiệm vụ phân tích vấn đề nên thiết lập dòng thời gian của các sự kiện và động não càng nhiều yếu tố nguyên nhân tiềm ẩn càng tốt bằng cách đặt câu hỏi “Tại sao?” câu hỏi.
Ví dụ: sử dụng biểu đồ nhân quả giúp thể hiện trực quan mối liên hệ giữa các sự kiện và cho phép theo dõi nguyên nhân gốc rễ.
4. Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
Đây là lúc để xác định càng nhiều nguyên nhân càng tốt. Nhóm phân tích có thể sử dụng các kỹ thuật như 5 Whys, phân tích Xương cá hoặc biểu đồ Pareto để thu hẹp nguyên nhân hoặc nguyên nhân cơ bản tiềm ẩn của vấn đề và các yếu tố góp phần chính. Trong giai đoạn này, các bên liên quan và các nhóm liên quan khác nên tham gia.
5. Ưu tiên Nguyên nhân
Khi các nguyên nhân gốc rễ được thiết lập, chúng cần được ưu tiên và giải quyết tương ứng. Để xác định nguyên nhân hoặc thách thức nào cần giải quyết trước tiên, nhóm phân tích cần đánh giá tác động của nguyên nhân là gì – tác động càng cao thì mức độ ưu tiên của nó càng lớn.
Một điểm khác khi ưu tiên các nguyên nhân gốc rễ là số lượng các yếu tố nguyên nhân được kích hoạt bởi một thách thức cụ thể – số lượng các yếu tố nguyên nhân càng nhiều thì tác động của nguyên nhân gốc rễ càng lớn và mang lại giải pháp ngay lập tức.
6. Giải pháp, Khuyến nghị và Thực hiện
Bước tiếp theo khi xác định nguyên nhân gốc rễ và mức độ ưu tiên của chúng là tìm giải pháp cho vấn đề và việc thực hiện chúng. Động não là một cách tuyệt vời để thử và đưa ra nhiều tình huống giải pháp tiềm năng.
Một cách tiếp cận khác là phỏng vấn càng nhiều người càng tốt. Việc thu thập thông tin đầu vào cũng như việc triển khai giải pháp cần có sự tham gia của mọi người. Một mặt, mọi khuyến nghị đều có giá trị và mặt khác, việc triển khai thành công là điều phù hợp với tất cả những người bị ảnh hưởng.
Sử dụng Công cụ để thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ
Các công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ đại diện cho các phương pháp được thiết kế để giúp bạn tiến hành RCA (Root Cause Analysis)và xác định nguyên nhân cơ bản của một sự kiện hoặc vấn đề. Một số công cụ RCA được sử dụng rộng rãi nhất và việc sử dụng chúng được giải thích bên dưới.
Sơ đồ xương cá là một kỹ thuật giúp nhóm nhiều nguyên nhân thành nhiều loại khác nhau. Bằng cách xác định những điểm tương đồng như vậy giữa các nguyên nhân, bạn có thể dễ dàng vượt qua các thách thức, ưu tiên tác động của chúng và cuối cùng là xác định nguyên nhân cơ bản của vấn đề.
Để sử dụng sơ đồ xương cá, phần đầu của con cá cần đại diện cho vấn đề, trong khi các nhóm nguyên nhân chính được thể hiện dọc theo xương cá. Bạn cũng có thể vẽ thêm các yếu tố nguyên nhân phụ dọc theo từng nguyên nhân chính.
Cây Phân tích lỗi (FTA) là một công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ khác sử dụng logic boolean để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Thông qua trực quan hóa vấn đề ở đầu biểu đồ và ánh xạ tất cả các hệ thống con bị ảnh hưởng dưới dạng các nhánh, công cụ này thiết lập mối quan hệ giữa sự kiện có vấn đề và ảnh hưởng của nó đối với các phần khác của hệ thống. FTA sử dụng phương pháp khấu trừ để xác định nguyên nhân gốc rễ của các sự kiện và rất hữu ích để xác định rủi ro hệ thống.
Phân tích 5 Whys là một kỹ thuật từ bộ công cụ Lean giúp thu hẹp nguyên nhân cốt lõi của vấn đề bằng cách đặt câu hỏi tại sao. Để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của một sự kiện, bạn cần hỏi “Tại sao” nhiều lần nếu cần. Thông thường, không quá năm lần để xác định nguyên nhân gốc rễ. Phương pháp đánh giá rất hiệu quả để xác định các nguyên nhân gốc rễ khác nhau liên quan với nhau như thế nào và mang lại sự rõ ràng cho chuỗi sự kiện.
- Xem bài viết liên quan: 6 Công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ phổ biến
Sử dụng Mẫu để thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ
Các mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ có thể rất hữu ích để thiết lập nền tảng của quy trình và hợp lý hóa tiến trình của nó.
- Các mẫu báo cáo RCA bao gồm dữ liệu chính như mô tả về sự kiện có lỗi, lịch trình các sự kiện được thiết lập dẫn đến sự kiện có lỗi, nhóm được giao nhiệm vụ thực hiện quy trình phân tích cũng như phương pháp RCA sẽ được sử dụng để truy tìm gốc rễ gây ra. Thông tin có thể được trình bày dưới bất kỳ hình thức nào bạn muốn.
- Các mẫu công cụ RCA rất hữu ích để trực quan hóa toàn bộ quá trình phân tích. Có thể dễ dàng tạo các mẫu RCA chẳng hạn như 5 Whys hoặc mẫu biểu đồ Pareto bằng nhiều chương trình như Excel hoặc các giải pháp phần mềm thích hợp khác.
Các bước viết báo cáo phân tích nguyên nhân gốc rễ
Tất cả các bước trong phân tích nguyên nhân gốc rễ phải được ghi lại ngắn gọn và chính xác trong báo cáo RCA sau khi hoàn thành phân tích. Các thông tin cần được liệt kê trên báo cáo được liệt kê dưới đây:
- Giới thiệu. Phác thảo mục đích của báo cáo, xác định đối tượng dự định và phạm vi của tài liệu.
- Mô tả vấn đề. Cung cấp mô tả rõ ràng và chi tiết về sự kiện có vấn đề bao gồm ngày xảy ra, người hoặc nhóm liên quan đã phát hiện ra sự kiện, các bên bị ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng càng chi tiết càng tốt.
- Thiết lập dòng thời gian của các sự kiện. Nắm bắt và mô tả tất cả các sự kiện dẫn đến sự kiện có lỗi và những sự kiện xảy ra sau đó. Hãy đúng giờ về thời gian của từng sự kiện, các bên liên quan và các chi tiết phong phú khi mô tả các sự kiện.
- Phương pháp sử dụng. Cung cấp thông tin về các phương pháp phân tích được sử dụng để xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, những người liên quan ở mỗi bước của quy trình và vai trò cụ thể của họ.
- Kết quả Giải thích. Đảm bảo rằng tất cả các phát hiện được ghi lại và báo cáo, bất kể chúng có vẻ nhỏ và không đáng kể như thế nào. Những phát hiện nên giải thích rõ ràng nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
- Kiến nghị. Giải thích vấn đề một cách chi tiết cũng nên bao gồm tất cả các nguyên nhân bổ sung mà nhóm phân tích vấn đề đã tìm thấy. Phần này của báo cáo sẽ giúp điều tra sâu hơn về mối quan hệ nhân quả và nó sẽ ngăn chặn sự gia tăng của một vấn đề tiềm ẩn.
Nguồn tham khảo:
- https://kanbanize.com/lean-management/lean-manufacturing/root-cause-analysis/perform
